Jak założyć działalność gospodarczą? Jakich formalności należy dopełnić?

Ewelina Czechowicz

Obecnie można założyć firmę bez wychodzenia z domu składając wniosek przez Internet. Wystarczy chwila, by stać się przedsiębiorcą. Co więcej, jeśli osoba myśląca o założeniu działalności jest bezrobotna, może starać się o wsparcie z Powiatowego Urzędu Pracy na założenie działalności. Każdy urząd prowadzi odrębnie nabór wniosków o dotację na założenie działalności. Warto ustalić w miejscu zamieszkania, na jaką pomoc można liczyć w przypadku założenia działalności.

Jak założyć firmę? Jakie można otrzymać wsparcie? Z jakich ulg można skorzystać? Czy to się opłaca? Czy zakładanie działalności w dobie epidemii ma sens? Czy nowe firmy mogą liczyć na wsparcie? Jakie koszty należy ponosić prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą?

Zakładanie firmy

Źródło: shutterstock.com

Zakładanie działalności gospodarczej - jakie informacje są potrzebne

Zakładanie firmy rozpoczynamy od wpisania w przeglądarkę internetową adresu firma.gov.pl i wypełnienia na niej formularza CEIDG-1 (wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Firmę możemy założyć również w urzędzie gminy lub miasta.

https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/

Wszystkie sprawy w CEIDG można załatwić przez Internet przy użyciu darmowego Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli osoba chcąca założyć działalność gospodarczą nie posiada Profilu Zaufanego może go szybko uzyskać przez Internet wystarczy, że korzystasz z bankowości elektronicznej. Następnie trzeba tylko wypełnić wniosek CEIDG-1 i podpisać go za pomocą  przycisku "podpisz i wyślij wniosek”. Dowodem złożenia wniosku jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które wysyłane jest z CEIDG mailem.

Założenie działalności gospodarczej przez bankowość elektroniczną

Od stycznia 2018 roku wybrane banki umożliwiają rejestrację działalności przez bankowość elektroniczną.

Usługę tą oferują:

·        PKO BP (serwis iPKO)

·        mBank

·        ING

·        Santander Bank Polska

Procedura rejestracji odbywa się w formie elektronicznej i bez konieczności wizyty w urzędzie. Rejestracja firmy przez bank jest bezpłatna. Za pośrednictwem banku osoba zakładająca działalność zarejestruje firmę, ale pozostałe formalności (m.in. rejestracja w ZUS, rejestracja VAT jeśli jest konieczna) będzie musiała załatwić w ZUS i Urzędzie skarbowym.  

Założenie działalności w urzędzie gminy lub miasta

Przyszły przedsiębiorca może również założyć firmę  w urzędzie gminy lub miasta (wraz z wnioskiem CEIDG-1). Przedsiębiorca może dokonać zgłoszenia siebie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Do ubezpieczenia zdrowotnego można z kolei zgłosić członków rodziny. W trakcie wizyty w urzędzie przedsiębiorca ma możliwość wskazania osób zatrudnionych do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

 

Dokumenty dotyczące ZUS można złożyć także bezpośrednio w placówce ZUS, listownie albo elektronicznie przez program Płatnik lub aplikację e-Płatnik. Formalności należy dopełnić w terminie  7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. Data ta jest wskazana na formularzu CEIDG-1.

Zakładanie działalności gospodarczej - jakie druki złożyć do ZUS?

Do ZUS-u składamy jeden z dwóch podstawowych dokumentów:

  • ZZA – rejestracja tylko do składki zdrowotnej, jeśli przedsiębiorca chce skorzystać z "ulgi na start" lub gdy jest jednocześnie zatrudnionym na umowę o pracę z wynagrodzeniem powyżej minimalnej pensji krajowej.
  • ZUA – rejestracja do wszystkich składek, w tym również do "małego ZUS-u"

W przypadku chęci zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, należy złożyć formularz ZCNA.

PKD - co to jest i czemu służy?

W formularzu CEIDG-1 należy wskazać m.in. rodzaj działalności gospodarczej. Do tej czynności należy posłużyć się kodami PKD (Polską Klasyfikacją Działalności). Do formularza CEIDG należy wpisać numery wybranych czynności, które w ramach działalności jako przedsiębiorca zamierzasz wykonywać. Nie ma limitu kodów, mogą tam mieścić się wszelkie wykonywane przez przyszłego przedsiębiorcę kody działalności.

Polska Klasyfikacja Działalności Gospodarczej (PKD) to zbiór rodzajów działalności społeczno-gospodarczej, które występują w gospodarce narodowej. PKD wprowadzono do stosowania w statystyce, ewidencji, dokumentacji, rachunkowości oraz urzędowych rejestrach i systemach informacyjnych administracji publicznej. Kody PKD służą także klasyfikacji podmiotów gospodarczych dla potrzeb rejestru jednostek gospodarki narodowej (REGON) zgodnie z rodzajem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej. Na stronie GUS można skorzystać z wyszukiwarki kodów oraz  rozszerzonych opisów, precyzujących zakres poszczególnych PKD. W przypadku wypełniania wniosku elektronicznie, system sam będzie udzielać podpowiedzi. Na podstawie tych informacji łatwo uda się określić właściwe kody PKD do zakładanej działalności gospodarczej.

Forma opodatkowania

Wypełniając formularz wybieramy również formę opodatkowania.

Do wyboru podatnika dostępne są:

  • zasady ogólne – opodatkowanie według skali podatkowej 18% i 32%,
  • podatek liniowy – czyli opodatkowanie według stawki 19%,
  • ryczałt ewidencjonowany,
  • karta podatkowa.

Jeśli podatnik nie dokona żadnego dodatkowego zgłoszenia – pozostaje opodatkowany podatkiem dochodowym według skali podatkowej.

Dodatkowo w formularzu należy wskazać, kto będzie prowadził dokumentację finansową zakładanej firmy. W przypadku, kiedy przy zakładaniu działalności przyszły przedsiębiorca nie wie, czy prowadzenie dokumentacji księgowej zleci biuru rachunkowemu, powinien wybrać opcję samodzielnego prowadzenia dokumentacji (po wybraniu księgowego wpis można zaktualizować).

Urząd Skarbowy - jakich formalności trzeba dopełnić i kiedy jest to konieczne?

Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą numer NIP pozostaje niezmieniony, automatycznie staje się numerem firmy. W przypadku kiedy osoba zakładająca działalność gospodarczą nie posiadała numeru NIP, zostanie on założony przy realizacji przez Ministerstwo wniosku o założenie firmy. Wpis o założenie działalności powinien się pojawić w ewidencji w ciągu 3 dni od podpisania wniosku CEIDG, najczęściej jest dostępny następnego dnia po złożeniu wniosku.

Dokonując wpisu przedsiębiorca musi zdecydować, czy chce być czynnym podatnikiem VAT. Jeśli tak, należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz VAT-R.

Przedsiębiorcy zobowiązani do wyboru VAT-u

W art. 43 ustawy o podatku od towarów i usług ustawodawca wskazał działalności, które są zwolnione z obowiązku odprowadzenia podatku VAT. Są jednak przedsiębiorcy, którzy muszą być czynnymi podatnikami w zakresie VAT. 

Obowiązek stania się podatnikiem VAT następuje w przypadku przekroczenia progu 200 tysięcy złotych rocznych przychodów (liczonych bez kwoty podatku VAT) – do tej kwoty jest się zwolnionym z takiego obowiązku.

Po roku od rejestracji jako czynny płatnik VAT powstaje również możliwość rozliczania VAT-u kwartalnie. Wówczas termin wpłaty podatku na konto Urzędu Skarbowego mija 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu rozliczanego kwartału (np. za pierwszy kwartał – 25 kwietnia).

Komu opłaca się być VAT-owcem

Przedsiębiorcy, którzy wykonują lub będą wykonywać czynności na rzecz innych podatników VAT lub osiągają wysokie obroty z działalności gospodarczej, powinni już od początku prowadzenia swojej działalności gospodarczej zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT. Dzięki temu będą mogli korzystać z możliwości  odliczenia podatku VAT od faktur zakupu.

Ci, którzy uzyskują nadwyżki naliczonego VAT-u nad należnym, również powinni rozważyć, czy nie warto zostać czynnym podatnikiem VAT-u. Nadwyżka naliczonego VAT mogą być polepszeniem ich płynności finansowej.

Konto bankowe - czy jest obowiązkowe?

Po wprowadzeniu płatności metodą split payment, posiadanie rachunku firmowego w banku jest konieczne. Warto dokonać wyboru banku tak, by usługi były korzystne dla zakładanej firmy i nie wiązały się z koniecznością pobierania dużych opłat. Po założeniu firmowego konta bankowego należy poinformować o tym  fakcie Urząd Skarbowy oraz ZUS, wypełniając wniosek aktualizacyjny CEIDG.

Pieczątka firmowa

Nie istnieje żaden przepis prawa, który nakładałby  na przedsiębiorców obowiązek posiadania pieczątek firmowych. Pomimo tego, że na wielu urzędowych dokumentach znajdują się  pola „pieczęć i podpis”, to żaden urzędnik nie ma prawa egzekwować od przedsiębiorcy odbicia na dokumentach pieczątki. Tylko od przedsiębiorcy zależy czy będzie posiadał pieczątkę.

Pieczątka firmowa, aby spełnić wymogi Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej i ułatwiać wykazywanie danych niezbędnych w obrocie gospodarczym powinna zawierać:

  • nazwę firmy;
  • NIP;
  • adres siedziby (powinien być taki sam jak adres podany we wnioskach rejestracyjnych działalności).
  • Dodatkowe informacje, które warto zamieścić na pieczątce:
  • numer telefonu;
  • adres mailowy;

Zatem posiadanie pieczątki choć nie jest obowiązkowe jest zdecydowanie przydatne. Zawarcia na pieczątce danych kontaktowych i logo firmy jest łatwym sposobem na promocję firmy.

Jakim ubezpieczeniom podlega przedsiębiorca

Osoba prowadząca działalność gospodarczą objęta jest obowiązkowo ubezpieczeniami: emerytalnym, rentowymi, wypadkowym i zdrowotnym. Natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym osoby prowadzącej działalność nastąpi od dnia wskazanego we wniosku o objęcie ubezpieczeniem, jeżeli w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia działalności zostanie złożone zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

W pozostałych przypadkach objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym nastąpi od dnia wskazanego we wniosku o objęcie ubezpieczeniem, ale nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek złożono.

Ile wynoszą składki ZUS?

Jeśli nie jesteś uprawniony do ulg i opłacasz składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Składki ZUS podlegają corocznej waloryzacji. 

<< SPRAWDŹ WYSOKOŚĆ AKTUALNIE OBOWIĄZUJĄCYCH SKŁADEK ZUS >>

Ulgi w opłacaniu składek do ZUS

 Jeśli przedsiębiorca spełnia warunki określone w przepisach, może skorzystać z ulg w opłacaniu składek. Na podstawie obecnie obowiązujących przepisów możliwe jest skorzystanie z:

Czas trwania ulgi na start

Z ulgi na start może korzystać przedsiębiorca będący osobą fizyczną prowadzący działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG. Polega ona na tym, że przez okres 6 miesięcy kalendarzowych liczonych od dnia podjęcia działalności przedsiębiorca nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu). Nie ma więc obowiązku opłacania składek na te ubezpieczenia. Aby móc skorzystać z tej preferencji, przedsiębiorca powinien:

  • podjąć działalność gospodarczą po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia oraz
  • nie wykonywać działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, u którego przed dniem jej rozpoczęcia w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności gospodarczej.

Od dnia dokonania wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma jednak obowiązek zgłosić się do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (na druku ZUS ZZA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 40 X X) i opłacać za siebie składkę zdrowotną.

Z ulgi na start przedsiębiorca spełniający wskazane warunki może korzystać maksymalnie przez 6 miesięcy kalendarzowych. W przypadku gdy dzień faktycznego rozpoczęcia wykonywania działalności przypada pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, miesiąc ten wlicza się do 6 miesięcy trwania ulgi. Jeśli natomiast rozpoczęcie wykonywania działalności nastąpiło w trakcie miesiąca kalendarzowego, tego miesiąca nie wlicza się do okresu trwania ulgi na start.

Zakończenie ulgi na start

Jeżeli po upływie pierwszych 6 miesięcy prowadzenia firmy przedsiębiorca jej nie zlikwiduje i nadal będzie ją prowadził, obowiązkowe będą już dla niego ubezpieczenia społeczne (tj. emerytalne, rentowe i wypadkowe). Dobrowolnie może przystąpić tylko do ubezpieczenia chorobowego.

Obniżone składki ZUS

Po zakończeniu ulgi na start przedsiębiorca może jednak skorzystać z kolejnej preferencji, tzw. obniżonych składek ZUS. Przedsiębiorca opłaca wtedy za siebie składki społeczne od niższej podstawy wymiaru, wynoszącej 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2019 r. - 675 zł). Korzystanie z niej jest możliwe, o ile spełni warunki określone w art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), tj.:

  • nie prowadzi lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania obecnej działalności nie prowadził innej pozarolniczej działalności,
  • nie wykonuje na rzecz byłego pracodawcy takich samych czynności wchodzących w zakres obecnie wykonywanej działalności gospodarczej, jakie przed dniem jej rozpoczęcia wykonywał w ramach stosunku pracy (lub spółdzielczego stosunku pracy) w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym.

Gdyby przedsiębiorca nie spełniał tych warunków, składki na ubezpieczenia społeczne musiałby wówczas opłacać od zadeklarowanej podstawy, nie niższej jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Preferencyjne składki - kiedy można z nich skorzystać

Przedsiębiorca po półrocznym okresie "Ulgi na start (lub wcześniej, gdy z niej zrezygnuje) przez kolejne dwa lata może jeszcze opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od tzw. preferencyjnej podstawy wymiaru składek, tj. od zadeklarowanej kwoty nie niższej niż 30 proc. minimalnego wynagrodzenia, czyli 30 proc. od 2600 zł brutto, bo tyle w tym roku wynosi płaca minimalna w Polsce. Później jest to 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (60 proc. z 2600 zł brutto).

Na preferencyjnych zasadach składki mogą opłacać również osoby, które nie skorzystały wcześniej z ulgi na start, ale które spełniają pozostałe warunki. Są one takie same, jak w przypadku ulgi na start, tj. nie można prowadzić firmy w okresie ostatnich 60 miesięcy oraz nie można wykonywać działalności na rzecz byłego pracodawcy.

"Mały ZUS" i "mały ZUS plus"- kiedy można z niego skorzystać

"Mały ZUS", a od lutego 2020 r. "mały ZUS plus", można opłacać dopiero po wykorzystaniu okresu "Ulgi na start" (6 miesięcy), jeśli przedsiębiorca się na nią zdecydował oraz preferencyjnych składek (24 miesiące). Z ulgi można korzystać maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia firmy. Ulga dotyczy tylko składek na ubezpieczenia społeczne, które dla każdego będą w innej wysokości. Składkę zdrowotną przedsiębiorca opłaca w pełnej wysokości.

Dotychczas z "małego ZUS" mógł skorzystać przedsiębiorca, którego ubiegłoroczny przychód nie przekraczał 30-krotności minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2019 roku kwoty 67,5 tys. złotych. Od początku lutego 2020 roku kwota ta wzrosła do 120 tys. zł. Jeśli przedsiębiorca prowadził firmę krócej niż rok, to limit przychodów należy wyliczyć proporcjonalnie do czasu prowadzonej działalności.

"Mały ZUS" i "mały ZUS plus"- kiedy nie można z niego skorzystać

Z "małego ZUS" i "małego ZUS plus" nie skorzystają przedsiębiorcy, którzy prowadzili działalność gospodarczą w poprzednim roku krócej niż 60 dni. Z ulgi wykluczone są firmy, które rozliczają się na karcie podatkowej z jednoczesnym zwolnieniem sprzedaży od podatku VAT oraz te, które prowadzą także inną pozarolniczą działalność (np. jako wspólnik spółki jawnej, twórca czy artysta).

Z ulgi nie skorzysta również osoba, która wykonuje dla byłego lub obecnego pracodawcy to, co robiła dla niego jako pracownik w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym, a także przedsiębiorca, który spełnia warunki do płacenia preferencyjnych składek na ubezpieczenia społeczne (od podstawy wynoszącej 30 proc. minimalnego wynagrodzenia).

Skutki opłacania niższych składek do ZUS

Przedsiębiorca decydujący się na opłacanie niższych składek na ubezpieczenia społeczne, tzn. "małego ZUS" lub preferencyjnych składek, musi liczyć się z tym, że mają one istotny wpływ na wysokość świadczeń takich jak  zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek macierzyński czy zasiłek opiekuńczy. Trzeba pamiętać, że świadczenia z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego obliczane są od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe lub wypadkowe, czyli od tej samej kwoty, od której opłaca się składki.

Zakładanie firmy