Najlepsze programy do faktur i księgowości dla jednoosobowej działalności - darmowe i proste rozwiązania

Wybór odpowiedniego programu księgowego jest kluczowy dla efektywnego zarządzania finansami w małej firmie. Poniżej przedstawiam aktualny ranking popularnych programów księgowych, uwzględniając ich kluczowe funkcje.

Na rynku jest dostępnych wiele programów do księgowości. W sytuacji kiedy przedsiębiorca ma nie wiele faktur, prowadzi działalność na mikroskale może sam prowadzić księgowość. Programy do księgowości pozwalają też na porządkowanie dokumentacji, kontrolę nad płatnościami oraz są zintegrowane z Krajowym Systemem e-faktur.

Darmowy program do faktur – czy to możliwe?

Tak, darmowy program do faktur jak najbardziej jest możliwy – i co ważne, takich rozwiązań jest na rynku całkiem sporo. Wiele z nich oferuje podstawową funkcjonalność bez opłat, a bardziej zaawansowane opcje dostępne są dopiero w wersjach płatnych. Dla małych firm, freelancerów czy osób prowadzących działalność nierejestrowaną, darmowy program często jest w pełni wystarczający. 

W 2025 roku można korzystać z takich darmowych programów jak:

1.mOrganizer Finansów (mBank)

• Darmowy program dostępny dla klientów mBanku prowadzących działalność gospodarczą.
• Pozwala wystawiać faktury, prowadzić prostą księgowość i ma opcję e-faktury KSeF.
• Wygodna integracja z kontem firmowym.

2.IFirma

W programie ifirma.pl rejestracja jest szybka i bezpłatna. Po założeniu konta wystarczy wprowadzić dane swojej firmy, a już po chwili możesz wystawić swoją pierwszą fakturę. System pozwala na tworzenie wszystkich rodzajów faktur – od zwykłych po zaliczkowe czy pro forma. Masz również dostęp do darmowego CRM, dzięki któremu łatwo zarządzasz bazą klientów, towarów i usług. Wszystkie dokumenty są bezpiecznie przechowywane w certyfikowanym e-archiwum. Oprogramowanie jest regularnie aktualizowane, co zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami i pełną ochronę danych.

3. Fakturownia.pl w wersji darmowej

• Wersja free: 3 faktury miesięcznie, idealna dla małych firm lub freelancerów.
• Bardzo intuicyjny interfejs, dostęp przez przeglądarkę.
• Możliwość eksportu danych do PDF, wysyłki faktury e-mailem

4. InFakt wersja darmowa w zakresie demo

• Darmowy plan pozwala na przetestowanie funkcji fakturowania.
• W wersji płatnej oferuje także księgowość, kontakt z księgowym, e-archiwum faktur.
• Wygodna aplikacja mobilna.

5. Melpe (darmowy plan)

• Program online, darmowy pakiet pozwala wystawić 10 dokumentów miesięcznie.
• Idealny dla początkujących przedsiębiorców.
• Obsługuje również wystawianie paragonów, faktur w językach obcych, integracje z KSeF

6. FakturaXL (plan free)

• Darmowa wersja dla nievatowców – do 10 faktur miesięcznie.
• Wersja płatna od 8,25 zł/mc (przy rocznej opłacie).
• Możliwość prowadzenia rejestru sprzedaży, ewidencji kosztów, prostego magazynu.

7. Ministerialny e-mikrofirma (KSeF)

• Rządowa, darmowa aplikacja przygotowana przez Ministerstwo Finansów.
• Obsługuje wystawianie faktur ustrukturyzowanych (do KSeF).
• Działa offline i online, nie wymaga konta bankowego ani integracji z księgowym.

Programy do wystawiania faktur – porównanie najpopularniejszych opcji

Programy do księgowości, z których mogą korzystać przedsiębiorcy różnią się od siebie. Wszystkie programy pozwalają na wystawienie faktur, niektóre są już zintegrowane z KSEF, zintegrowane z bankowością elektroniczną. W wielu programach przedsiębiorcy znajdą zakładki do zarządzania płatnościami czy generowania dodatkowych raportów i analiz. Poniżej przegląd programów do księgowości:

InFakt
InFakt to intuicyjny program księgowy, idealny dla małych firm. Umożliwia wystawianie faktur, zarządzanie płatnościami oraz integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Oferuje 30-dniowy darmowy okres testowy.

wFirma
wFirma jest polecana dla biur rachunkowych oraz przedsiębiorców poszukujących zaawansowanych funkcji automatyzacji. Program oferuje wysokie standardy bezpieczeństwa oraz intuicyjny panel użytkownika. ​

Faktura.pl
Faktura.pl to jedno z najstarszych narzędzi do fakturowania w Polsce. Umożliwia szybkie wystawianie faktur, integrację z bankowością oraz finansowanie faktur do kwoty 100 000 zł.

Fakturownia
Fakturownia to intuicyjne narzędzie do szybkiego tworzenia i wysyłania faktur. Oferuje integrację z bankiem, możliwość śledzenia płatności oraz generowania raportów sprzedaży i analiz finansowych.

Comarch ERP XT
Comarch ERP XT to zaawansowane oprogramowanie dla firm potrzebujących bardziej rozbudowanych funkcji. Umożliwia prowadzenie pełnej księgowości, zarządzanie magazynem oraz sprzedażą.

FakturaXL
FakturaXL to program do fakturowania, który oferuje obsługę KPiR oraz raportowanie podatków. Jest odpowiedni dla małych firm poszukujących prostego narzędzia do zarządzania finansami.

Firmao
Firmao to polskie oprogramowanie do fakturowania online, stworzone z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach. Umożliwia wygodne wystawianie faktur VAT oraz faktur bez VAT dla firm produkcyjnych, usługowych i handlowych. ​

Taxeon
Taxeon to nowoczesne narzędzie online, które automatyzuje większość procesów księgowych. Umożliwia szybkie wystawianie faktur, monitorowanie kosztów oraz przygotowywanie dokumentów do urzędów.

Szybkafaktura.pl

Szybkafaktura.pl to oprogramowanie skoncentrowane na szybkim wystawianiu faktur, nawet w 21 sekund. Oferuje moduły takie jak Magazyn, Kadry i Księgowość, usprawniając procesy biznesowe.

Xero

Xero to oprogramowanie księgowe dostosowane do potrzeb małych firm, znane z łatwości obsługi i wszechstronnych funkcji, takich jak fakturowanie, uzgadnianie rachunków bankowych oraz śledzenie projektów.

Źródło: Shutterstock

Program do wystawiania faktur – przegląd dostępnych narzędzi i ich koszt

Niektóre programy mają darmowe wersje próbne. Wiele programów pozwala na skanowanie faktur. Koszt miesięczny używania programu zależy od jego funkcji są programy bezpłatne i takie, za który należy ponieść koszt abonamentu czy opłatę miesięczną.

Program do księgowości dla jednoosobowej działalności – na co zwrócić uwagę?

Przedsiębiorca, wybierając program do księgowości powinien sprawdzić, czy program obejmuje rodzaj opodatkowania, i ma niezbędne narzędzia, warto sprawdzić, czy ma wszystkie potrzebne nam funkcje. W przypadku kiedy opłacamy podatek ryczałtowo nie potrzebujemy księgi przychodów i rozchodów. Opłacając podatek na zasadach ogólnych lub podatek liniowy potrzebujemy klasycznej Księgi Przychodów i Rozchodów. Czynni podatnicy VAT potrzebują też w programie narzędzi do rozliczenia VAT. Stąd kiedy rozliczasz się ryczałtem, nie potrzebujesz pełnej księgowości – wystarczy program, który prowadzi ewidencję przychodów i wystawia faktury.

W 2025 roku warto też zwrócić uwagę na integracja z KSeF i JPK.

Od 2026 roku ma zacząć obowiązywać KSEF, stąd warto sprawdzić, czy wybrany program księgowy jest z nim zintegrowany. Dobrze, jeśli obsługuje:

• JPK_VAT, JPK_FA, JPK_EWP,
• generowanie i wysyłkę pliku JPK do urzędu.

Przedsiębiorcy, którzy mają zagranicznych kontrahentów powinni zwrócić uwagę na możliwość wystawiania faktur również w języku obcym i z różnymi stawkami VAT.

Dobry program powinien umożliwiać:

• wystawianie faktur VAT, bez VAT, zaliczkowych, korygujących,
• fakturowanie w walutach obcych i po angielsku (jeśli masz kontrahentów zagranicznych),
• automatyczne generowanie numerów faktur.

Przydatny będzie też  moduł do rozliczeń ZUS i podatków

Dobrze, jeśli program:

• wylicza zaliczki na PIT i VAT,
• pozwala śledzić terminy płatności do ZUS i US,
• generuje gotowe deklaracje (PIT-36, PIT-36L, PIT-28, VAT-7).

Wybór odpowiedniego programu zależy od specyfiki działalności firmy oraz oczekiwań względem funkcjonalności i wsparcia technicznego. Warto skorzystać z oferowanych okresów próbnych, aby przetestować wybrane rozwiązanie przed podjęciem decyzji.

PrzedsiębiorcaFormy opodatkowaniaKsięgowośćKSeFFakturaHome 2