W większości zakładów urządzenia wyposażone w monitory ekranowe, czyli komputery stacjonarne, laptopy oraz tablety, stanowią standardowe sprzęty służące wykonywaniu zadań służbowych przynajmniej przez część pracowników. Nie ulega wątpliwości, że trwająca godzinami praca z ich wykorzystaniem nie pozostaje obojętna dla stanu wzroku osób je użytkujących. Stąd wśród pracowników korzystających z takich urządzeń wielu używa okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych. Jeżeli związane z tym wydatki ponosi pracodawca, to zobowiązany jest prawidłowo rozliczyć je w rachunku podatkowym.
Ustawowe obowiązki pracodawcy
Pracodawca ma ustawowy obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych w okolicznościach wynikających z przepisów prawa pracy. Beneficjentami takich świadczeń są osoby spełniające wymogi rozporządzenia MPiPS w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 58). Z uregulowań zawartych w § 8 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, że pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Z kolei § 8 ust. 2 rozporządzenia stanowi, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok - zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Przychody pracownika
Gdy pracodawca finansuje lub refinansuje pracownikom wydatki związane z zakupem okularów lub soczewek kontaktowych, to po stronie pracowników świadczenie to generuje przychód ze źródła, jakim jest stosunek pracy. Jednak gdy zapewnienie takich świadczeń jest wynikiem realizacji obowiązku określonego w analizowanym rozporządzeniu, to przychód ten wyłączony jest z opodatkowania. Wówczas bowiem pracownik otrzymuje dofinansowanie w ramach zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych warunków pracy i w konsekwencji osiągnięty przez niego z tytułu takiego finansowania przychód objęty jest zakresem zwolnienia przedmiotowego od pdof wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof. Niemniej, analizując możliwość jego zastosowania, każdorazowo należy pamiętać, że - jak każda przewidziana w ustawach podatkowych preferencja - również zwolnienie dotyczące wartości okularów i soczewek pracowniczych jest wyjątkiem od reguły powszechności opodatkowania. Z tego względu, można ją uwzględnić w rozliczeniu podatkowym wyłącznie w okolicznościach, w których zostaną spełnione łącznie wszystkie przesłanki wynikające z powołanego rozporządzenia.
Przychód z dofinansowania do okularów/soczewek korzysta z przywołanego zwolnienia wówczas, gdy tytuł używania okularów/soczewek do pracy przy monitorze ekranowym stanowi zaświadczenie lekarskie wydane w ramach badania wstępnego czy okresowego lub kontrolnego. Nie ma przy tym przeszkód do jego zastosowania w sytuacji, w której podstawę taką stanowi zaświadczenie wystawione przez lekarza medycyny pracy podczas dodatkowego badania okulistycznego wykonanego między badaniami okresowymi. Takie badanie ma bowiem, tak jak pozostałe wymienione wcześniej, charakter przeprowadzonego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. W przypadku gdy pracownik zgłasza pogorszenie wzroku, pracodawca powinien skierować go na badania profilaktyczne. Gdy w efekcie wykonania badań lekarz okulista potwierdzi te okoliczności, to uzyskana przez pracownika refundacja zakupu nowych okularów/soczewek mieści się w zakresie analizowanego zwolnienia z pdof.
Niestety tego zwolnienia nie stosuje się w przypadku sfinansowania zakupu pracowniczych okularów przez pracodawcę na innej podstawie niż przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp). Przykładowo w budżetach szkół, w oparciu o art. 72 ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2024 r. poz. 986 ze zm.), są tworzone wyodrębnione fundusze zdrowotne. Środki takiego funduszu są przeznaczone na pomoc zdrowotną dla nauczycieli, która może mieć formę dofinansowania zakupu okularów. Takie świadczenie nie mieści się jednak w zakresie zwolnienia z pdof wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof.
Pracodawca może zrefundować okulary nie tylko pracującym przy komputerze
Analogicznie sprawa wygląda w sytuacji, gdy dofinansowanie do okularów/soczewek przyjmuje formę zapomogi. W takich okolicznościach dofinansowanie nie jest objęte zakresem zwolnienia przewidzianego dla zapomóg określonego w art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o pdof. W przypadku zapomogi na zakup okularów/soczewek do pracy nie są bowiem spełnione warunki określone w tym przepisie. W konsekwencji wartość takiej zapomogi po stronie pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu na ogólnych zasadach stosowanych do przychodów uzyskanych z tego źródła i wskazanych w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, czyli m.in. ze stosunku pracy i stosunku służbowego.
Obciążanie kosztów pracodawcy
Na gruncie podatku dochodowego wydatki ponoszone przez pracodawcę na ochronę wzroku pracowników są klasyfikowane w podatku dochodowym jako tzw. koszty pracownicze. Wydatki zaliczane do tej kategorii zasadniczo podlegają rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych. Dokonywanie takich nakładów jest bowiem wynikiem wykonania ustawowego obowiązku. Równie istotne jest to, że są one ponoszone w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy.
| Dla Prenumeratorów GOFIN | |
 | Ujednolicone teksty ustaw o podatku dochodowym dostępne w serwisie www.przepisy.gofin.pl |
Jednocześnie, niezależnie od okoliczności, zarówno dla zastosowania zwolnienia od podatku po stronie pracownika, jak i dla możliwości ujęcia w firmowym rachunku kosztowym analizowanych wydatków, nie jest istotny sposób ich dokumentowania. Chodzi o to, że nie ma tu znaczenia, czy zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych zostanie potwierdzony fakturą wystawioną na pracownika czy będzie w nim jako nabywca wskazany pracodawca.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 75 (2263) z dnia 2025-09-18
Podatek dochodowy w orzecznictwie. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl