Z tytułu wyjazdu w delegację na terenie kraju pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów;
• noclegów;
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
• innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta

Dieta wynosi 30 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

UWAGA: Delegacja rozpoczyna się wtedy, gdy pracownik faktycznie wyjeżdża, rozpoczyna podróż służbową, a kończy o godzinie, o której pracownik faktycznie powrócił do siedziby przedsiębiorstwa. Problemem będzie ustalenie godziny wyjazdu i powrotu, jeżeli pracownik wyjeżdża i wraca bezpośrednio do mieszkania, a nie do firmy. Wówczas podróż służbowa trwa od godziny faktycznego jej rozpoczęcia (wejścia do samochodu, odjazdu pociągu, autobusu) aż do godziny jej zakończenia (przyjazdu do mieszkania, powrotu pociągu).

Powyższe kwoty zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety;
• obiad - 50% diety;
• kolacja - 25% diety.

Zasadę tę należy stosować w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. W praktyce przedsiębiorca powinien odebrać od pracownika oświadczenie, czy hotel zapewnił wyżywienie, czy też usługa ta nie obejmowała w sobie posiłków - ewentualnie podłączyć pod delegację voulcher lub zamówienie w którym oferta hotelarska figuruje w opcji full, B&B (bed and breakfast) lub economy.

Dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (również poza usługą hotelarską, np. gdy pracodawca pokrywa samodzielnie koszty jedzenia),
• w dniu wolnym od pracy, w którym pracownik, przebywając w delegacji ponad 10 dni, powraca do miejscowości pobytu stałego lub czasowego środkiem transportu określonym przez pracodawcę (zwrot za przejazd należy się odrębnie).

Środek transportu

Środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także rodzaj i klasę określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej:

• biletami lub
• fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu,
• wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi,
• w tym miejscówkami,
• z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Wysokość stawki nie może być wyższa niż:

• dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

Dla pracowników i pracodawców najkorzystniejszym podatkowo rozwiązaniem jest ustalenie stawki za jeden kilometr zgodnie z górną granicą limitu - na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).

Dojazdy miejscowe

W miejscowości, do której został delegowany środkiem komunikacji innym niż samochód lub motor/motorower, pracownik porusza się za pomocą środków komunikacji miejscowej. I tu może on albo brać dokumenty księgowe bezpośrednio na pracodawcę, albo też rozliczać się w ramach ryczałtu – 20% diety (6 zł) za każdą dobę pobytu w delegacji. Jeżeli to pracodawca płaci za środki transportu lokalnego lub pozwala na jazdy środkiem wcześniej wykorzystywanym do dojazdu do danej miejscowości, ryczałt dodatkowo nie przysługuje. Ryczałt nie przysługuje również w przypadku, gdy pracownik nie ponosi w ogóle kosztów dojazdu.

Hotel

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.

Za hotel pracownik otrzyma zwrot na podstawie przedłożonego rachunku lub też – w przypadku jego nieposiadania – ryczałtową kwotę 150% diety (45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługują za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Rozliczenie delegacji

Wyjazd w delegację rozpoczyna się formalnym poleceniem wyjazdu. Jest to dokument (teoretycznie ustne polecenie też jest poprawne, ale dla celów podatkowych – kontroli fiskusa - warto każdorazowo przekazać pisemne polecenie podpisane przez delegowanego i pracodawcę) upoważniający pracownika, zleceniobiorcę, jak i świadczącego na podstawie umowy o dzieło do wyjazdu i wykonania polecenia poza miejscem pracy). Dokument powinien zawierać następujące elementy:

• termin wyjazdu – oznaczony datą i godziną wyjazdu,
• miejscowość podróży służbowej, do której pracownik jest delegowany,
• cel wyjazdu,
• czas, przez jaki ma trwać delegacja, określony poprzez liczbę dni bądź spodziewaną datę końcową powrotu,
• środek transportu, jakim pracownik ma prawo udać się w delegację,
• termin rozliczenia się zgodny z prawem – czyli 14 dni po jej zakończeniu lub krótszy, umowny.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz kwot objętych ryczałtami. Pracownik powinien też złożyć oświadczenie o ponoszenie kosztów jazd lokalnych w miejscu oddelegowania oraz oświadczenie o usłudze hotelowej obejmującej posiłki (ora o ich zakresie), podwyższonej wartości kosztów hotelowych.

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zwrot w takim przypadku przysługuje na podstawie złożonego oświadczenia. Rozliczenie delegacji następuje w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Przed wyjazdem na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Po powrocie kwota zaliczki zostaje odpowiednio rozliczona zgodnie z przedstawionymi dokumentami.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

• data utworzenia: 15-07-2010
• data modyfikacji: 01-06-2015