Odliczenie od dochodu zapłaconych w danym roku składek ZUS odbywa się albo za pośrednictwem płatnika, albo samodzielnie w deklaracji rocznej. W obu jednak przypadkach ostatecznie składki ZUS należy wykazać w druku PIT i na tej podstawie ustalić ostateczną wartość zobowiązania podatkowego.
UWAGA:Składki ZUS podlegają odliczeniu od dochodu. Składkami ZUS są składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe podatnika. U pracownika w PIT-11 wymienione są składki które pobrał za niego płatnik – pracodawca, a które uznawane są za finansowane z jego wynagrodzenia brutto (czyli które pomniejszają kwotę brutto powodując, że dostaje mniej wynagrodzenia do ręki). U przedsiębiorcy odliczenie dotyczy wszystkich opłacanych przez niego za siebie lub współpracujących z nim składek.
Źródło: shutterstock
Uwaga! Od 2022 roku nie dokonujemy już odliczenia składki zdrowotnej. Więcej na temat zmian w artykule ,,Polski Ład: Zmiana zasad naliczania składki zdrowotnej w 2022 roku".
| Rodzaj składki | Odliczenie od dochodu | Odliczenie od podatku |
| Zdrowotna | brak możliwości od 2022 roku | brak możliwości od 2022 roku |
| Emerytalna | tak | nie |
| Rentowa | tak | nie |
| Wypadkowa | tak | nie |
| Chorobowa | tak | nie |
Osoba zatrudniona a składki ZUS
Za osoby zatrudnione składki opłaca płatnik. Oznacza to, że miesięczne wynagrodzenie brutto zostanie przez niego obniżone o składki ZUS, koszty uzyskania przychodu. Powoduje to, że na koniec roku płatnik deklaruje (w PIT-11), ile składek z wynagrodzenia podatnika pobrał w tym roku podatkowym. Mimo to składki pracownika dzielą się na dwie grupy: składki płacone przez płatnika za zatrudnionego w jego imieniu oraz składki finansowane przez płatnika. Ta druga grupa składek obciąża bezpośrednio portfel przedsiębiorcy i nie wpływa na wartość uzgodnionego z zatrudnionym wynagrodzenia brutto (są one zaliczane do kosztów pracodawcy i nie podlegają odliczeniu w PIT pracownika). W praktyce w PIT-11 pracownik dostaje wyłącznie kwotę, którą musi wpisać do swojego PIT, a zatem tę kwotę finansowaną przez pracownika i opłacaną przez pracodawcę.
Podział składek przedstawia się następująco:
| Składka | Wysokość | Opłaca pracodawca za pracownika (finansuje pracownik) | Finansuje pracodawca |
| Zdrowotna | 9% | Całość 9% | 0% |
| Rentowa | 8% | 1,5% | 6,5% |
| Wypadkowa* | 1,93% | 0% | Całość 1,93% |
| Chorobowa | 2,45% | Całość 2,45% | 0% |
| Emerytalna | 19,52% | ½ z 19,52% | ½ z 19,52% |
*Składka wypadkowa uzależniona jest od stopnia ryzyka zawodowego i może być w danym przypadku wyższa. Standardowa wysokość stawki to 1,93%. Podstawę dla różnicowania stawki stanowi art.29 i nast. ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2002r., Nr 199, poz. 1673 z późn. zm.).
Najczęściej kwotę pobranych składek ZUS z PIT-11 przepisuje się do deklaracji rocznej i odlicza od wykazanego dochodu.
Odliczenie składek ZUS nie wymaga wypełniania załącznika PIT/O. Składki wpisuje się bezpośrednio do rocznej deklaracji podatkowej.
Zaokrąglanie składek ZUS
Zapłacone lub pobrane składki ZUS nie podlegają zaokrąglaniu do pełnych złotych. W deklaracji należy wpisywać składki w pobranej kwocie, do dwóch miejsc po przecinku. Odliczenie dotyczyć może tylko składek potrąconych w roku podatkowym przez płatnika ze środków podatnika. Odliczenie nie dotyczy składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Uwaga!
To podatnik odpowiada za to, żeby składki były wykazane w jego rocznej deklaracji we właściwej kwocie, a tym samym odpowiada za to, żeby nie zaniżyć dochodu oraz kwoty podatku. Powinien zatem samodzielnie sprawdzać, czy płatnik pobiera składki w odpowiedniej wysokości oraz czy wykazuje je w kwotach faktycznie pobranych na PIT-11.
W razie błędu (gdy faktycznie pobrana kwota składek ZUS nie odpowiada tej wykazanej na PIT-11) powinien wystąpić do płatnika (pracodawcy) o korektę PIT-11 oraz wykazać je w deklaracji rocznej w wartości prawidłowej.
PIT-11 nie koryguje się natomiast, jeżeli płatnik pobrał błędną kwotę składek ZUS (np. powinien pobrać 500 zł a pobrał 480 zł czy też pobrał 520 zł). PIT-11 jest informacją o tym, co miało miejsce w roku podatkowym.
Jeżeli natomiast inna kwota widnieje w PIT-11, a inna jest faktycznie pobrana, pracodawca powinien skorygować informację PIT-11. W razie nieprawidłowości w PIT-11 zatrudniony powinien przede wszystkim wystąpić do pracodawcy o sprostowanie, korektę informacji PIT-11. Roczna kwota składek powinna się zgadzać z miesięcznymi odcinkami informującymi o kwotach pobranych lub też z łączną wartością z dokumentu ZUS-RMUA wystawionego przez przedsiębiorcę.
Powoduje to, że na koniec roku płatnik deklaruje (w PIT-11), ile składek z wynagrodzenia podatnika pobrał w tym roku podatkowym. Tym samym pracownik odlicza wyłącznie składki zapłacone przez przedsiębiorcę w jego imieniu. Pracownik nie ma możliwości (a tym samym nie uzyska informacji o tym w PIT-11) odliczać tych kwot, które finansował pracodawca.
Odliczeniu podlegają wszystkie składki pobrane niezależnie od tego, czy płatnik faktycznie wpłacił je na konto ZUS. Obowiązek wpłaty pobranych składek obciąża płatnika, a składający PIT roczne nie musi się martwić tym, czy faktycznie składki trafiły do ZUS.
Składki z wielu tytułów
Składki ZUS ponosić można z wielu tytułów. Roczne rozliczenie podatkowe nie różnicuje w tym zakresie odliczenia. Gdyby zdarzyło się zatem uzyskiwać przychody z wielu tytułów, możliwe jest opłacanie składek z tytułu działalności gospodarczej, a odliczenie ich od dochodu z innych tytułów np. umowy o pracę – i odwrotnie. Nie ma też ograniczeń co do składek ZUS opłacanych od działalności rozliczanej ryczałtem lub liniowo – również w tym zakresie, jeżeli podatnik nie odliczy ich w ramach działalności – możliwe jest ich przeniesienie do deklaracji składanej na zasadach ogólnych. Warunek – składki nie mogą być rozliczane podwójnie – czyli wcześniej zaliczone do kosztów lub odliczane od ryczałtu, podatku liniowego lub tonażowego.
Zwrot nienależnie pobranych składek ZUS
Składki pobrane w kwocie zbyt wysokiej należy rozliczyć w PIT rocznym. Jeżeli ZUS stwierdzi nadpłatę składek, ich zwrot będzie w przyszłości stanowił kwotę, która będzie podlegała doliczeniu do rocznego zeznania podatnika jako dochód z tytułu umowy o pracę (zlecenia itp.).
W rozliczeniu rocznym ujmuje się składki pobrane z wynagrodzenia, nie ujmuje się natomiast składek jedynie naliczonych lecz nie pobranych - od wynagrodzenia, które faktycznie nie zostało jeszcze wypłacone, niezależnie od tego, czy było należne i nie zostało wypłacone (pracodawca zwleka z wypłatą), czy też po prostu termin zapłaty przypada na rok następny (np. od 10 lub 15 stycznia). Odpowiednio odliczeniu podlegają składki od wynagrodzenia pobrane w danym roku podatkowym mimo, że sama umowa dotyczyła roku poprzedniego (np. wynagrodzenie za grudzień roku poprzedniego wypłacone w styczniu roku, za który składa się zeznanie).
Odlicza się wyłącznie kwotę składek. Gdyby doszło do pobrania również odsetek za zwłokę, odsetki te nie podlegają odliczeniu.
Przy obliczaniu zaliczek na podatek od nadpłacanych składek należy uwzględnić pracownicze koszty uzyskania przychodów (por. interpretacja Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w piśmie z 27 kwietnia 2006 r., sygn. akt 1472/DPC/415-16/06/PK).
Uwaga!
Najczęściej kwotę pobranych składek ZUS przepisuje się do deklaracji rocznej i odlicza się ją od dochodu. Problem pojawia się w sytuacji, w której pracodawca bądź to pobierze kwoty składek w kwocie niewłaściwej, bądź też źle zsumuje pobrane składki ZUS i w błędnej kwocie wykaże je na PIT-11. Należy zatem pamiętać, że:
- PIT-11 stanowi tylko deklarację i zatrudniony powinien sprawdzić, czy kwota ta zgadza się z kwotą składek ZUS pobranych przez przedsiębiorcę,
- istotna jest kwota składek ZUS pobranych przez przedsiębiorcę, a nie składek wpłaconych przez niego do ZUS (na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek ich późniejszej wpłaty). Jeżeli składka ZUS została pobrana przez przedsiębiorcę, to podatnik ma prawo odliczyć ją od swojego rocznego dochodu,
- jeżeli pracodawca pobrał składki w zaniżonej wartości – odliczyć można wyłącznie kwotę pobraną, a nie należną do pobrania. W tym zakresie zastosować należy zasadę, że odliczeniu podlegają składki zapłacone (pobrane) w danym roku podatkowym – i nie więcej.
- jeżeli pracodawca pobrał składki w zawyżonej wartości – odlicza się całość kwoty pobranej, a nie tylko kwotę należną, którą należało pobrać.
- jeżeli pracodawca pobrał w danym roku składki należne za okres wcześniejszy – podlegają one odliczeniu w roku ich faktycznego pobrania, a nie w roku, za który są należne.
Odliczeniu nie podlegają:
- składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy oraz
- składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Np. do 30 lipca 2010 roku kwoty zwrotu kosztów delegacji zleceniobiorców podlegały zwolnieniu z podatku, lecz były podstawą składek ZUS i składek na ubezpieczenie zdrowotne. Składki od tych kwot nie mogły być odliczane od dochodu (podatku). Od 1 sierpnia 2010 roku kwoty zwrotu kosztów delegacji zleceniobiorców są zwolnione z ZUS, więc problem ten znika.
Przedsiębiorca a składki ZUS
Przedsiębiorca rozlicza nie tylko swoje składki ZUS. Zatrudniając pracowników płaci on bowiem kwotę składek ZUS również z tytułu zatrudnienia innych osób.
Tym samym oprócz składek ZUS, które pracodawca pobiera za pracownika (z jego wynagrodzenia brutto) część składek obciąża bezpośrednio pracodawcę i dla niego składki te będą stanowić koszty uzyskania przychodów. Składek pobranych za pracownika, lub składek opłacanych za pracownika, pracodawca nie może odliczać od dochodu. Odliczenie od dochodu dotyczy wyłącznie zapłaconych w roku podatkowym bezpośrednio na własne ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe podatnika oraz osób z nim współpracujących. Dodatkowo, nie można odliczyć składek, jeśli zostały wcześniej zaliczone do kosztów, odliczone od przychodu w podatku ryczałtowym lub tonażowym lub zostały już zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.
Uwaga !
Z odliczenia składek ZUS może skorzystać przedsiębiorca rozliczający się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym, tonażowym lub ryczałtowo - od przychodów ewidencjonowanych. Przedsiębiorca rozliczający się w formie karty podatkowej nie odliczy składek ZUS,
Składki, które przedsiębiorca płaci za siebie – pokrywa on w całości, a zatem może je w całości zaliczyć do kosztów uzyskania lub alternatywnie odliczyć od dochodu. W przypadku osoby współpracującej koszt składek ZUS ponosi wyłącznie pracodawca, prowadzący działalność gospodarczą. Cała wartość składek ZUS stanowić będzie dla przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodów, a współpracujący nie odliczy tych kwot w ramach własnej deklaracji PIT.
Przedsiębiorca ma prawo odliczyć w rocznym PIT również składki ZUS osoby współpracującej. Odmiennie niż w przypadku składek za pracownika (gdzie składki finansowane za pracownika i wynagrodzenie mu wypłacone łącznie ze składkami opłacanymi w imieniu pracownika rozlicza się w kosztach) może on wybrać albo odliczenie tych składek od dochodu, albo też zaliczenie ich do kosztów.
Składki ponoszone za pracownika (umowa o pracę) i osobę współpracującą przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
W przypadku składek z innej umowy niż stosunek służbowy, stosunek pracy, praca nakładcza oraz spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną – do składek w części finansowanej przez przedsiębiorcę stosuje się zasadę ogólną rozliczania kosztów uzyskania (w dacie ich poniesienia, a nie w miesiącu, za który należności są należne), z tym że kosztem mogą być dopiero składki zapłacone.
W przypadku własnych składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorca ma wybór:
- zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów na podanych powyżej zasadach, lub
- odliczyć je od dochodu w PIT rocznym.
Uwaga:
- przedsiębiorca nie wystawia sobie samemu PIT-11, zatem odliczenia składek dokonuje na podstawie dowodów ich poniesienia,
- istotna jest kwota składek ZUS zapłaconych przez niego do ZUS w danym roku podatkowym i termin płatności składki, a nie okres, za jaki daną składkę się opłaca. Zaległe składki będą odliczane w roku ich faktycznej zapłaty.
Jeżeli składki ubezpieczeniowe zostały przez przedsiębiorców odliczone od dochodu w zeznaniu rocznym, to ich zwrot powinien zostać potraktowany jako odrębne źródło przychodu podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym (a nie jako przychód z działalności gospodarczej). Oznacza to, iż otrzymany z ZUS zwrot składek na ubezpieczenia społeczne należy wykazać w rubryce inne źródła w zeznaniu podatkowym za rok, w którym otrzymano zwrot tychże składek. Jeżeli składki zostałyby natomiast zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów, to ich zwrot powinien stanowić dla przedsiębiorców przychód z działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca nie może podwójnie odliczać składek ZUS (np. w PIT-36 i PIT-28), czy też raz zaliczać ich do kosztów uzyskania przychodów, a potem ponownie odliczać ich od dochodu.
Osoba współpracująca a składki ZUS
Osoba współpracująca nie ponosi wydatków na składki ZUS. Jako zatrudniona nie może więc w rocznej deklaracji podatkowej kwoty składek odliczyć od dochodu. Składki za osobę współpracującą rozlicza przedsiębiorca.
Uwaga!
Przedsiębiorca ma prawo odliczyć w rocznym PIT również składki ZUS osoby współpracującej. Odmiennie niż w przypadku składek za pracownika (gdzie składki rozlicza się w kosztach) może on wybrać albo odliczenie tych składek od dochodu, albo też zaliczenie ich do kosztów.
Zwrot składek
Składki zwrócone stanowią przychód roku podatkowego, w którym je otrzymano. Nie należy dokonywać korekty zeznania za lata poprzednie, w szczególności nie należy z deklaracji z lat poprzednich usuwać dokonanego wcześniej odliczenia.
Uwaga! ZUS a KURS
Składki KRUS nie podlegają odliczeniu w rocznej deklaracji podatkowej