Korekta raportów ZUS w razie uznania zdarzenia za wypadek przy pracy

Wypadek przy pracy niesie za sobą szereg konsekwencji na gruncie prawa pracy i świadczeń chorobowych. W przypadku bowiem, gdy niezdolność do pracy powstanie w takich okolicznościach, ubezpieczony ma prawo do tzw. świadczenia wypadkowego. Jednak nie zawsze możliwe jest automatyczne podjęcie jego wypłaty z funduszu wypadkowego. Zazwyczaj pracownik najpierw otrzymuje "zwykłe" świadczenie chorobowe, natomiast odpowiednie wyrównanie świadczenia dopiero po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy. Wszystko to wiąże się jednocześnie z koniecznością sporządzenia przez pracodawcę stosownych korekt dokumentów rozliczeniowych i przekazania ich do ZUS. Ponadto wypadek przy pracy może mieć wpływ na wysokość odprowadzanej przez płatnika do ZUS składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Źródło: shutterstock.com

Nowa kwalifikacja świadczenia

Ubezpieczonemu, którego niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem przy pracy, z tytułu tego wypadku przysługuje m.in. zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Tak wynika z art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1205). Świadczenie to jest należne ubezpieczonemu:

• niezależnie od długości okresu podlegania ubezpieczeniu,
• od pierwszego dnia niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy, o ile ubezpieczony na podstawie odrębnych przepisów nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, uposażenia, stypendium lub innego świadczenia przysługującego za czas niezdolności do pracy,
• w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku.

Aby jednak pracownik otrzymał (z ZUS lub od pracodawcy) zasiłek chorobowy z funduszu wypadkowego, zdarzenie musi zostać uznane za wypadek przy pracy.

Prowadzone postępowanie wyjaśniające w sprawie uznania zdarzenia za wypadek przy pracy zazwyczaj przeciąga się w czasie i rozstrzygnięcie następuje najczęściej już po wypłacie "zwykłego" świadczenia chorobowego. Wówczas do czasu wyjaśnienia sprawy pracownikowi należy się odpowiednio wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, o ile oczywiście spełnia warunki do ich wypłaty. Świadczenia te przysługują pracownikowi w wysokości odpowiednio 80% lub 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Dopiero po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy wypłacone wcześniej świadczenia należy traktować tak, jak zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a nie z ubezpieczenia chorobowego.

W pierwszej kolejności pracodawca powinien więc zakwalifikować wypłacone wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, rozliczając go w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Jednocześnie konieczne jest wyrównanie wcześniej wypłaconych świadczeń uznanych następnie za zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego do 100% podstawy wymiaru.

Korekta dokumentów rozliczeniowych

Uznanie zdarzenia za wypadek przy pracy i wypłata pracownikowi odpowiedniego wyrównania świadczeń chorobowych wiąże się z koniecznością sporządzenia i przekazania przez płatnika składek do ZUS stosownych korekt dokumentów rozliczeniowych.

W przypadku gdy pracodawca jest płatnikiem uprawnionym do wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych, to - po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy - kolejną czynnością jest rozliczenie przekwalifikowanego świadczenia w ciężar składek społecznych. W tym celu za pracownika, który uległ wypadkowi, płatnik powinien sporządzić komplet dokumentów korygujących, składający się z raportu ZUS RSA i ZUS RCA oraz zbiorczej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (patrz tabela).

Korektę tych dokumentów należy sporządzić za miesiące, w których pracodawca rozliczył w dokumentach przekazanych do ZUS wynagrodzenie chorobowe i/lub zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego (przykład).

W przypadku gdy pracodawca nieuprawniony do wypłaty zasiłków wypłaci wynagrodzenie za czas choroby, a ZUS uzna zdarzenie za wypadek przy pracy, to także wtedy wypłacone wynagrodzenie chorobowe zostanie zakwalifikowane jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Świadczenie to również powinno zostać rozliczone w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, ale tylko do wysokości należnego zasiłku z tego tytułu. ZUS obliczy wówczas kwotę należnego zasiłku chorobowego. Jeżeli kwota wypłacona pracownikowi przez pracodawcę będzie:

1) niższa niż należna - organ rentowy wypłaci pracownikowi różnicę między kwotą należną a wypłaconą przez pracodawcę,

2) równa kwocie należnej - ZUS wypłacone wynagrodzenie potraktuje jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego,

3) przewyższała należną kwotę zasiłku - ZUS wypłacone wynagrodzenie potraktuje jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, ale tylko do wysokości należnego zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (i tylko do tej wysokości będzie mogło być rozliczone przez pracodawcę w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne).

Nadpłata składek

Jeżeli przed uznaniem zdarzenia za wypadek przy pracy pracodawca wypłacił poszkodowanemu pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, to po przekazaniu do ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących na koncie pracodawcy (jako płatnika składek) powstanie nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne. Wynagrodzenie chorobowe po przekwalifikowaniu na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego nie stanowi bowiem podstawy wymiaru tej składki. Świadczenie to, rozliczone w korekcie dokumentów rozliczeniowych w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, obniży też należną do zapłaty kwotę tych składek (wykazuje się ją w bloku V. w polu 05 deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA).

ZUS powstałe w wyniku korekty dokumentów rozliczeniowych ewentualne nadpłaty składek zalicza z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, co wynika z art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.). Jeśli pracodawca nie posiada zaległości z tytułu nieopłaconych składek za minione okresy ani też bieżących zobowiązań z tego tytułu, wtedy nadpłata jest zaliczana przez ZUS na poczet przyszłych zobowiązań, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot.

Rozliczenie z pracownikiem

W przypadku gdy pracodawca wypłacił poszkodowanemu pracownikowi wynagrodzenie chorobowe (przed uznaniem zdarzenia za wypadek przy pracy), to powinien mu zwrócić pobraną wcześniej od tego wynagrodzenia składkę na ubezpieczenie zdrowotne, sfinansowaną w całości z jego środków.

Część tej składki, w wysokości 7,75% podstawy wymiaru, pracodawca odliczył od podatku dochodowego i w związku z tym przekazał do urzędu skarbowego niższą kwotę zaliczki na podatek dochodowy. Pracodawca nie koryguje jednak dokonanych już rozliczeń z fiskusem. W takim przypadku to pracownik, w zeznaniu podatkowym za rok, w którym otrzyma zwrot, jest zobowiązany doliczyć do podatku kwotę składki zdrowotnej uprzednio odliczoną od podatku.

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 40 (1811) z dnia 2021-05-20

Jakie prawa przysługują osobom fizycznym na mocy RODO? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Choroba, wypadekZUS