Darmowy program do rozliczania PIT

wersja na Windows

Przycisk pobierania programu e-pity

lub uruchom online

Darmowy program do rozliczania PIT
Pobierz e-pity 2021
Darmowy program do rozliczania PIT
Przycisk pobierania programu e-pity
Pobierz e-pity 2021

Rozliczanie pracowniczych przejazdów służbowych

Gazeta Podatkowa

Wykonywanie obowiązków zawodowych przez pracownika często powiązane jest z odbywaniem przejazdów służbowych. Są one realizowane w ramach podróży służbowych lub jazd lokalnych, podlegających rozliczeniu w zakresie czasu pracy i poniesionych przez pracownika wydatków. W zależności od sytuacji, przejazdy w celach służbowych mogą w całości lub w części zaliczać się do czasu pracy.

Przejazdy w ramach podróży służbowej

Podróż służbowa generalnie nie jest zaliczana do czasu pracy. W związku z tym również czas podróżowania (przemieszczania się) do miejsca delegowania i z powrotem nie jest czasem pracy, chyba że przypada na godziny rozkładowe pracownika lub w tym czasie pracownik wykonuje czynności służbowe. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04, stwierdzając m.in., że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej nie jest pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy, a jedynie - w zakresie przypadającym na normalne godziny pracy wynikające z obowiązującego pracownika rozkładu - podlega wliczeniu do czasu pracy.

Za czas podróży służbowej przypadającej poza godzinami pracy pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie ani czas wolny od pracy, chyba że w tym czasie faktycznie wykonywał pracę (np. w czasie dojazdu do miejsca delegowania odbywanego pociągiem, przesyłał drogą elektroniczną sprawozdania służbowe). W takim przypadku pracownikowi, w zależności od sytuacji, może przysługiwać również rekompensata za pracę nadliczbową (przykład 1). W nieco innej sytuacji - w kontekście zaliczania czasu przejazdu do czasu pracy - jest pracownik, który nie jest zatrudniony na stanowisku kierowcy, ale kieruje pojazdem, którym on i inni pracownicy (pasażerowie) udają się w podróż służbową. W takim przypadku, na zasadzie wyjątku od ogólnej reguły, czas prowadzenia pojazdu przez kierującego pracownika jest jego czasem pracy (przykład 2). Warunkiem jest jednak, aby pracodawca wydał mu polecenie dowiezienia i odwiezienia innych pracowników (i siebie) do miejsca delegowania i z powrotem.

Przykład 1

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy świadczy pracę od poniedziałku do piątku, w godzinach od 800 do 1600. W dniu 14 lutego 2022 r. został wysłany w podróż służbową, która rozpoczęła się wyjazdem o godz. 700 prywatnym samochodem (pracownik był pasażerem) i zakończyła tego samego dnia o godz. 1800. Podróż służbowa pracownika trwała 11 godzin. Przy czym pracownik wykonywał zadanie służbowe (udział w szkoleniu) w godzinach od 1000 do 1600.

Do czasu pracy pracownika należało zaliczyć 8 godzin przypadających na godziny zgodne z rozkładem czasu pracy. Czas dojazdu do miejsca delegowania i powrotu przypadający poza godzinami wynikającymi z rozkładu nie jest zaliczany do czasu pracy pracownika.


Przykład 2

Pracownicy zatrudnieni w podstawowych normach czasu pracy, od godz. 700 do 1500, zostali wysłani w dwudniową krajową podróż służbową w celu uczestnictwa w targach. Podróż odbywała się służbowym samochodem pracownika, który dowiózł innych pracowników na miejsce delegowania i przywiózł ich z powrotem. Sam również odbywał tę podróż służbową.

Do czasu pracy delegowanych pracowników należy zaliczyć godziny podróży przypadające między 700 a 1500 i czas pracy świadczonej w trakcie podróży, o ile taka wystąpiła. Ponadto do czasu pracy pracownika kierującego samochodem należy zaliczyć czas dojazdu i powrotu z podróży służbowej, gdyż w tym czasie świadczył on pracę, wioząc innych pracowników i siebie do miejsca delegowania i z powrotem.

Miejscowe przejazdy w delegacji

Pracownik odbywający podróż służbową ma prawo do zwrotu m.in. kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej i dojazdów z i do lotniska/portu morskiego/dworca kolejowego czy autobusowego. Z tego tytułu przysługują mu określone świadczenia (patrz tabela). W razie odbywania podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym (motocyklem, motorowerem) niebędącym własnością pracodawcy, zwrot kosztów przejazdu następuje w postaci tzw. kilometrówki, tj. iloczynu liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę (§ 3 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej). Stawka ta nie może być wyższa od określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).


Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej (w tym przejazdów) w ciągu 14 dni od jej zakończenia, dołączając dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.


Do rozliczenia podróży pracownik dołącza w szczególności rachunki, faktury lub bilety. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, a ponadto w uzasadnionych przypadkach oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrotu innych kosztów podróży lub ich wysokości.

Należności z tytułu przejazdów w czasie krajowej podróży służbowej
Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej albo ryczałt za przejazdy lokalne (§ 9 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej)Pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (6 zł). Pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej według przedłożonych przez pracownika dokumentów. Wspomniany ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
Zwrot kosztów przejazdów do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i powrotu do miejsca delegowania (§ 10 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej)Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej przez co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Należności z tytułu przejazdów w czasie zagranicznej podróży służbowej
(z wyłączeniem kierowców)
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego (§ 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej)Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (§ 17 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej)Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Ryczałty, o których mowa w § 17 ust. 1-3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, nie przysługują, jeżeli pracownik:
-odbywa podróż samochodem, motocyklem lub motorowerem (prywatnym lub służbowym),
-ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
-nie ponosi kosztów dojazdów.

Pracownicy mobilni inaczej

Pracownicy, którzy swoje normalne obowiązki służbowe wykonują w większości poza siedzibą pracodawcy, zaliczani są do kategorii tzw. pracowników mobilnych. Typowym przykładem pracownika mobilnego jest przedstawiciel handlowy, który na ogół przemieszcza się po określonym w umowie o pracę terenie. Taką specyfikę pracy może przejawiać również zatrudnienie serwisanta, wykonującego naprawy lub przeglądy gwarancyjne poza firmą, czy pracownika budowlanego (choć w branży budowlanej mobilność pracowników ma nieco inny charakter niż w przypadku serwisantów czy przedstawicieli handlowych).

Zgodnie z dominującym dziś w orzecznictwie sądowym poglądem, pracownicy mobilni w trakcie wykonywania swoich zwykłych obowiązków nie są w podróży służbowej - co powoduje konieczność zaliczenia ich przejazdów służbowych do czasu pracy. Generalnie czas dojazdu do pracy i powrotu z pracy do miejsca zamieszkania pracownika nie podlega zaliczeniu do czasu pracy. Stosowanie tej zasady jest jednak uzasadnione jedynie w przypadku pracowników, którzy są zobowiązani stawiać się do pracy w konkretnym miejscu (najczęściej w siedzibie firmy lub jej oddziale zamiejscowym). Tacy pracownicy pozostają w dyspozycji pracodawcy dopiero od momentu pojawienia się w wyznaczonym miejscu wykonywania pracy. Czas dojazdu do niej oraz powrotu do domu nie jest wówczas traktowany jako czas pracy.

Inaczej przedstawia się sytuacja pracownika mobilnego, którego stałe miejsce pracy jest określone poprzez wskazanie pewnego obszaru. Jeżeli w jego granicach nie ma zlokalizowanej filii/oddziału pracodawcy, w której pracownik miałby się stawiać, a dojeżdża on do miejsca wykonania pracy wprost z domu i po skończonej pracy do niego wraca, to przejazdy te powinny być zaliczone do czasu pracy (patrz w ramka).

Służbowe jazdy lokalne

Pracownik oprócz przejazdów w ramach podróży służbowej może też odbywać jazdy lokalne w celach służbowych, tj. przejazdy służbowe wykonywane w obrębie miejscowości siedziby pracodawcy lub na obszarze stałego miejsca wykonywania pracy. Jeżeli odbywane są samochodem niebędącym własnością pracodawcy, do rozliczania takich przejazdów zastosowanie znajduje rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych (...). Koszty takich przejazdów zwracane są w formie miesięcznego ryczałtu.

Świadczenie to oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne (maksymalne stawki i limity określono w rozporządzeniu). W celu ustalenia ryczałtu pracownik powinien złożyć oświadczenie o użytkowaniu przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych za dany miesiąc, o treści określonej w rozporządzeniu.

Wspomniany ryczałt ulega pomniejszeniu za każdy dzień nieobecności z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Pomniejszenie następuje o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pracownik był nieobecny w pracy.

"Czasem pracy (...) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (...) polega na samym przemieszczaniu się (...)".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 maja 2014 r., sygn. akt II PK 219/13

 


"(...) czas pracy pracownika mobilnego rozpoczyna się od wyjazdu z jego mieszkania w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy (biuro) a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania. (...)".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 lutego 2021 r., sygn. akt III PSKP 4/21

 


"Pracownicy, których praca z istoty polega na przemieszczaniu na pewnym obszarze, nie odbywają podróży służbowych".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 czerwca 2012 r., sygn. akt II UK 284/11

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 15 (1890) z dnia 2022-02-21

Kontrola państwowej inspekcji pracy w zakładzie pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

DelegacjaWymiar czasu pracyKoszty