Z jazdami lokalnymi pracownika nie są związane delegacje, a zatem przychody, jakie otrzymuje on z tego tytułu, pochodzą bezpośrednio ze stosunku pracy.

Gdy w jazdach lokalnych pracownik wykorzystuje samochód pracodawcy, to koszty jego eksploatacji powinien rozliczać na dokumentach księgowych wystawianych bezpośrednio na pracodawcę.

Jeżeli pracownik korzysta w jazdach lokalnych z samochodu prywatnego, poniesione koszty rozliczane są za pomocą ryczałtu pieniężnego (np. 300 zł na miesiąc) bądź na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu, w której wyszczególnia on faktyczne wykorzystywanie samochodu.

Kwoty zwrócone pracownikowi w tej formie - zarówno ryczałtem, jak i poprzez kilometrówkę, korzystają ze zwolnienia z opodatkowania tylko wtedy, gdy obowiązek ponoszenia takich kosztów wynika wprost z przepisów rangi ustawowej. Innymi słowy – jeżeli pracownik, zleceniobiorca zawrą z przedsiębiorcą umowę o wykorzystywaniu prywatnego samochodu do celów firmowych w jazdach lokalnych, to kwoty zwrócone pracownikowi będą stanowiły przychód pracownika i nie będą zwolnione z opodatkowania.

Zwolnienie z opodatkowania kwot uzyskanego zwrotu (przewidziane w art. 21 ust 1 pkt 23a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) dotyczy wyłącznie:

• pocztowców – na podstawie art. 19 ustawy o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska", Dz. U. 2008.180.1109,
• leśników – na podstawie art. 46a ustaw o lasach, Dz. U. 2005.45.435.

W przypadku powyższych zawodów limit zwolnienia również jest ograniczony - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu na podstawie prowadzonej ewidencji. W pozostałych przypadkach pracownicy osiągają z tytułu jazd lokalnych przychody doliczane do ich wynagrodzeń.

W przypadku pracowników zatrudnionych na umowie o pracę zwrot za jazdy lokalne nie podlega jednak składkom ZUS (dotyczy to nie tylko leśnikówi pocztowców, ale i innych zatrudnionych).

W przypadku zatrudnienia na innej podstawie niż umowa o pracę składki ZUS z tytułu zwrotu za jazdy lokalne są naliczane.

Podatkowe rozliczenie po stronie pracownika – delegacje

 W przypadku pracowników wysyłanych w delegacje zwolnieniu podlegają diety i inne należności za czas podróży służbowej. Dotyczy to zatrudnienia na podstawie umowy o pracę lub każdej innej umowy cywilnoprawnej.

Zwolnienie obejmuje zatem:

• diety,
• koszty transportu,
• zwrot za paliwo wykorzystywane do prywatnego samochodu w delegacji,
• koszt hotelu,
• koszt transportu w komunikacji lokalnej.

U osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wypłacone w ten sposób kwoty nie podlegają składkom ubezpieczeniowym. W przypadku innych zatrudnionych, zarówno diety, jak i zwrot pozostałych kwot zalicza się do podstawy ustalenia składek ZUS (zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz. U. 09.205.1585 j.t)

Kwot uzyskiwanych w delegacji pracodawca nie ujmuje w PIT-11 pracownika lub zleceniobiorcy, pracownik nie musi natomiast tych kwot wykazywać w rocznym zeznaniu podatkowym.

Delegacje pracownika w KPiR pracodawcy

Do dokumentowania wydatków na delegacje pracowników służą dowody wewnętrzne. Nie ma znaczenia, czy jest to kwota diety, czy też innych, poniesionych przez zatrudnionego wydatków.

Dowód wewnętrzny powinien zawierać:

• przedmiot operacji gospodarczych,
• wysokość kosztu (wydatku),
• datę,
• podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków.
• dodatkowo dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Niezależnie od tego, jeżeli zatrudniony dokumentuje wydatki na podstawie faktur (lub innych odpowiednich dowodów księgowych), to ta część wydatków może (choć nie musi) być wprowadzana do KPiR na podstawie takiej faktury. Wówczas dowód wewnętrzny zawiera kwotę odpowiednio pomniejszoną o kwotę rozliczaną odrębnie na innym dowodzie księgowym (np. w dowodzie wewnętrznym ujmujemy koszt diety i ryczałt za jazdy lokalne w delegacji, a fakturami – wydatki za nocleg i za jazdę koleją).

Jazdy lokalne w KPiR przedsiębiorcy

Do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można nie tylko wydatki na użytkowanie samochodu stanowiącego środek trwały przedsiębiorcy, oddany pracownikowi w celach służbowych, ale również koszty użytkowania w jazdach lokalnych samochodu prywatnego pracownika. W tym przypadku konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczanie wydatków w kol. 13 w jednej kwocie na koniec miesiąca na podstawie zestawienia poniesionych kosztów użytkowania pojazdów (a więc na tej samej zasadzie, jak rozliczanie kosztów użytkowania w działalności prywatnego samochodu, będącego własnością przedsiębiorcy).

Dokumenty księgowe dotyczące takich wydatków powinny być zaopatrzone w dowód rejestracyjny pojazdu.

Nie ma natomiast możliwości, by pracownik otrzymywał kwotę pieniężną, a za tankowane paliwo otrzymywał faktury na przedsiębiorcę – po czym by przedsiębiorca rozliczał taki zabieg księgowy bezpośrednio w kosztach. Jest to właśnie wypłata ryczałtu na użytkowanie samochodu pracownika, a zatem wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów tylko w ramach kilometrówki. Co więcej niektórzy sprytni przedsiębiorcy próbują omijać ten przepis karząc wystawiać faktury za tankowanie samochodu pracownika – wpisując na fakturze własne dane łącznie z podaniem na nich numeru rejestracyjnego innego pojazdu, będącego składnikiem majątku przedsiębiorstwa – środkiem trwałym. Takie działanie jest oczywiście przestępstwem skarbowym.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

• data utworzenia: 15-07-2010
• data modyfikacji: 01-06-2015