Wydatki poniesione przez pracownika w 2023 roku na dojazdy do pracy mogą w określonych warunkach stanowić formę ulgi podatkowej. Podatnik może na podstawie posiadanych biletów imiennych rozliczać je w kosztach uzyskania przychodów.
Źródło: shutterstock
Pracownik dojeżdżający
| Jeden stosunek pracy | Wiele stosunków pracy | |
| miesięcznie | 139,06 zł | dla każdej umowy 139,06 zł |
| rocznie | 1.668,72 zł | 2.502,56 zł |
Jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów wskazane powyżej ryczałtowo, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.
Należy uważać, by poniesione wydatki były prawidłowo udokumentowane. W przeciwnym wypadku przysługują wyłącznie koszty standardowe (ryczałtowe z tabeli powyżej).
Bilety okresowe
Wydatki na dojazdy do pracy mogą w określonych warunkach stanowić formę ulgi podatkowej. Podatnik ma możliwość na podstawie posiadanych biletów imiennych rozliczać je w kosztach uzyskania przychodów.
Praca, stosunek służbowy, spółdzielczy stosunek pracy oraz praca nakładcza
W tych przypadkach ryczałtowe koszty standardowo określa się w wysokości:
Pracownik miejscowy
| Jeden stosunek pracy | Wiele stosunków pracy | |
| miesięcznie | 111,25 zł | dla każdej umowy 111,25 zł |
| rocznie | 1.335,00 zł | 2.002,05 zł |
Przykład:
Kowalski wydał w roku podatkowym 1.450 zł na dojazdy autobusem. Dokumentował je biletami zakupionymi u kierowcy.
Podatnik nie skorzysta z odliczenia. Musiałby posiadać bilety miesięczne wydawane na jego imię i nazwisko.
Obliczenia kosztów dokonuje się w rozliczeniu rocznym a nie miesięcznym. Oznacza to, że jeśli w danym miesiącu wydatki przekroczyły koszty ryczałtowe, to nie oznacza to jeszcze, że koszty będą w skali roku zwiększone (choć w praktyce mogą być).
Przykład:
Podatnik w styczniu poniósł prawidłowo dokumentowane wydatki na dojazd środkami komunikacji miejskiej w kwocie 200 zł. W danym miesiącu koszty ryczałtowe to 111,25 zł. W pozostałych miesiącach koszty nie były ponoszone. Limit roczny nie liczy się na zasadzie 200 + ryczałtowe koszty za pozostałe miesiące, lecz sumuje się limit roczny (1.335 zł) i porównuje z limitem kosztów poniesionych. Dopiero przekroczenie kwoty rocznego ryczałtu spowoduje rozliczanie kosztów faktycznie poniesionych.
Przykład
Podatnik pracował tylko jeden miesiąc w roku. Przysługują mu koszty za miesiąc – czyli 111,25 zł. Poniósł na bilety miesięczne MPK wydatki w kwocie 250 zł. Limit kosztów faktycznie zwiększył się z 111,25 zł do 250 zł.
Nie można rozliczać faktycznie poniesionych wydatków na dojazd samochodem podatnika.
Jeżeli koszty dojazdu opłaca pracodawca, wówczas pracownik rozlicza koszty ryczałtem, nie rozlicza kosztów faktycznie poniesionych udokumentowanych imiennymi biletami okresowymi. Na tej samej zasadzie pracownik nie może wówczas korzystać z podwyższonego ryczałtu z tytułu dojazdów do zakładu pracy znajdującego się poza miejscowością, w której zamieszkuje. W przypadku, gdy koszty dojazdu opłaca pracodawca, pracownik może korzystać wyłącznie z podstawowych ryczałtowych kosztów, a nie kosztów podwyższonych i nie może rozliczać imiennych biletów okresowych.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy koszty dojazdu do miejsca pracy są pokrywane przez pracodawcę, a dla pracownika stanowią przychód podatkowy (np. zakładowy system busów z biletami dla każdego z pracowników lub zwroty za bilety dojazdowe na podstawie przedstawionego dowodu poniesienia wydatku).
Rozliczanie kosztów procentowych
W niektórych źródłach przychodów koszty rozlicza się procentowo, licząc od uzyskanego przychodu (np. 20%, 50%). Jeżeli koszty faktycznie poniesione będą w takim przypadku wyższe niż limit procentowy, koszty wykazuje się w kwotach faktycznie poniesionych. Dotyczy to również przekroczenia limitu kosztów autorskich w rozliczeniu roku 2023 – czyli kwoty 85.528 zł. Choć po przekroczeniu tej wartości podatnik nie powinien wykazywać kosztów uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich (innych niż 50%), to przy posiadaniu dowodów poniesienia ich rocznie w wartości wyższej niż limit 85.528 zł, podatnik może wykazać kwoty faktycznie poniesione.
W przypadku kosztów procentowych nie ma obowiązku dokumentować wydatków imiennymi biletami okresowymi. Teoretycznie potwierdzeniem może być każdy dowód, który potwierdza poniesienie wydatku przez podatnika.