Wsparcie na podnoszenie kwalifikacji pracowników

Gazeta Podatkowa 11.09.2025 08:54

Każdy przedsiębiorca dbający o rozwój swojej firmy i jej pozycję na rynku musi pamiętać o ustawicznym podnoszeniu kwalifikacji swoich pracowników. Inwestowanie w kadrę pracowniczą, jej rozwój poprzez zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności przekłada się na sukces firmy i jej działalności. Dlatego podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników jest koniecznością. Dodatkowo na pracodawcy spoczywa obowiązek ułatwienia pracownikowi podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Niestety różnego rodzaju kursy czy szkolenia stanowią dla przedsiębiorcy spory wydatek. Istnieje możliwość zdobycia wsparcia na tego rodzaju inwestycje.

Formy podnoszenia kwalifikacji

Inwestowanie w rozwój umiejętności i nabywanie nowych kwalifikacji pracowników przynosi korzyści zarówno osobie, która nabywa nowe umiejętności, jak i firmie, która zyskuje bardziej kompetentnego pracownika.

Formy podnoszenia kwalifikacji to szeroki wachlarz możliwości rozwoju zawodowego obejmujący kursy, szkolenia (stacjonarne, online, webinarowe), staże, praktyki, studia podyplomowe, a także samodzielne zdobywanie wiedzy poprzez samokształcenie czy udział w projektach branżowych.

W celu większej efektywności działań, lepszego wykorzystania zasobów, poprawy jakości produktów i usług, a także zwiększenia elastyczności i konkurencyjności firmy przedsiębiorca przed podjęciem decyzji w zakresie działań dotyczących podnoszenia kwalifikacji pracowników powinien opracować długofalowy plan rozwoju swojego przedsiębiorstwa. W tym celu najlepiej byłoby określić cel biznesowy i przygotować taki plan, który pozwoli na precyzyjne wybranie usług rozwojowych dopasowanych do potrzeb firmy i jej aktualnej pozycji na rynku. Aby to zrobić, należy zastanowić się, gdzie na rynku za 2-3 lata firma będzie miała swoje miejsce. W dalszej kolejności trzeba określić, jakie umiejętności i wiedza pracowników będą konieczne do osiągnięcia tego celu.

Wśród metod podnoszenia kwalifikacji pracowników można wyróżnić:

szkolenia i kursy,
studia podyplomowe,
praktyki,
staże,
mentoring i coaching,
e-learning i webinary,
konferencje, targi i wydarzenia branżowe,
projekty zespołowe,
osobiste plany rozwoju.

Środki z KFS

Podstawowym źródłem, z którego można uzyskać wsparcie finansowe na inwestycje w zakresie rozwoju kwalifikacji kadry pracowniczej, jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS). Aktualnie zasady udzielania wsparcia uregulowane są przede wszystkim w przepisach ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

KFS adresowany jest zarówno do pracowników, jak i pracodawców, którzy chcieliby skorzystać z różnych form kształcenia ustawicznego. Głównym celem KFS jest utrzymanie zatrudnienia i rozwój potencjału osób pracujących przez dostosowanie ich wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji do wymagań zmieniającej się gospodarki. W efekcie ma on zapobiec utracie zatrudnienia przez osoby pracujące, których kompetencje są nieadekwatne do wymagań rynku pracy.

O wsparcie mogą ubiegać się podmioty, które w okresie co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku o przyznanie środków KFS opłacały składki na Fundusz Pracy lub są zwolnione z ich opłacania z mocy prawa. Natomiast z pomocy nie skorzystają podmioty wskazane w art. 125 ust. 9 omawianej ustawy, tj. m.in. podmioty:

które posiadają zaległości podatkowe lub zaległości z tytułu innych należności publicznoprawnych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP i FGŚP, FS i FEP oraz wpłat na PFRON lub pozostają pod zarządem komisarycznym lub znajdują się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego,
które posiadają zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne,
zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz korzystania z dotacji, subwencji lub innych form pomocy finansowanej ze środków publicznych przez okres, na który sąd orzekł zakaz.

W celu uzyskania dofinansowania kosztów kształcenia ustawicznego pracodawca powinien złożyć wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności (w odpowiedzi na ogłoszony konkurs).

Ze środków z KFS mogą być sfinansowane koszty związane z kształceniem ustawicznym:

pracowników,
pracodawców,
osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Co roku ustalane są priorytety wydatkowania (patrz ramka - Priorytety KFS...). Wsparcie udzielane jest na:

kursy i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,
egzaminy umożliwiające uzyskanie dokumentów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,
badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu.

Środki z KFS nie mogą zostać przeznaczone na opłacenie kosztów kształcenia ustawicznego, które:

1)	zostało sfinansowane z innych środków publicznych,
2)	pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów,
3)	obejmuje działania rozpoczęte przed dniem podpisania umowy o finansowanie.

Szczegółowy zakres działań objętych wsparciem ustalany jest przez starostę w regulaminie udzielania pomocy udostępnianym przez urząd pracy w momencie uruchomienia naboru wniosków. Przykładowo powiatowy urząd w Gorzowie Wielkopolskim w regulaminie przyznawania środków zaznaczył, że niemożliwe jest pokrycie kosztów m.in.:

uzyskania prawa jazdy kat. B,
udziału w szkoleniach, w ramach których pracodawca kupuje m.in. oprogramowania, urządzenia, maszyny,
obowiązkowych kursów bhp i przeciwpożarowych,
szkoleń specjalizacyjnych lekarzy i lekarzy dentystów, o których mowa w przepisach o zawodach lekarza i lekarza dentysty,
kształcenia ustawicznego realizowanego bezpośrednio przez pracodawcę dla własnych pracowników,
konferencji, kongresów czy zjazdów branżowych,
kosztów przejazdów, zakwaterowania oraz wyżywienia, wynagrodzenia za godziny nieobecności w pracy w związku z uczestnictwem w zajęciach, kosztów delegacji w przypadku konieczności dojazdu do miejscowości innej niż miejsce pracy.

Co do zasady, wszystkie podmioty mogą otrzymać dofinansowanie do wysokości 70% kosztów kształcenia ustawicznego, nie więcej jednak niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym dla wskazanego we wniosku uczestnika. Natomiast dofinansowanie do wysokości 90% kosztów zostało przewidziane dla podmiotów niezatrudniających pracowników albo zatrudniających w dniu złożenia wniosku o środki z KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie więcej niż 9 osób, nie więcej jednak niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym dla wskazanego we wniosku uczestnika. Poza tym ustawa przewiduje ograniczenie w postaci maksymalnej wysokości dofinansowania w roku dla jednego wnioskodawcy w zależności od wielkości. Wysokość pomocy nie może przekraczać:

1) 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia - w przypadku podmiotów niezatrudniających pracowników albo które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki z KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie więcej niż 9 osób,

2) 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia - w sytuacji podmiotów, które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki z KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 9 osób, jednak nie więcej niż 49 osób,

3) 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia - w przypadku podmiotów, które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki z KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 49 osób, jednak nie więcej niż 249 osób,

4) 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia - w sytuacji podmiotów, które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki z KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 249 osób.

Wsparcie z PFRON

Pracodawcy osób niepełnosprawnych wsparcie finansowe na ich szkolenia mogą uzyskać ze środków PFRON. Refundacja obejmuje poniesione w związku ze szkoleniem koszty:

1) usług świadczonych przez osoby prowadzące szkolenie poniesione za godziny, podczas których prowadzą one szkolenie,

2) usług tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności,

3) podróży osób prowadzących szkolenie, uczestników szkolenia, tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności,

4) zakwaterowania i wyżywienia uczestników szkolenia,

5) usług doradczych,

6) obsługi administracyjno-biurowej,

7) wynajmu pomieszczeń,

8) amortyzacji wyposażenia i narzędzi, z wyłączeniem wyposażenia i narzędzi zakupionych w ramach wsparcia ze środków publicznych w okresie siedmiu lat przed realizacją szkolenia,

9) materiałów szkoleniowych.

Refundacja może zostać przeznaczona również na pokrycie wydatków obejmujących koszty płacy pracownika niepełnosprawnego za czas, w którym pracownik ten uczestniczy w szkoleniu. Wypłacana pomoc nie może przekroczyć:

70% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą - w odniesieniu do małych i średnich przedsiębiorców,
60% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą - w odniesieniu do dużych przedsiębiorców.

Pracodawca zainteresowany uzyskaniem środków wniosek musi złożyć przed rozpoczęciem projektu szkoleniowego do starosty właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy.

Priorytety KFS na 2025 r. obejmują:

1)	wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach określonych jako deficytowe na danym terenie, tj. w powiecie lub w województwie,
2)	wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy,
3)	wsparcie kształcenia ustawicznego pracodawców i ich pracowników zgodnie z potrzebami szkoleniowymi, które pojawiły się na terenach dotkniętych przez powódź we wrześniu 2024 r.,
4)	poprawę zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego, partycypacji pracowniczej i wspierania integracji w miejscu pracy,
5)	promowanie i wspieranie zdrowia psychicznego oraz tworzenie przyjaznych środowisk pracy poprzez m.in. szkolenia z zakresu zarządzania wiekiem, radzenia sobie ze stresem, pozytywnej psychologii, dobrostanu psychicznego oraz budowania zdrowej i różnorodnej kultury organizacyjnej,
6)	wsparcie cudzoziemców, w szczególności w zakresie zdobywania wiedzy na temat polskiego prawa pracy i integracji tych osób na rynku pracy,
7)	wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji niezbędnych w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych,
8)	rozwój umiejętności cyfrowych.

Priorytety wydatkowania środków rezerwy KFS wynikające z decyzji Rady Rynku Pracy to wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji:

1)	osób po 50. roku życia,
2)	osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności,
3)	osób z niskim wykształceniem,
4)	w obszarach i branżach, które pup określają na podstawie wybranych przez siebie dokumentów strategicznych, analiz czy planów rozwoju jako istotne dla danego powiatu czy województwa.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20.03.2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.12.2014 r. w sprawie refundacji kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1055)

autor: Kinga Romas
Gazeta Podatkowa nr 73 (2261) z dnia 2025-09-11

Zwolnienia od podatku - problematyczne zagadnienia. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Kodeks pracy Formy zatrudnienia