W przypadku wyjazdu za granicę pracownikowi przysługują:

• diety;
• zwrot kosztów:

    a) przejazdów,
    b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    c) noclegów,
    d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Czas w delegacji zagranicznej

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Nie oznacza to jednak, że pracownik już wcześniej nie jest w delegacji. Do momentu rozpoczęcia wyjazdu zagranicznego pracownik rozliczany jest bowiem z delegacji krajowej. Dopiero od chwili przekroczenia granicy – w formie podanej powyżej – zastosowanie znajdą przepisy o delegacjach zagranicznych.

Podróż służbowa odbywać się może albo do jednego państwa, które bezpośrednio graniczy z Polską (np. Niemcy), albo do państwa niesąsiadującego (np. Francja, RPA), możliwy jest też wyjazd w celach służbowych od razu do kilku krajów, gdy polecenie wyjazdu wskazuje czynności do wykonania w każdym z odwiedzanych państw.

W przypadku delegacji do jednego kraju oraz w przypadku tranzytu diety pracownicze oblicza się według limitu przysługującego dla państwa docelowego. Innymi słowy, przejazd przez inny kraj, nawet z noclegiem, nie uprawnia do rozliczania diet według limitu z państwa tranzytu, tylko państwa docelowego.

Jeżeli natomiast pracodawca ustalił docelowo kilka państw, diety należy rozliczać proporcjonalnie do czasu spędzonego w delegacji w każdym z tych państw (dieta według limitu danego kraju w delegacji łączonej przysługuje od chwili wylotu samolotu, przekroczenia granicy lub wypłynięcia statku).

Dieta zagraniczna

Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona odrębnie dla każdego państwa.

UWAGA

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Oznacza to, że przejazd przez państwa pokonywane tranzytem nie spowodują naliczania diet według kilku limitów.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety;

2) obiad - 30% diety;

Na podwyższenie diety o 25% mogą liczyć pracownicy, którzy w czasie delegacji znaleźli się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym.

Środek transportu w delegacji zagranicznej

Środek transportu określa pracodawca w poleceniu wyjazdu, przy czym może również uwzględniać wnioski pracownika, jeżeli ten takie zgłosi do wystawionego polecenia.

Wyjazd może odbywać się środkami komunikacji publicznej (autobus, kolej, samolot), przy czym zwrot obejmuje wówczas cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Wyjazd może odbywać się również samochodem firmowym, a zwrot dotyczyć będzie poniesionych kosztów paliwa, wydatków na jazdy i ewentualne naprawy samochodu służbowego.

Delegacja za zgodą pracodawcy może odbywać się również samochodem pracownika. Wówczas zwrot poniesionych kosztów odbywa się na podstawie ewidencji przejechanych kilometrów. Zwrot obejmuje kwotę uzyskaną po pomnożeniu ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr, ustalonej dla celów delegacji, nie wyższej jednak od współczynników:

dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

UWAGA: Zwrot za jazdy pojazdem pracownika z reguły obejmuje kwotę równą górnemu limitowi stawki za kilometr, wskazaną w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 02.27.271).

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.  W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty na jazdy lokalne nie przysługują, gdy pracownik:

1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;

2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;

3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Hotel za granicą

Zwrot za hotel przysługuje tylko do limitu, przy czy zwrot nie odbywa się ryczałtowo, lecz za okazaniem rachunku, w kwocie faktycznie wynikającej z tego dokumentu jednak wyłącznie do limitu ryczałtu, wskazanego odrębnie dla każdego państwa. Wskazany ryczałt to wartość, powyżej której pracodawca nie musi zwracać pracownikowi wydatku na hotel, nawet jeśli ten przedstawi mu rachunek dokumentujący poniesienie kosztu. Zwrot w wyższym wymiarze jest możliwy, ale tylko w uzasadnionych przypadkach. Innymi słowy, pracodawca musi zaakceptować podwyższone koszty noclegu i przyjąć argumentację pracownika, z jakiego powodu są one wyższe niż limit.

Natomiast w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu na hotel. Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownikowi zagwarantowano bezpłatny nocleg lub na przykład zamówiono go i opłacono wcześniej.

Zwrot za hotel, również ryczałtowy, nie przysługuje za czas przejazdu (gdyby np. pracownik całą noc pozostawał w podróży) oraz jeżeli pracodawca zapewnia delegowanemu bezpłatny nocleg.

Leczenie za granicą

Pracodawca odpowiada za leczenie pracownika w delegacji poza granicami kraju. Wyjątkowo pracodawca nie ponosi kosztów leczenia w przypadku świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.³⁾).

Pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą, a także zwrot wydatków na niezbędne lekarstwa. Nie podlegają jednak zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.

W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Rozliczenie delegacji zagranicznej

Pracownik powinien rozliczać delegację na podstawie uzyskanych rachunków. W przypadku kwot ryczałtowych nie trzeba ich przedstawiać. Rozliczenie powinno nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia delegacji.

Pracownik jest uprawniony do pobrania z kasy zaliczki na poczet wydatków w delegacji. Przysługiwać ona może w walucie obcej.

Możliwe jest uzyskanie zaliczki - wypłacanej w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

• data utworzenia: 15-07-2010
• data modyfikacji: 01-06-2015