Zatrudnienie w ramach stosunku pracy jest związane z licznymi obowiązkami dokumentacyjnymi po stronie pracodawcy. Dotyczy to wszystkich etapów zatrudnienia, w tym nawiązania stosunku pracy. Z tym etapem wiąże się m.in. wymóg przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia. Za sprawą nowelizacji Kodeksu pracy zakres tej informacji ulegnie niedługo znacznemu rozszerzeniu.

Dotychczasowa informacja

Zawarcie umowy o pracę wiąże się z koniecznością sporządzenia dla pracownika informacji o warunkach zatrudnienia, zwanej niekiedy informacją dodatkową. Obowiązek jej przygotowania przewiduje art. 29 § 3 K.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę ma obowiązek poinformować pracownika o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia,
• układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.

Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (zatrudnia poniżej 50 pracowników), informuje również o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Więcej danych w informacji

Wskazany zakres tematyczny informacji o warunkach zatrudnienia ma ulec znacznemu rozszerzeniu za sprawą ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 641), zwanej ustawą zmieniającą. Po jej wejściu w życie - co nastąpi po upływie 21 dni od publikacji ustawy, tj. w dniu 26 kwietnia 2023 r. - w informacji dodatkowej będzie się musiało znaleźć o wiele więcej zapisów niż dotychczas (patrz ramka).

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia w informacji dodatkowej będzie mogło nastąpić przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jednak z wyjątkiem wskazania:

• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - zasad dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwy takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy - terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, pory nocnej oraz przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Wymienione informacje będą mogły być przekazane wyłącznie w sposób opisowy. Oczywiście pracodawca będzie mógł w ten sposób opracować całą informację dodatkową.

Szybsza aktualizacja

Zmiana warunków zatrudnienia w zakresie norm czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, wymiaru urlopu wypoczynkowego lub długości wypowiedzenia, a także zmiany układu zbiorowego pracy lub objęcia pracownika takim układem wymaga aktualizacji informacji dodatkowej (art. 29 § 3² K.p.). Aktualizacji tej należy dokonać niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie zmian.

Po wejściu w życie ustawy zmieniającej aktualizacji będzie wymagała zmiana każdej z danych zawartych w informacji dodatkowej - niezwłocznie, nie później jednak niż do dnia, w którym taka zmiana będzie miała zastosowanie do pracownika. Powyższe nie dotyczy przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wyniknie ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli zostały one wskazane w informacji dodatkowej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 30 (2009) z dnia 2023-04-13

Formy zatrudnieniaKodeks pracyUmowa o pracę