Już 7 kwietnia 2023 roku wejdą w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej. To czas, kiedy przed pracodawcami powstaje wiele wyzwań i nowe obowiązki. Co czeka pracodawców i na co powinni się przygotować? – wyjaśniamy

Po trzech latach praca zdalna została uregulowana, nowe przepisy wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r.

Zmiany w Kodeksie pracy: Od kwietnia więcej wolnego dla pracowników — nawet do 35 dni w roku — PIT.pl

Nowe obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej

W związku z wejściem w życie nowych przepisów, przed pracodawcami nowe obowiązki. Już od 7 kwietnia pracodawca pracownikom pracującym zdalnie powinien:

1. zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
2. pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
3. pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu określającym zasady wykonywania pracy zdalnej zawartym z zakładową organizacją związkową, w stosownym regulaminie, ewentualnie w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w odpowiednim porozumieniu z pracownikami,
4. zapewnić szkolenia i pomoc techniczną, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Źródło: Shutterstock

Nowe urlopy i przepisy dla rodziców przyjęte przez Sejm, czekają na podpis Prezydenta - PIT.pl

Praca zdalna w kodeksie pracy — zasady ustali pracodawca z pracownikiem

Zgodnie z wprowadzonymi zmianami w zakresie wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli u danego pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien uregulować zasady jej wykonywania  w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Porozumienie powinno określać:

1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci, pracą zdalną; 
2. zasady pokrywania przez pracodawcę niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu czy regulaminie.  
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę; 
4. zasady ustalania ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.  

Praca zdalna – pracodawca powinien pokryć koszty

Biorąc pod uwagę fakt, że nowe przepisy regulują obowiązki pracodawcy oraz pracownika pracującego zdalnie obie strony będą musiały ustalić sposób rozliczania kosztów pracy zdalnej. Mając na uwadze nowe przepisy  przy ustalaniu wysokości ryczałtu, powinno się wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Oznacza to, że pracodawca, wskazując kwotę ryczałtu, powinien ją, uzasadnić opierając się na wskazanych kryteriach. Pracownik i pracodawca będą mogli ustalić, czy rozliczenie pracy zdalnej będzie rozliczane poprzez wypłatę ryczałtu, czy ekwiwalentu. W obu przypadkach należy określić wysokość świadczeń i zasady ich wypłacania.

Praca zdalnaKodeks pracyRyczałtKoszty