Pobierz e-pity 2020

Świadectwo pracy i inne dokumenty dla odchodzącego pracownika

Gazeta Podatkowa

Definitywne zakończenie stosunku pracy wiąże się po stronie pracodawcy z obowiązkiem wydania pracownikowi określonych dokumentów. Jednym z najważniejszych jest świadectwo pracy, potwierdzające okres zatrudnienia. Istotna dla pracownika jest również informacja o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, w zależności od sytuacji, może też być zobligowany do wydania innych dokumentów.

Świadectwo pracy przy definitywnym rozstaniu

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Zasadniczo powinno to nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia, chyba że strony zamierzają nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Wówczas pracodawca wydaje świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia tylko wtedy, gdy pracownik o to wystąpi (art. 97 § 11 K.p.). Niekiedy z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe wydanie świadectwa w ostatnim dniu pracy. W razie wystąpienia takich przeszkód pracodawca powinien, w ciągu 7 dni od upływu terminu na wydanie świadectwa, przesłać je pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe albo doręczyć w inny sposób.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i z ubezpieczenia społecznego. Dlatego świadectwo pracy jest podstawowym dokumentem, który pracodawca powinien przygotować dla odchodzącego pracownika. Jego wydanie w żadnym wypadku nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się z pracownikiem.

Okres przechowywania w odrębnej informacji

Świadectwo pracy to nie jedyny dokument wręczany pracownikowi na zakończenie stosunku pracy. Pracodawca ma też obowiązek - w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - wydać pracownikowi informację o:

a) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

b) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,

c) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym w pkt b).

Obowiązek wydania omawianej informacji wynika z art. 946 K.p., którego wprowadzenie było konsekwencją zmiany okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r., na mocy art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania). Po upływie wymaganego okresu były pracownik ma prawo odbioru swojej dokumentacji, a w razie nieskorzystania z tego prawa jest ona niszczona. Stąd obowiązek poinformowania pracownika kończącego zatrudnienie o okresie przechowywania jego dokumentacji i terminie jej odbioru.

Kopie dokumentów na wniosek

Pracownik kończący zatrudnienie w danej firmie (a także w jego trakcie) ma prawo złożyć wniosek o wydanie kopii całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej (art. 9412 K.p.). Pracodawca jest zobligowany wydać pracownikowi, byłemu pracownikowi albo innej osobie upoważnionej (wskazanej w art. 949 § 3 K.p.) kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Jeżeli dokumentacja przechowywana była w postaci papierowej, wydanie jej kopii może nastąpić w postaci:

  • papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,
  • elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Natomiast w razie przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej, wydanie jej kopii na wniosek pracownika powinno nastąpić w postaci:

  • elektronicznej, przy odpowiednim zastosowaniu przepisów rozdziału 4 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369),
  • papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Należy nadmienić, że wniosek o wydanie kopii dokumentów przechowuje się odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika.

Przykładowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji (dla zatrudnionego od 1 lutego do 31 grudnia 2020 r.)
(dane nagłówkowe i podpis pracodawcy pominięto)
INFORMACJA
w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Informuję Pana, że:

1.Pana dokumentacja pracownicza będzie przechowywana do 31 grudnia 2030 r.
2.W ciągu miesiąca po upływie okresu przechowywania, tj. do 31 stycznia 2031 r., może Pan odebrać swoją dokumentację pracowniczą.
3.W przypadku nieodebrania przez Pana dokumentacji pracowniczej we wskazanym powyżej okresie zostanie ona zniszczona.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 105 (1771) z dnia 2020-12-31

Zakończenie stosunku pracy - wybrane aspekty. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Kodeks pracyFormy zatrudnienia