Rozliczenie w ZUS zleceniobiorcy po zatrudnieniu go na etacie

Jeżeli z osobą, która wykonuje umowę zlecenia, zleceniodawca zawrze jednocześnie umowę o pracę, to dla celów ubezpieczeń w ZUS zleceniobiorca jest traktowany na zasadach obowiązujących pracowników. Przychód uzyskany z umowy zlecenia należy wtedy traktować jako przychód pracowniczy i składki ubezpieczeniowe powinno się naliczyć z obu umów.

Ubezpieczenie zleceniobiorcy w ZUS

Osoba wykonująca umowę zlecenia podlega z tego tytułu w ZUS obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu wypadkowemu. Zleceniobiorca jest nimi objęty od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia jej rozwiązania lub wygaśnięcia. W tym samym czasie podlega on też obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dobrowolnie może podlegać tylko ubezpieczeniu chorobowemu (wniosek o objęcie tym ubezpieczeniem składa u zleceniodawcy). Zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych (w tym do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) oraz ubezpieczenia zdrowotnego dokonuje zleceniodawca na druku ZUS ZUA.

Źródło: shutterstock.com

Jeżeli zleceniobiorca ma ustalone w umowie wynagrodzenie kwotowe, wtedy podstawę wymiaru składek społecznych stanowi dla niego przychód w rozumieniu przepisów o pdof uzyskany ze zlecenia. Natomiast podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi dla zleceniobiorcy podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych, z wyłączeniem jej rocznego limitu. Tak ustaloną podstawę wymiaru składki zdrowotnej pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe (o ile zleceniobiorca przystąpił do niego), potrąconych przez zleceniodawcę ze środków zleceniobiorcy. Składki od przychodu uzyskanego przez zleceniobiorcę zleceniodawca nalicza mu w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych do ZUS za miesiąc, w którym przychód ten został osiągnięty. Analogiczna zasada ustalania podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej oraz ich rozliczania obowiązuje, gdy wynagrodzenie w umowie zlecenia jest ustalone w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie.

Zawarcie umowy o pracę

Jeśli osoba, która wykonuje umowę zlecenia, zawrze dodatkowo ze zleceniodawcą umowę o pracę, dla celów ZUS jest traktowana jako pracownik. Przychód uzyskany z umowy zlecenia traktuje się wtedy jak przychód uzyskany ze stosunku pracy. Sumuje się go z przychodem z etatu i wykazuje jako łączną podstawę wymiaru składek społecznych oraz podstawę wymiaru składki zdrowotnej w jednym bloku imiennego raportu ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 X X.

Po zawarciu z własnym pracownikiem umowy zlecenia pracodawca zasadniczo nie przekazuje do ZUS dodatkowego zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń. Jednak w przypadku, gdy najpierw została zawarta umowa zlecenia i zleceniobiorca został już zgłoszony do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla osób wykonujących zlecenie (tj. 04 11 X X), a dopiero później zostanie z nim zawarta dodatkowo umowa o pracę, należy przekazać do ZUS odpowiednie dokumenty zgłoszeniowe. W pierwszej kolejności trzeba wtedy:

• wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z datą, od kiedy został zawarty stosunek pracy oraz kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 X X i następnie
• z tą samą datą zgłosić go do wszystkich obowiązkowych ubezpieczeń jak pracownika na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X.

Druki ZUS ZWUA, ZUS ZUA i ZUS RCA dostępne w Programie DRUKI Gofin

Również z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia należy rozliczać składki od przychodu z obu umów (w raporcie ZUS RCA). Do podstawy wymiaru tych składek (społecznych i zdrowotnej) trzeba przyjąć łączny przychód uzyskany z umowy zlecenia i umowy o pracę. Wprawdzie składki na ubezpieczenia społeczne wylicza się w takim przypadku od sumy wynagrodzeń z obu umów, jednak składkę zdrowotną należy wyliczyć osobno od przychodu ze stosunku pracy oraz z umowy zlecenia. Po zsumowaniu obu składek zdrowotnych podaje się w raporcie łączną kwotę. Naliczone składki ZUS wykazuje się następnie w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym pracownik uzyskał przychód (tu: z etatu i zlecenia).

Kiedy liczyć składki ze zlecenia?

Jeżeli zdarzy się, że już w trakcie trwania stosunku pracy zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie z tytułu wykonywania umowy zlecenia, np. według stawki miesięcznej, ale będzie ono należne m.in. za okres, w którym nie był on jeszcze pracownikiem w danej firmie, wtedy składki ubezpieczeniowe należne od części wynagrodzenia przysługującego za ten okres należy mu rozliczyć na zasadach obowiązujących jak przy zleceniu. W tym celu trzeba podzielić kwotę wynagrodzenia miesięcznego przez liczbę dni wykonywania zlecenia i pomnożyć przez liczbę dni, w których osoba wykonująca tę umowę była w danym miesiącu ubezpieczona jako zleceniobiorca (przykład).

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 46 (2025) z dnia 2023-06-07

Składki na FP, FS i FGŚP za pracowników oraz zleceniobiorców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Formy zatrudnieniaKodeks pracyZUSWynagrodzeniaUmowa o pracęUmowa zlecenie