Mając świadomość wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur, wielu przedsiębiorców od dawna podejmuje w swoich firmach działania dotyczące integracji z tym systemem. Czy koszty wdrożenia KSeF można odliczyć w ramach ulgi badawczo-rozwojowej? Tę kwestię rozstrzygają interpretacje dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) łączy się z poniesieniem przez przedsiębiorców sporych kosztów. Aby odpowiednio przygotować firmę do e-fakturowania, muszą m.in. zakupić specjalistyczne oprogramowania, odpowiadające potrzebom firmy, a także zapewnić szkolenia pracowników i skorzystać z doradztwa prawnego i technicznego. Wielu właścicieli firm zastanawia się, czy wydatki na działania wdrażające KSeF, które ponieśli w ubiegłym roku, można objąć ulgą badawczo-rozwojową (B+R).
Co można odliczyć w ramach ulgi B+R?
Ulga B+R, przysługująca podatnikom PIT i CIT, umożliwia odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. W przypadku większości podatników można odliczyć koszty dotyczące pracowników zaangażowanych w działalność B+R (m.in. wynagrodzenia zasadnicze, premie, składki ZUS finansowanych przez pracodawcę itp.) w wysokości 200% ich wartości. Z kolei odliczenie w wysokości 100% poniesionego wydatku przysługuje w odniesieniu do:
- amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych,
- zakupu materiałów i surowców,
- odpłatnego korzystania z aparatury naukowo-badawczej,
- nabywanych usług doradczych, opinii i ekspertyz itp.
Oczywiście odliczeń dokonać tego w zeznaniu za rok podatkowy, w którym te wydatki zostały poniesione. Odpowiednie regulacje tego dotyczące można znaleźć w art. 26e-26g ustawy o PIT (art. 18d-18e ustawy o CIT).
Działania dotyczące KSeF a ulga badawczo-rozwojowa
Na uldze B+R przedsiębiorcy mogą wiele zyskać. Największą korzyścią jest możliwość odliczenia wydatków na działalność badawczo-rozwojową – poprzez ujęcie ich w kosztach uzyskania przychodów, a następnie odliczenia od podstawy opodatkowania. Czy koszty poniesione na KSeF można objąć tą ulgą? Kluczową kwestią jest odpowiedź na pytanie, czy działania przedsiębiorcy dotyczące wdrażania KSeF mieszczą się w definicji działalności badawczo-rozwojowej. Przypomnijmy, za taką uznaje się działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań (art. 5a pkt 38 ustawy o PIT i art. 4a pkt 26 ustawy o CIT).
Przedsiębiorcy, biorąc pod uwagę tę definicję, mogą dojść do wniosku, że niektóre działania dotyczące KSeF można uznać za działalność B+R. Wprawdzie sam zakup gotowego oprogramowania od zewnętrznego dostawcy nie będzie uprawniał do skorzystania z tej ulgi, ale sytuacja jest inna np. w przypadku samodzielnego opracowania przez firmę nowego oprogramowania do obsługi e-faktur lub rozwijania już istniejącego oprogramowania w celu jego integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. To działania innowacyjne, a takie są obejmowane ulgą B+R. Duże znaczenie może mieć również zaangażowanie pracowników w prace twórcze, takie jak projektowanie czy testy funkcjonalne systemu.
Krajowa Informacja Skarbowa rozstrzyga wątpliwości
W niektórych interpretacjach fiskus potwierdza, że powyższa działalność może być objęta ulgą badawczo-rozwojową. Tak było np. w przypadku interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 listopada 2023 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.532.2023.2.AZ). Dotyczyła ona spółki, która w 2022 r. podjęła prace nad projektem polegającym na zintegrowaniu swojego systemu z Krajowym Systemem e-Faktur. Dyrektor KIS potwierdził, że prace wskazane we wniosku przez firmę mieszczą się w definicji działalności B+R w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT.
Twierdząco odpowiedział również na pytanie spółki, czy koszty (płace, premie, ekwiwalenty, składki) poniesione przez nią na pracowników i zleceniodawców zaangażowanych w projekt można zaliczyć do wydatków kwalifikowanych. Finalnie dyrektor KIS zgodził się, aby w tym przypadku przedsiębiorca ponoszący powyższe wydatki mógł skorzystać z ulgi B+R.
Co istotne, dyrektor KIS zwrócił uwagę, że w sytuacji, gdy pracownik w ramach swojej pracy wykonuje obowiązki związane nie tylko z działalnością B+R, należy wyłączyć z ulgi tę część jego wynagrodzenia, dodatkowych świadczeń oraz składek ZUS, których ta działalność nie dotyczy.
Pracownicy zaangażowani we wdrożenie KSeF
Kwestia możliwości odliczenia wydatków na KSeF w ramach ulgi B+R została podniesiona także w interpretacji dyrektora KIS z 15 stycznia 2024 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.621.2023.2.AZ). Przypadek dotyczył spółki, w której pracowały osoby zaangażowane w proces wdrożenia oprogramowania niezbędnego do komunikacji z KSeF. Do ich zadań należały m.in. selekcja i identyfikacja potrzeb programowych i biznesowych, opracowywanie rozwiązań systemowych odpowiadających tym potrzebom oraz implementacja wypracowanych koncepcji. Do obowiązków pracowników należała też praca w grupach roboczych mających na celu mapowanie nowych procesów oraz testowanie pod kątem spełnienia zakładanych oczekiwań oraz rozbudowy aplikacji wykorzystywanych przez spółkę.
Jaka była decyzja dyrektora KIS? Stwierdził on, że te działania wypełniały definicję działalności B+R w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT. Uznał też poniesione przez spółkę koszty osobowe (m.in. wynagrodzenia, składki ZUS w części finansowanej przez nią jako płatnika itp.) za koszty kwalifikowane, które można odliczyć w ramach ulgi B+R (w części, w jakiej czas przeznaczony na realizację prac B+R pozostawał w ogólnym czasie pracy tych pracowników w danym miesiącu).
Masz wątpliwości? Poproś o interpretację
Z tej interpretacji wynika, że w przypadku wykonywania prac badawczo-rozwojowych, ukierunkowanych na integrację programów informatycznych w firmie z KSeF, można zastosować ulgę. Nie oznacza to, jednak że tak będzie w przypadku każdej firmy. Przypominamy, że takie interpretacje zawsze dotyczą indywidualnych sytuacji. Dlatego w razie wątpliwości zawsze warto zwrócić się do dyrektora KIS o interpretację swojego przypadku.
