Nie każdy zatrudniony pozostaje osobą obcą dla przedsiębiorcy. Częstą praktyką jest, że przy prowadzeniu firmy pomaga bliższa lub dalsza rodzina. W przypadku takich zatrudnionych należy szczególnie uważać zarówno przy redagowaniu umowy, jak i zatrudnianiu ich bez umowy, na zasadzie nieznacznej pomocy przy codziennych czynnościach (np. zastąpienie przedsiębiorcy za ladą sklepową czy wyjazd po produkty firmowe).

Ubezpieczenia w ZUS osoby współpracującej z przedsiębiorcą w 2023 r.

Zatrudnienie osoby współpracującej następuje nie tylko w przypadku zawarcia umowy pisemnej, ale również na podstawie samego przystąpienia takiej osoby do wykonywania określonych czynności, nawet nieodpłatnie. Cywilnoprawna umowa zlecenia nie wymaga odpłatności za wykonane prace, a mimo to niesie w przypadku współpracujących ściśle określone skutki w ZUS. W przypadku małżonka, który bezumownie świadczy czynności przy działalności, może się zdarzyć, że będzie on też uznany za przedsiębiorcę, który wykorzystuje własny majątek (majątek wspólny małżonków) do uzyskiwania w sposób ciągły przychodów.

» 2021: Przesłanki uznania zatrudnionych w firmie krewnych za współpracowników

Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność uważa się:

• małżonka,
• dzieci własne,
• dzieci drugiego małżonka,
• dzieci przysposobione, rodziców,
• macochę
• ojczyma
• osoby przysposabiające,

- jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności; nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Głównym ryzykiem, jakie wiąże się z uznaniem osoby za współpracującego pozostaje naliczenie takiej osobie składek ZUS od podstawy ustalenia takiej, jaką posiadają również przedsiębiorcy, czyli zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60 % prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Powyższe oznacza, że za współpracującego nie uznaje się osoby, która pomagając bezumownie:

• nie pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym (gospodarstwo domowe należy traktować szeroko nie tylko jako zamieszkiwanie ale również jako samodzielne utrzymywanie się, niezależnie od osoby przedsiębiorcy),
• pozostając w tym gospodarstwie, nie współpracuje przy prowadzeniu działalności (np. przebywa w siedzibie firmy jedynie w celach prywatnych).

W przypadku, gdy osoba spełniająca warunki osoby współpracującej zostanie zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej (dzieło, zlecenie) lub na podstawie umowy o pracę, pracę nakładczą itp., składki ZUS takiej osoby opłaca się na takich zasadach, jakby osoba ta pozostawała współpracującym.

Definicja osoby współpracującej jest zawarta w art.8 ust.11 ustawy. Zgodnie z tym przepisem za osobę współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się małżonka, dzieci drugiego małżonka dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności. O statusie osoby współpracującej, w zakresie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, decyduje współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej, ścisła więź rodzinna z osobą prowadzącą tę działalność oraz prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego.

O czym mogłoby świadczyć przykładowo wspólne zamieszkiwanie i wspólne zaspokajanie potrzeb ze środków będących w dyspozycji wspólnoty(rodziny), np. wtedy, gdy ponoszone wydatki, np. czynsz, energia, zakup artykułów spożywczych itd., nie są rozliczane na poszczególnych członków gospodarstwa, tylko są ponoszone przez “rodzinę”. Natomiast bez znaczenia dla ustalenia obowiązku ubezpieczeń osoby współpracującej ma adres zameldowania. Jednocześnie na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy jeżeli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca. W konsekwencji, gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą zatrudni na podstawie umowy o pracę swojego współmałżonka, z którym pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym to dla celów ubezpieczeń społecznych osoba ta jest traktowana jako osoba współpracująca.

Zasada ta nie obowiązuje natomiast, gdy osoba prowadząca działalność zawiera z własnym współmałżonkiem umowę zlecenie. Warunkiem jest jednak, aby treść zawartej umowy i okoliczności jej wykonywania, odpowiadały warunkom określonym przepisami kodeksu cywilnego. W konsekwencji, jeżeli współmałżonek będzie wykonywał faktycznie umowę zlecenie, to będzie podlegać ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu jako zleceniobiorca.

W wątpliwych przypadkach właściwa jednostka terenowa Zakładu może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające celem ustalenia czy dana osoba została prawidłowo zgłoszona do ubezpieczeń.”

Departament Ubezpieczeń i Składek Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, interpretacja z dnia 2013.05.11

Za osobę współpracującą składki opłaca i finansuje płatnik, czyli przedsiębiorca. Deklarację zgłoszeniową do ZUS oraz deklaracje rozliczeniowe i raporty składa za współpracującego - płatnik.

Deklaracja podatkowa współpracującego

Współpracujący płaci podatki z tytułu uzyskiwanych przychodów. To, jaki jest tytuł, z którego powinien się rozliczyć, zależy w znacznej mierze od formy zatrudnienia. Zdecydowanie najczęściej będzie to zlecenie (działalność wykonywana osobiście) lub umowa o pracę. W zależności od rodzaju faktycznie podejmowanych czynności należy ustalić przysługujące koszty uzyskania przychodów oraz kwotę uzyskanego dochodu.

Jeżeli współpracujący czynności prowadził za darmo, to mimo, że należy go ubezpieczyć i odprowadzać składki ZUS, nie ma obowiązku składać deklaracji podatkowej oraz wysyłać informacji o wielkości uzyskanego przychodu.

Koszty zatrudnienia osoby współpracującej

Do kosztów prowadzenia działalności nie zalicza się wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - także małżonków i małoletnich dzieci wspólników.

Powyższe oznacza, że koszt uzyskania przychodów stanowi wynagrodzenie:

• zatrudnionego pełnoletniego dziecka pozostającego na utrzymaniu lub nie pozostającego na utrzymaniu przedsiębiorcy (pozostającego lub nie we wspólnym gospodarstwie domowym), zatrudnionego rozwiedzionego małżonka, natomiast separacja prawna lub faktyczna nie pozwala uznać za koszt - wynagrodzenia tego małżonka,
• zatrudnienie innego członka rodziny - nawet jeżeli pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym.

Koszt pracy, który nie może być rozliczony podatkowo, to wydatek z tytułu wynagrodzenia takiej osoby. Rozliczyć podatkowo można natomiast finansowane przez przedsiębiorcę składki społeczne współpracującego. Kosztem będą również wydatki z tytułu zapłaty za przeniesienie praw autorskich, opłacenie delegacji czy pośrednich kosztów związanych z wykonywanymi czynnościami (np. zakup laptopa dla współpracującego).

Odliczenie roczne PIT za współpracującego

Odliczenia zapłaconych składek ZUS dokonuje przedsiębiorca, a nie współpracujący. Dla celów ustalenia prawa odliczenia należy przyjąć definicje osoby współpracującej taką, jak w zakresie obowiązków ZUS (czyli rozumieć go szeroko, jak wskazano powyżej w części ZUS współpracującego). Istnieje możliwość, by składki wcześniej uznać za koszt uzyskania przychodów. W takim przypadku odliczenia przedsiębiorca nie dokonuje, gdyż wcześniej zapłacone składki stały się dla niego kosztem podatkowym.

ZUS