Warunki dokształcania w umowie szkoleniowej

Zgadzając się na podjęcie studiów przez pracownika, pracodawcy przyjmują na siebie obowiązek zapewnienia ustawowych świadczeń związanych z dokształcaniem. W większości przypadków decydują się również na przyznanie pracownikowi świadczeń dodatkowych. Dokumentem pomocnym w uregulowaniu warunków ich wypłaty i zwrotu może być umowa szkoleniowa.

Umowę warto podpisać

Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, art. 103¹ § 2-3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) przyznaje prawo do płatnego urlopu szkoleniowego oraz do płatnych zwolnień z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Są to świadczenia na poziomie ustawowym. Na podstawie art. 103³

Podstawowym dokumentem, który może ułatwić pracodawcy dochodzenie zwrotu części poniesionych kosztów, jest umowa szkoleniowa, której obowiązek zawarcia - w formie pisemnej - wprowadza art. 103⁴ § 1 K.p. Jednocześnie w § 3 przywołanego artykułu znajduje się zastrzeżenie, że umowa ta nie jest obowiązkowa, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Przepisy nie precyzują, co powinno się znaleźć w umowie szkoleniowej. Zakres tej umowy w dużym stopniu zależy od rodzaju dokształcania, które ma podjąć pracownik. Przykładowo, w przypadku umowy dotyczącej studiów wyższych wskazane jest, aby - oprócz danych identyfikacyjnych pracodawcy, pracownika i uczelni, na której podjęta będzie nauka - określała ona m.in.:

• rodzaj studiów, planowany termin ich rozpoczęcia i zakończenia,
• wymiar przysługujących zwolnień z pracy uzależniony od terminarza zajęć obowiązkowych oraz wymiar urlopu szkoleniowego,
• zakres przyznanych pracownikowi świadczeń dodatkowych wraz z podaniem maksymalnej ich wysokości objętej refundacją oraz zakres wymaganych dokumentów, w oparciu o które dokonywana będzie refundacja, a także terminy ich przedłożenia pracodawcy,
• zobowiązanie pracownika do przedkładania informacji o wymiarze i rozkładzie zajęć, w oparciu o którą udzielane będą zwolnienia od pracy, o zaliczeniu lub niezaliczeniu danego semestru/roku oraz o terminie egzaminu dyplomowego,
• okres, jaki musi przepracować pracownik po zakończeniu studiów, który nie może być dłuższy niż 3 lata (jeżeli pracodawca przewiduje takie odpracowanie).

Umowa szkoleniowa nie może zawierać zapisów niezgodnych z ogólnie obowiązującymi przepisami. Jeżeli dane zagadnienie jest nimi uregulowane, wystarczy powołać się w niej na konkretny przepis. Doprecyzowane natomiast powinny być zagadnienia nieuregulowane powszechnie obowiązującymi przepisami.

Ze względów chociażby dowodowych wskazane jest, aby umowę szkoleniową przygotować i podpisać nawet wówczas, jeśli w myśl art. 103⁴ § 3 K.p. nie jest ona obowiązkowa.

Kiedy dofinansowanie podlega zwrotowi?

Okoliczności skutkujące obowiązkiem zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na studia pracownika określa art. 103⁵ K.p. Zgodnie z przywołanym przepisem do zwrotu takiego zobowiązany jest tylko pracownik:

• który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie studiów lub je przerwie,
• z którym pracodawca rozwiąże umowę o pracę w trybie bez wypowiedzenia z jego winy w trakcie studiów lub w okresie wyznaczonym do przepracowania po ich zakończeniu,
• który w trakcie studiów lub w okresie wyznaczonym do odpracowania rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy z przyczyn określonych w art. 94³ K.p. (z powodu mobbingu),
• który w trakcie studiów lub w okresie wyznaczonym do odpracowania rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ K.p. (z winy pracodawcy lub z powodu mobbingu), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Pracodawca może jednak żądać zwrotu tylko i wyłącznie kosztów poniesionych na przyznane przez siebie świadczenia dodatkowe. Możliwość taka - poza sytuacją omówioną w dalszej części artykułu - nie występuje natomiast w stosunku do wynagrodzeń wypłaconych za okresy zwolnień od pracy i urlopu wypoczynkowego.

Kolejnym ograniczeniem jest możliwość żądania zwrotu świadczeń dodatkowych tylko w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu studiów lub okresu zatrudnienia w czasie ich trwania.

Nienależny urlop szkoleniowy

Jak wspomniano wcześniej, pracodawca generalnie nie może żądać zwrotu wynagrodzeń wypłaconych za okresy zwolnień od pracy i urlopu szkoleniowego. Będzie miał jednak do tego prawo w sytuacji, jeśli pracownik nie poinformował o skreśleniu z listy studentów - bez względu na przyczynę - i nadal korzystał z tego rodzaju zwolnień lub z urlopu szkoleniowego. W takiej sytuacji pracodawca może m.in.:

• wystąpić do pracownika o wyrażenie pisemnej zgody na potrącenie niesłusznie wypłaconych kwot na zasadach określonych w art. 91 K.p. (potrącenia dobrowolne) lub
• dochodzić zwrotu na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405 oraz art. 409 Kodeksu cywilnego - Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm. - w związku z art. 300 K.p.).

Wydaje się, że w umowie szkoleniowej dopuszczalne jest zastrzeżenie - w sytuacji wystąpienia takich nielojalnych zachowań pracownika - dodatkowych sankcji, nawet w postaci kary umownej (patrz ramka).

autor: Bogdan Majkowski
Gazeta Podatkowa nr 77 (2056) z dnia 2023-09-25

Sposoby weryfikacji przez urząd skarbowy rozliczeń podatników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Formy zatrudnieniaKodeks pracy