Kiedy pracodawca może odrzucić wniosek o pracę zdalną?

Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna została unormowana na mocy przepisów Kodeksu pracy. W regulacjach dotyczących tej pracy wyodrębniono grupy pracowników, którzy mogą złożyć wiążący wniosek o pracę zdalną. Pracodawca generalnie powinien ten wniosek uwzględnić, przepisy nie wprowadzają jednak w tym zakresie bezwzględnego obowiązku.

Wniosek względnie wiążący

Kodeksowe przepisy o pracy zdalnej, które zaczęły obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r., dały pracodawcy możliwość wdrożenia w swoim zakładzie pracy zdalnej. Nie jest to jednak obowiązkiem pracodawcy. Ma on prawo nie wprowadzać pracy zdalnej w swoim zakładzie, co nie przeszkadza w złożeniu wniosku o taką pracę przez zainteresowanego pracownika.

Generalnie wniosek pracownika o zastosowanie pracy zdalnej nie jest wiążący dla pracodawcy. Wyjątek dotyczy jednak pracowników wymienionych w art. 67¹⁹ § 6 K.p. i pracowników, o których mowa w art. 188¹ K.p. (patrz ramka). Wniosek od tych pracowników powinien być uwzględniony przez pracodawcę, jednak nie jest to bezwzględną zasadą.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku złożonego przez pracownika wskazanego w art. 67¹⁹ § 6 K.p., jeżeli wykonywanie przez niego pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej przez niego pracy. O przyczynach odmowy pracodawca jest zobowiązany powiadomić pracownika (w postaci papierowej lub elektronicznej) w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.

Podobny tryb rozpatrywania wniosku o pracę zdalną obowiązuje w przypadku, gdy wniosek złożył pracownik wspomniany w art. 188¹ K.p. W takiej sytuacji pracodawca również ma obowiązek poinformowania pracownika o uwzględnieniu wniosku lub o przyczynie jego odrzucenia (albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy, w tym pracy zdalnej) w terminie 7 dni od jego złożenia.

Jak widać z przytoczonych regulacji, wniosek o wykonywanie pracy zdalnej w żadnym przypadku nie jest dla pracodawcy bezwzględnie wiążący, nawet jeżeli pochodzi od "uprzywilejowanych" pracowników. Ponadto trzeba podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku wskazywania przyczyny odmowy uwzględnienia wniosku - bez względu na to, od jakiego pracownika pochodzi - jeżeli wniosek ten dotyczy okazjonalnej pracy zdalnej.

Kontrola rozpatrzenia wniosku

W związku z kodeksowym uregulowaniem pracy zdalnej i przyznaniem niektórym pracownikom prawa do złożenia wniosku o tę pracę na specjalnych zasadach, rozszerzył się katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Od 26 kwietnia br. jest nim naruszenie przez pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu przepisów m.in. o:

• elastycznej organizacji pracy, o której mowa w art. 188¹ K.p. (do której zalicza się praca zdalna),
• uwzględnianiu wniosków, o których mowa w art. 67¹⁹ § 6 i § 7 K.p. (tj. wniosku pracowników wskazanych w tych przepisach o wdrożenie pracy zdalnej i sposobu rozpatrzenia wniosku przez pracodawcę).

Co do tych wykroczeń, to ze stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 25 kwietnia 2023 r. udostępnionego naszemu Wydawnictwu wynika, że przedmiotem ewentualnej kontroli ze strony PIP będzie dopełnienie przez pracodawcę formalnych wymogów związanych z uwzględnieniem lub odmową uwzględnienia wniosku o pracę zdalną. Inspektorzy PIP skontrolują np. dotrzymanie przez pracodawcę terminu na poinformowanie pracownika o odmowie uwzględnienia wniosku czy wskazanie przyczyny odmowy.

Jak wskazał GIP w przywołanym stanowisku: "(...) W przypadku wiążących wniosków o pracę zdalną składanych przez pracowników, o których mowa w art. 67¹⁹ § 6 i 7 K.p. inspektor pracy skontroluje, czy pracodawca poinformował pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku oraz czy dokonał tego w ustawowym terminie. Inspektor pracy nie jest uprawniony do oceny zasadności odmowy przez pracodawcę uwzględnienia wniosku uprawnionego pracownika, ponieważ przyczyny odmowy są związane z organizacją pracy lub rodzajem pracy, a te kwestie mieszczą się wyłącznie w zakresie uprawnień organizacyjnych pracodawcy. (...)".

Przedmiotem zainteresowania inspektorów pracy nie będzie więc raczej merytoryczna zasadność odmowy przez pracodawcę uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną, a dochowanie przez pracodawcę wymaganej procedury rozpatrywania wniosku.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 57 (2036) z dnia 2023-07-17

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Praca zdalnaFormy zatrudnieniaKodeks pracy