Diety - Delegacje pracowników - Praktyczny poradnik
26.10.2005 10:00 (aktualizacja: )Delegacją nazywamy ogół świadczeń należnych wykonującemu czynności pracownicze w związku z wyjazdem służbowym.
Świadczenia z tytułu delegacji podzielić należy na:
- dietę – przysługującą w związku ze zwiększonymi potrzebami w czasie wyjazdu;
- zwrot kosztów, w tym kosztów przejazdu, zakwaterowania, jazd lokalnych.
Delegacja przysługuje osobom wykonującym czynności służbowe:
- na podstawie umowy o pracę, w tym pracę nakładczą,
- na podstawie umowy zlecenia,
- poprzez umowę o dzieło,
- w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Prawo do otrzymania delegacji może wynikać:
- bezpośrednio z przepisów prawa
- z zawartej umowy.
W przypadku umowy o pracę podstawą wypłacenia świadczeń są odpowiednie przepisy prawa pracy. Zastrzeżenia umowne mogą przewidywać wyłącznie podwyższenie wartości delegacji – nie jest natomiast możliwe obniżenie wartości przewidzianych świadczeń.
W przypadku zleceniobiorców i twórców dzieł roszczenia do otrzymania delegacji opierać należy bezpośrednio na treści zawieranych umów. Umowa może przewidywać świadczenia wyższe, jak i niższe od przewidzianych ustawowo, jak również może pomijać w ogóle takie świadczenia.
Odrębnie rozliczane są delegacje przedsiębiorców - brak bowiem podmiotu wypłacającego im poniesione wydatki. Koszty poniesione w delegacji stanowić będą koszty uzyskania przychodów rozliczane w ramach prowadzonej działalności. Wartość diet – nie wyższa niż limit ustawowy – podlega również zaliczeniu do kosztów przedsiębiorstwa.
Delegacja przysługuje w związku z wykonywaniem czynności służbowych poza miejscowością, w której znajduje się:
- miejsce pracy,
- miejsce wykonywania zlecenia lub dzieła, lub innego miejsca sprecyzowanego w umowie między stronami,
- miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub w jego braku – miejsce zamieszkania przedsiębiorcy.
Zdarza się, że miejsce pracy jest ustalane tylko w celu obejścia prawa i wypłacania wynagrodzeń zwolnionych z opodatkowania i składek ZUS, tzn. w umowie wskazuje się celowo miejsce pracy inne niż rzeczywiste. W ten sposób pracownik notorycznie pozostaje w delegacji i ma prawo do świadczeń zwolnionych z podatku i ZUS. Tego rodzaju postanowienie może być nieważne jako zmierzające do obejścia prawa.
W przypadku wykonywania prac ruchomych przy umowie o pracę (np. przedstawiciel handlowy, kierowca) dopuszcza się wskazanie miejsca pracy za pomocą określenia: „województwo”, „cały kraj”. Nie wpływa to jednak na przyznanie delegacji z tytułu wyjazdu służbowego. Umowa o dzieło i zlecenie korzysta z umownego określenia, co dla świadczącego będzie stanowiło delegację.
Przedsiębiorcy mają możliwość rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet nawet wówczas, gdy cel wyjazdu służbowego zgodny jest z przedmiotem prowadzonej działalności (np. rozwiezienie towaru do prowadzonej sieci sklepów), a nie tylko incydentalny (wyjazd w celu zawarcia umowy handlowej).
Uwaga ! Kierowcy
Zgodnie z wyrokiem NSA z 15 września 2005 r. (FSK 2175/04) kierowcy przedsiębiorcy mają prawo do kosztów zwiazanych z delegacjami również wtedy, gdy po prostu wykonują usługę transportową, tzn. realizują zasadniczy przedmiot działalności polegający na podróżowaniu. Część urzędów skarbowych nadal kwestionuje tak rozliczane delegacje.
Niemniej jednak nie można zapominać o kolejnym wyroku z 19.112008 r. II PZP 11/08, w myśl którego jeżeli kierowca w umowie o pracę będzie miał określoną konkretną trasę, w zakresie której wykonywać będzie swoje czynności służbowe, to pracodawca nie jest zobowiązany wypłacać mu z tego tytułu diet za podróż służbową. W takim przypadku podróżą służbową pracownika będzie podróż poza tą stałą trasą transportu.
Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki
- data utworzenia: 26-10-2005
- data modyfikacji: 01-06-2015