Koszty uzyskania przychodu

Przychód (wynagrodzenie brutto) przed odliczeniem ulg podatkowych, może zostać pomniejszony o koszty uzyskania przychodów. Koszty rozlicza się ryczałtem w przypadku umów: o pracę, pracę nakładczą, spółdzielczy stosunek pracy, stosunek służby, itp. Koszty ryczałtowe to takie, które można odliczać w określonej kwocie niezależnie od tego, czy były faktycznie poniesione, czy też nie.

Interpretacja ogólna w sprawie stosowania 50 proc. kosztów autorskich

Źródło: shutterstock

Koszty ryczałtowe można dodatkowo podwyższać w przypadku korzystania z praw autorskich i pokrewnych. Wyższe koszty uzyskania dotyczą również umów cywilnoprawnych i innych niż wskazane powyżej źródeł przychodów. Podatnik ma również prawo rozliczać koszty faktycznie poniesione, a nie jedynie przysługujące ryczałtowo.

Koszty uzyskania przychodów z praw autorskich i pokrewnych 2023 (przysługujace w zeznaniu składanym w 2024 r.)

W związku z przychodami autorów i twórców możliwe jest korzystanie z 50% stawki kosztów, które nie mogą jednak łącznie przekroczyć rocznie limitu 120 000 zł. W przypadku umów cywilnoprawnych nadwyżka nie może zostać rozliczona kosztami 20%. Jeżeli zatem autor uzyska wynagrodzenie i wykorzysta limit 50% kosztów, nadwyżka wynagrodzenia opodatkowana jest w całości, bez pomniejszania jej o jakiekolwiek koszty autorskie ustalane procentowo (50%, 20%).

Koszty 50% stosować można wyłącznie w stosunku do szeregu profesji. Pozostali podatnicy, nawet jeśli wykonują czynności autorskie i korzystają lub przenoszą prawa autorskie i pokrewne - zastosują wyłącznie koszty 20%. Do kosztów 50% uprawnieni w 2023 r. (zeznanie składane w 2024 r.) są osoby, które swoje przychody autorskie uzyskują z:

• działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;
• działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;
• produkcji audialnej i audiowizualnej;
• działalności publicystycznej;
• działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;
• działalności konserwatorskiej;
• prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1191 i 1293), do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;
• działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Zgodnie z Interpretacją indywidualną z 14 sierpnia 2013 r., sygn. akt IBPBII/1/415-548/13/MK, jeżeli przychód twórców i artystów wykonawców z tytułu korzystania i rozporządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi uzyskany w ramach zawartych umów cywilnoprawnych przekroczy w danym roku podatkowym kwotę 85 528 zł, płatnik winien odstąpić od potrącania 50% kosztów uzyskania przychodów, bez możliwości uwzględnienia 20% kosztów uzyskania przychodów.

Podatnik może udowodnić, że faktycznie koszty są wyższe i udokumentować kwoty, które faktycznie ponosi. Wówczas - zarówno przy kosztach do 85528 zł jak i powyżej tej wartości możliwe jest odliczanie kwot faktycznie ponoszonych, na które podatnik posiada dokumentację. Podatnik musi jednak dokonać wyboru – stosuje albo zasady rozliczania kosztów według stawki 50%, albo na podstawie przedstawionych dokumentów. Tych dwóch metod nie można ze sobą łączyć.

Koszty ryczałtowe

Koszty ryczałtowe przysługujące z tytułu umowy o pracę i wskazanych powyżej umów zależne są od tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, czy poza nią. Siedziba zakładu pracy będąca miejscem pracy powinna być wskazana w umowie o pracę. W przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego, liczy się miejsce faktycznie wykonywanej pracy (faktyczny zakład pracy), a nie miejsce położenia głównej siedziby firmy. Przebywanie cały miesiąc w delegacji nie zmienia wysokości kosztów ryczałtowych, tzn. nie podnosi ich. Z tytułu wyjazdów rozlicza się delegację, ale nie podwyższa dodatkowo kosztów podatkowych. Podniesie je natomiast oddelegowanie pracownika do wykonywania pracy w innym zakładzie pracy, w tym za granicą (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 8 grudnia 2009 r., sygn. akt IPPB4/415-610/09-2/SP), na czas przejściowy u innego pracodawcy lub w innym zakładzie pracy. W przypadku kierowców zatrudnionych na umowę o pracę miejscem pracy pozostaje siedziba pracodawcy. Jeśli miejscem tym będzie pewien obszar kraju lub trasa – koszty mogą być podwyższone.

Miejsce zamieszkania (stałe lub czasowe) nie musi być zgodne z miejscem zameldowania. Chodzi o miejsce, w którym podatnik chce stale przebywać. Tym niemniej podatnik zmieniający miejsce zamieszkania na inne powinien dopełnić formalności, aktualizując swoje dane ewidencyjne.

Pracownik miejscowy rozliczy 250 zł kosztów miesięcznie i nie więcej niż 3000 zł rocznie z jednej umowy. Z wielu umów wykonywanych w zakładach lub zakładzie, znajdujących się w miejscowości zamieszkania pracownika wartość maksymalna kosztów wzrasta do 4500 zł.

Koszty uzyskania przychodów przysługują w wartości miesięcznej i nie podlegają dzieleniu na poszczególne dni. Jeśli pracownik rozpoczął prace 15 dnia miesiąca – koszty miesięczne przysługują mu w całości. Co więcej, będą one naliczane od każdej zawartej w miesiącu umowy, jeśli jest ich więcej – w pełnej wysokości dla każdej z tych umów.

U pracownika dojeżdżającego wartość kosztów zależy od tego, czy otrzymuje on dodatek za rozłąkę czy też nie. W drugim przypadku ryczałtowe koszty uzyskania wzrastają do 300 zł miesięcznie i nie więcej niż 3600 zł rocznie (jedna umowa), a z wielu umów 5400 zł.

Pracownik powinien złożyć pracodawcy oświadczenie o miejscu zamieszkania lub w trakcie trwania stosunku pracy – o zmianie tego miejsca. Wówczas pracodawca pobierać będzie niższe zaliczki na podatek u tego pracownika. Brak oświadczenia nie oznacza, że pracownik nie może w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać kosztów w wartości prawidłowej. Wówczas sam określa wartość tych kosztów w kwocie innej niż widnieje w przesłanym mu od pracodawcy PIT-11.

Jeżeli pracownik wykonuje pracę w miejscowości oraz inną pracę poza miejscowością zamieszkania, to dla każdej umowy limit ten należy liczyć odrębnie.

Koszty uzyskania należą się za przepracowane miesiące, a nie za miesiące uzyskiwania wynagrodzenia. Płatnik odlicza koszty za miesiące wypłaty – korekty dokonuje pracownik za każdy miesiąc pracy. Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 29.01.2009 r. nr IPPB2/415-1533/08-2/MK: „Koszty uzyskania przychodów przysługują bowiem pracownikowi za 12 miesięcy, bez względu na regulamin wynagradzania w części dotyczącej systemu wypłaty wynagrodzeń, o ile tylko w tym okresie pracownik zgodnie z umową świadczył pracę na rzecz zakładu pracy”.

Limit ustala się za miesiące pracy, a nie za miesiące pozostawania w stosunku pracy. Jeżeli zdarzyło się, że pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym (pobierania zasiłku chorobowego), wychowawczym, macierzyńskim – i pobierania z tego tytułu zasiłku - koszty nie przysługują. W przypadku wynagrodzenia chorobowego, przysługującego za pierwsze dni choroby – koszty rozlicza się standardowo. Jeżeli pracownik w danym miesiącu w części pobierał zasiłek chorobowy, a w części wynagrodzenie chorobowe – koszty rozlicza się w pełnej wysokości.

Pracownicy mają możliwość rozliczać podwyższone koszty z tytułu udokumentowania wydatków na dojazd do zakładu pracy środkami komunikacji autobusowej, kolejowej, promowej lub miejskiej, na które posiadają dowód w postaci imiennych (imię, nazwisko) biletów okresowych (bilet jednorazowy nie stanowi takiego dokumentu).

Kwota wolna od podatkuRozliczenie roczne