Darmowy program do rozliczania PIT

wersja na Windows

Przycisk pobierania programu e-pity

lub uruchom online

Darmowy program do rozliczania PIT
Pobierz e-pity 2022
Darmowy program do rozliczania PIT
Przycisk pobierania programu e-pity
Pobierz e-pity 2022

Ustalanie uprawnień pracowniczych na przełomie roku

Gazeta Podatkowa

Wiele uprawnień pracowniczych, pomimo upływu roku kalendarzowego, jest nieprzerwanie realizowanych. Na przełomie lat kalendarzowych następuje jednak zmiana niektórych wskaźników z zakresu prawa pracy, które są wykorzystywane przy ustalaniu wymiaru lub wysokości określonych uprawnień czy świadczeń. Pojawia się w związku z tym pytanie, według jakich wskaźników dokonywać wypłaty świadczeń pracowniczych na przełomie roku.

Płaca minimalna z ubiegłego roku

Każdy pracownik zatrudniony w ramach stosunku pracy ma zagwarantowane wynagrodzenie w wysokości co najmniej minimalnej (ustalonej w proporcji do wymiaru etatu). Płaca minimalna w określonej wysokości obowiązuje w ramach danego roku kalendarzowego i ulega zmianie wraz z rozpoczęciem nowego roku, z dniem 1 stycznia kolejnego roku (a w 2023 r. również od dnia 1 lipca 2023 r.).

Zagwarantowana ustawowo płaca minimalna obowiązująca w danym roku kalendarzowym dotyczy wszystkich miesięcy (lub okresu) tego roku. Ma to szczególne znaczenie dla pracowników wynagradzanych stawką minimalną. Nawet bowiem gdy termin wypłaty wynagrodzenia za grudzień danego roku przypada do 10. dnia miesiąca następnego, tj. już w styczniu kolejnego roku, rozstrzygające o wysokości wynagrodzenia jest to, za jaki miesiąc ono przysługuje. Tak więc wypłata pensji za grudzień 2022 r. powinna nastąpić z uwzględnieniem stawki płacy minimalnej obowiązującej w tym właśnie roku - nawet jeżeli termin wypłaty przypadnie 10 stycznia 2023 r.

Jaka kwota wolna od potrąceń?

Przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia za pracę pracodawca jest zobowiązany stosować kwotę wolną od potrąceń (co nie dotyczy potrąceń alimentacyjnych). Kwota wolna odpowiada określonemu procentowi minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniach podatkowo-składkowych i ewentualnych wpłat do pracowniczego planu kapitałowego.

Zmiana wynagrodzenia minimalnego następuje od pierwszego dnia nowego roku kalendarzowego. Ze względu na możliwość ustalenia wypłaty wynagrodzenia w następnym miesiącu kalendarzowym za miesiąc poprzedni (maksymalnie do 10. dnia tego miesiąca), pojawiały się wątpliwości, od jakiego wynagrodzenia minimalnego należy ustalać kwotę wolną od potrąceń przy wypłacie wynagrodzenia za grudzień w styczniu następnego roku.

Jak wyjaśniło Biuro Krajowej Rady Komorniczej w piśmie z dnia 18 stycznia 2011 r. (znak: KRK/IV/117/11), stosownie do art. 80 K.p. kwota gwarantowana powinna być ustalana na podstawie wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne.

Jednak inaczej do tej kwestii podszedł Główny Inspektorat Pracy, który w swoim stanowisku przychylił się do stosowania bieżącej kwoty wolnej (patrz ramka). Za oceną prezentowaną przez GIP wydaje się przemawiać przeznaczenie kwoty wolnej od potrąceń, która ma zagwarantować pracownikowi minimum bytowe w miesiącu wypłaty wynagrodzenia.

Bieżący współczynnik urlopowy

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 K.p.). Do jego wyliczenia konieczne jest zastosowanie współczynnika urlopowego, co wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.), zwanego rozporządzeniem urlopowym. Współczynnik urlopowy ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje do obliczania ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Przepisy rozporządzenia urlopowego nie dają odpowiedzi na pytanie, jaki współczynnik należy stosować w sytuacji, gdy w styczniu danego roku wypłacany jest ekwiwalent za urlop zaległy z ubiegłego roku. Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia urlopowego zasadne jest jednak przyjęcie, że do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy zastosować współczynnik urlopowy w wysokości obowiązującej w roku wypłaty - bez względu na to, czy przysługuje on za urlop zaległy z poprzedniego roku (lub z lat wcześniejszych), czy za urlop bieżący.

Dla zatrudnionego na część etatu współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. Przy czym przy ustalaniu, jaki współczynnik trzeba zastosować decydujący jest ten wymiar etatu, który obowiązuje pracownika w dniu wypłaty ekwiwalentu - nawet w przypadku, gdy chodzi o ekwiwalent za urlop przysługujący w roku, w którym pracownika obowiązywał inny wymiar czasu pracy.

Przeliczenie podstawy wynagrodzenia urlopowego

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 K.p.). Szczegółowe zasady obliczania wynagrodzenia za urlop określają § 6-12 rozporządzenia urlopowego.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia za okresy do 1 miesiąca uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 (a w razie znacznego wahania ich wysokości 12) miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jak wynika z § 10 rozporządzenia urlopowego, w razie zmiany w zmiennych miesięcznych składnikach wynagrodzenia lub zmiany ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru - wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu - podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Takie zmiany wynagrodzenia mają miejsce nie tylko w przypadku podwyżek czy obniżek wynagrodzenia wprowadzanych w firmie, ale także przy podwyższeniu wynagrodzenia minimalnego. Służy ono bowiem do obliczania niektórych świadczeń, np. dodatków za pracę w nocy, wchodzących do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Na podstawie § 10 rozporządzenia urlopowego wymagają więc one przeliczenia (przykład 1).

Urlop cząstkowy i kolejny

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 K.p.). W sytuacji gdy pracownik podejmie swoją pierwszą pracę w ramach stosunku pracy po 1 grudnia danego roku, w ogóle nie nabędzie więc prawa do urlopu cząstkowego za ten miesiąc. Nie przepracuje bowiem pełnego miesiąca. Nie oznacza to jednak, że całkowicie zostanie pozbawiony uprawnień urlopowych.


Świadczenie urlopowe przysługuje w tym roku kalendarzowym, w którym został wykorzystany, a nie tylko rozpoczęty czy udzielony 14-dniowy urlop wypoczynkowy.


Urlop wypoczynkowy o charakterze cząstkowym jest nabywany i udzielany tylko w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik po raz pierwszy podjął pracę. Nie może on wykroczyć poza ten rok kalendarzowy. W roku następnym po roku podjęcia pierwszej pracy pracownik nabędzie jednak prawo do urlopu wypoczynkowego na zasadach ogólnych, tj. z dniem 1 stycznia danego roku (art. 153 § 2 K.p.). Urlop ten, zwany kolejnym, nabywany jest z góry, w pełnym wymiarze przysługującym pracownikowi.

Niewykorzystana "opieka" przepada

Jednym z uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem jest zwolnienie od pracy w celu sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 14, przysługujące na podstawie art. 188 K.p. Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z omawianego zwolnienia może skorzystać tylko jedno z nich. Ewentualnie mogą podzielić się tym uprawnieniem. Wspomniane zwolnienie trzeba wykorzystać w tym roku kalendarzowym, w którym przysługuje. Niewykorzystane uprawnienie nie przechodzi na rok następny. Pracownik nie może więc złożyć wniosku o udzielenie w kolejnym roku zaległych dni (godzin) zwolnienia za ubiegły rok, np. o udzielenie jednego dnia zwolnienia za 2022 r. w 2023 r.

Należy nadmienić, że pracownikowi nie przysługuje żadna rekompensata z tytułu niewykorzystania zwolnienia na dziecko do 14 lat.

Nieobecność w dniu 1 stycznia a wymiar urlopu

Pracownikowi, który wraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie niewykonywania pracy wskazanym w art. 1552 § 1 K.p. przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym. Przywołana regulacja obejmuje okresy niewykonywania pracy z powodu m.in.: urlopu bezpłatnego czy wychowawczego i ma zastosowanie w sytuacji, gdy pracownik w danym roku nie nabył jeszcze prawa do urlopu wypoczynkowego (m.in. z powodu wystąpienia w dniu 1 stycznia jednej z nieobecności wskazanych w art. 1552 § 1 K.p.) i powraca do pracy po zakończeniu tej nieobecności. Wówczas wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w roku powrotu, zgodnie z art. 1551 § 1 pkt 2 K.p.

Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi ze względu na staż pracy.

Wymiar urlopu pracownika niepełnoetatowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego etatu. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, a niepełny miesiąc pracy do pełnego miesiąca (przykład 2).

Przykład 1

Pracownik pełnoetatowy zatrudniony na czas nieokreślony pracuje na zmiany, które przypadają również w porze nocnej. Przysługuje mu stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 4.200 zł oraz dodatki za pracę w nocy. Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana w ostatnim dniu miesiąca. Pracownik w styczniu 2023 r. będzie korzystał z 6 dni (48 godz.) urlopu wypoczynkowego. W październiku 2022 r. wypłacono mu 16 dodatków za pracę w nocy w kwocie 57,28 zł, w listopadzie 2022 r. - 48 dodatków za pracę w nocy w wysokości 180,48 zł i w grudniu 2022 r. - 40 dodatków nocnych w kwocie 143,20 zł. Nominalny czas pracy wyniósł w tych miesiącach odpowiednio: 168 godz., 160 godz. i 168 godz.

Dodatki za pracę w nocy wypłacone w październiku, listopadzie i grudniu 2022 r. przyjmowane do podstawy wynagrodzenia urlopowego za styczeń 2023 r. pracodawca jest obowiązany przeliczyć, przyjmując wysokość wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. (3.490 zł). Dodatki za pracę w nocy po przeliczeniu wynoszą za:

-październik 2022 r. - 66,40 zł (tj. 16 × 4,15 zł),
-listopad 2022 r. - 209,28 zł (tj. 48 × 4,36 zł),
-grudzień 2022 r. - 166 zł (tj. 40 × 4,15 zł).

Wynagrodzenie ze składników zmiennych za urlop wykorzystywany w styczniu 2023 r.:

-(66,40 zł + 209,28 zł + 166 zł) : (168 godz. + 160 godz. + 168 godz.) = 0,89 zł,
-0,89 zł × 48 godz. = 42,72 zł.


Przykład 2

Pracownik pełnoetatowy, zatrudniony na czas nieokreślony i posiadający 10-letni staż pracy, od 1 grudnia 2022 r. do 14 lutego 2023 r. korzysta z urlopu bezpłatnego.

Pracownik 1 stycznia 2023 r. będzie przebywał na urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej 1 miesiąc, dlatego w tym dniu nie nabędzie prawa do urlopu za 2023 r. Prawo to uzyska dopiero po powrocie do pracy, tj. w dniu 15 lutego 2023 r.

Urlop wypoczynkowy tego pracownika należy ustalić proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pozostałego do końca 2023 r. Pracownikowi przysługują 24 dni urlopu, tj. 26 dni urlopu × 11/12 (luty 2023 r. podlega zaokrągleniu do pełnego miesiąca) = 23,83, po zaokrągleniu 24 dni (192 godz.) urlopu.

"(...) Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalana jest corocznie na podstawie ustawy (...) o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (...) w drodze wydanego na mocy upoważnienia ustawowego rozporządzenia Rady Ministrów. Dokonując potrąceń z wynagrodzenia za pracę, pracodawca obowiązany jest stosować kwotę wolną od potrąceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dacie dokonywania potrącenia (...)".

Pismo Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 26 stycznia 2011 r.,

znak: GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 101 (1976) z dnia 2022-12-19

Zasady korygowania transakcji opodatkowanych VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Kodeks pracyFormy zatrudnienia