Wykazywanie przerw i wypłaconych świadczeń w drukach ZUS

W raportach ZUS płatnik składek informuje organ rentowy odpowiednio o należnych składkach na poszczególne ubezpieczenia oraz o świadczeniach wypłaconych ubezpieczonemu i przerwach w opłacaniu składek. Przy sporządzaniu raportów powinien pamiętać o tym, aby daną wypłatę bądź świadczenie lub nieobecność w pracy ubezpieczonego wykazać z właściwym kodem.

Przez 14 dni we wrześniu 2025 r. pracownik korzystał z urlopu ojcowskiego. Zasiłek macierzyński za okres tego urlopu wypłaci mu ZUS. W jaki sposób okres nieobecności pracownika z tego powodu należy wykazać w raporcie ZUS RSA?

Okres, w którym pracownik będzie przebywał na urlopie ojcowskim, pracodawca wykaże w raporcie ZUS RSA jako okres pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Urlop ojcowski przysługuje pracownikowi - ojcu dziecka w celu sprawowania opieki nad dzieckiem, w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia albo upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Ubezpieczonemu za okres urlopu ojcowskiego przysługuje zasiłek macierzyński. Osoba pobierająca takie świadczenie podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Składki na te ubezpieczenia nalicza podmiot, który wypłaca to świadczenie (w omawianym przypadku płatnikiem zasiłku będzie ZUS, więc składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe za okres urlopu ojcowskiego naliczy pracownikowi także organ rentowy).

Gdy zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego wypłaci pracownikowi ZUS, wtedy pracodawca (jako płatnik nieuprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych) powinien wykazać go w imiennym raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie ojcowskim, podając w nim:

• okres udzielonego mu w tym miesiącu urlopu ojcowskiego bez podawania kwoty świadczenia (pole 06. pozostawi puste lub wpisze wartość 0,00),
• pracowniczy kod tytułu ubezpieczenia - 01 10 X X,
• kod świadczenia/przerwy - 327 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego).

Za wrzesień br. pracodawca powinien też sporządzić za pracownika raport ZUS RCA. Rozliczy w nim składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od przychodu uzyskanego przez niego w tym miesiącu.

Pracownik miał zwolnienie lekarskie do 31 sierpnia 2025 r. Z dniem 14 sierpnia br. skończył mu się 182-dniowy okres zasiłkowy. Odpowiednio wcześniej wystąpił do ZUS z wnioskiem o świadczenie rehabilitacyjne. W okresie oczekiwania na nie był niezdolny do pracy. Jego nieobecność w okresie od 14 do 31 sierpnia 2025 r. uznaliśmy za usprawiedliwioną niepłatną. Wykazaliśmy go zatem w sierpniowym raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 151. Pod koniec września br. ZUS przyznał pracownikowi wspomniane świadczenie (na okres 6 miesięcy). Czy wymaga to od nas sporządzenia korekty raportu ZUS RSA za sierpień 2025 r.?

TAK. Okres, za który obecnie pracownikowi przysługuje prawo do świadczenia rehabilitacyjnego (tj. od 14 do 31 sierpnia br.), został wykazany w raporcie ZUS RSA sporządzonym za sierpień 2025 r. jako usprawiedliwiona nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia i zasiłku. Pracodawca powinien skorygować ten raport, wykazując w nim pracownika w bloku np. III.B. w polu:

• 01. z kodem tytułu ubezpieczenia - 01 10 X X,
• 02. z kodem przerwy - 151 oraz
• 03. okresem 14.08.2025-31.08.2025 i liczbą dni - 0.

Następnie raport ten należy dołączyć do korygującej deklaracji ZUS DRA obejmującej pełne rozliczenie składek i wypłaconych w sierpniu 2025 r. świadczeń.

Jeśli pracodawca jest uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych, kwotę wypłaconego świadczenia rehabilitacyjnego powinien wykazać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za pracownika i przekazanym do ZUS za miesiąc, w którym dokona pracownikowi wypłaty tego świadczenia. Jeśli wypłata ta nastąpi np. we wrześniu 2025 r., wtedy pracodawca rozliczy ją w raporcie ZUS RSA sporządzonym za pracownika za wrzesień 2025 r., z kodem świadczenia/przerwy:

• 321 (świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego) lub
• 322 (świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego).

W okresie od 1 do 30 września pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim. Za 10 dni września 2025 r. wypłacimy mu na koniec tego miesiąca wynagrodzenie chorobowe, a za pozostałe dni września otrzyma z ZUS zasiłek chorobowy (nie jesteśmy uprawnieni do wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych). Czy w raporcie ZUS RSA sporządzonym za wrzesień 2025 r. powinniśmy wykazać pracownika tylko z okresem choroby i otrzymanym wynagrodzeniem chorobowym?

NIE. W raporcie ZUS RSA sporządzonym za wrzesień br. należy wykazać zarówno okres przerwy, w sytuacji gdy zakład pracy wypłaca zasiłki, jak i okres przerwy - gdy zasiłki wypłaca organ rentowy. Jeżeli pracodawca nie jest uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłat tych dokonuje ZUS, wtedy okres, za który pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy, pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym przebywał on na zwolnieniu lekarskim z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą.

Druki ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS DRA dostępne w programie DRUKI Gofin w dziale Składki ZUS

Także wypłacone pracownikowi wynagrodzenie chorobowe oraz okres, za który świadczenie takie jest mu należne, wykazuje się w raporcie ZUS RSA. Od takiego świadczenia jest należna składka na ubezpieczenie zdrowotne. Jej rozliczenia dokonuje się w raporcie ZUS RCA. Zarówno raport ZUS RSA, jak i ZUS RCA należy sporządzić za miesiąc, w którym pracodawca wypłaci pracownikowi wynagrodzenie chorobowe.

autor: Aneta Dąbrowska
Gazeta Podatkowa nr 77 (2265) z dnia 2025-09-25

Komentarz do ustawy zasiłkowej - część I. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

ZUSFormy zatrudnieniaEmeryturyHome 5