Od 27 stycznia obowiązują trzy ważne zmiany w prawie pracy i ZFŚS. I choć nie są to rewolucje, to w praktyce mają realny wpływ na pracowników, pracę działów HR, kadr oraz menedżerów. Zmiany obejmują obieg dokumentów w firmie, zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop oraz przedstawicieli w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Elektronizacja dokumentów pracowniczych
Pierwsza zmiana dotyczy możliwości korzystania z dokumentów w formie elektronicznej zamiast papierowej. To krok w stronę cyfryzacji, ale – jak to często bywa – z zastrzeżeniami.
Od teraz pracodawca może elektronicznie przekazać pracownikowi informacje:
- o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę,
- o stosowaniu w firmie monitoringu,
- oraz przeprowadzić konsultację ze związkami zawodowymi w sprawie zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę.
Pracownik z kolei może elektronicznie złożyć wnioski:
- dotyczące czasu pracy (indywidualny rozkład, skrócony tydzień pracy, praca weekendowa, ruchomy rozkład),
- o udzielenie czasu wolnego w celach prywatnych,
- o udzielenie czasu wolnego za przepracowane nadgodziny,
- o urlop bezpłatny,
- oraz potwierdzić zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP.
Należy jednak pamiętać, że jeżeli pracodawca prowadzi akta osobowe w formie papierowej (a tak robi wciąż większość firm), to mimo że:
- informacje o monitoringu,
- informacje o przejściu zakładu pracy,
- konsultacje ze związkami,
- potwierdzenia BHP,
- wnioski o urlop bezpłatny
mogą zostać przekazane elektronicznie (mail, komunikator, SMS), to i tak trzeba je finalnie wydrukować i włożyć do części B akt osobowych pracownika.
To duże ułatwienie dla zespołów rozproszonych – menedżer może przekazać informacje zdalnie i otrzymać potwierdzenie w tej samej formie – ale kadrowa nadal będzie musiała drukować część dokumentów.
Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Druga zmiana dotyczy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Do Kodeksu pracy dodano art. 171 §4 i §5, które zmieniają dotychczasową zasadę wypłaty. Dotychczas ekwiwalent musiał być wypłacony najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy. Teraz będzie on wypłacany zgodnie z terminem wypłaty wynagrodzenia.
Jeżeli jednak termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed zakończeniem stosunku pracy, wówczas: ekwiwalent należy wypłacić najpóźniej w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania umowy. Zmiana oznacza to większą elastyczność po stronie pracodawców i uporządkowanie procesów płacowych – bez konieczności realizowania dodatkowych, „pozapłacowych” przelewów w dniu odejścia pracownika.
Zmiany w ustawie o ZFŚS – więcej przedstawicieli pracowników
Trzecia zmiana dotyczy ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Nowelizacja zmienia art. 4 ust. 3 oraz art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS i wprowadza nowy wymóg, zgodnie z nim zamiast jednego przedstawiciela pracowników, przy uzgodnieniach z pracodawcą (m.in. w zakresie odpisu na ZFŚS, zgody na nietworzenie funduszu czy regulaminu ZFŚS), konieczny będzie udział co najmniej dwóch pracowników wybranych przez załogę. To wzmacnia reprezentację pracowniczą i zwiększa transparentność procesu uzgadniania kluczowych kwestii socjalnych w zakładzie pracy.