W dobie rosnącej potrzeby motywowania pracowników oraz zwiększania zaangażowania zespołu coraz częściej pojawiają się pytania: czy wyjazd integracyjny, nagroda motywacyjna w formie wycieczki zagranicznej, może zostać uznany przez fiskusa za koszt uzyskania przychodów? Odpowiedź brzmi – tak, ale pod warunkiem spełnienia warunków.
Dyrektor KIS potwierdził, że wydatek spółki na wykupienie wycieczki dla pracownika lub współpracownika (oraz – w pewnych warunkach – dla osoby towarzyszącej) może – pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów – zostać uznany za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT. Kluczowe są: forma wypłaty jako należnego wynagrodzenia, zapis w umowie, związek z przychodem oraz brak charakteru reprezentacyjnego. Poniżej prezentujemy kompleksową analizę tego stanowiska, wskazując na praktyczne implikacje, ryzyka i warunki, jakie powinna spełnić spółka, by bezpiecznie stosować takie rozwiązanie.
Ważna interpretacja KIS
Interpretacja dotyczy spółki, która zatrudnia zarówno pracowników w ramach stosunku pracy, jak i współpracuje z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Spółka wprowadza system dodatkowego wynagrodzenia (premii) za realizację określonych warunków – np. udział w negocjacjach kontraktu, finalizacja etapu kontraktu, osiągnięcie wyniku finansowego przez zespół. Wynagrodzenie dodatkowe może być wypłacane w formie pieniężnej albo niepieniężnej – w szczególności poprzez wykupienie wycieczki przez Spółkę dla Pracownika/Współpracownika. W niektórych przypadkach wycieczka może objąć także osobę wskazaną przez pracownika/współpracownika (np. małżonek, partner). W umowie ma być zapisane, że wynagrodzenie dodatkowe w takiej formie jest należne za świadczoną pracę lub usługi. Spółka wskazuje, że wycieczka będzie miała wartość odpowiadającą wysokości należnej premii albo zostanie skorygowana (zwrot/odliczenie) w razie nadwyżki lub niższej wartości, w celu zachowania proporcji i pełnej wartości wynagrodzenia. Wskazuje również, że podstawowe wynagrodzenie pieniężne jest na tyle wysokie, iż sama forma pieniężna nie stanowiłaby jedynego czynnika motywacyjnym, stąd formuła wycieczki jako premii stanowi rozwiązanie konkurencyjne. Stanowisko Spółki: wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ spełniają warunki definicyjne kosztów uzyskania przychodów. Organ w interpretacji potwierdził to stanowisko w zakresie pytań nr 1, 3, 5 i 7 (tj. wydatków Spółki – nie zaś kwestii przychodów po stronie pracownika/współpracownika).
Warunki zaliczenia wydatku jako kosztu uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych („ustawa o CIT”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. W związku z powyższym każdy wydatek należy oceniać pod kątem spełnienia następujących warunków:
1. Wydatek poniesiony przez podatnika – to znaczy, że musi być pokryty z majątku podatnika.
2. Wydatek definitywny (rzeczywisty) – nie może być zwrócony podatnikowi lub chroniony tak, że nie pozostaje ostateczny.
3. Związek z działalnością gospodarczą podatnika – wydatek musi mieć charakter związany z prowadzoną działalnością.
4. Wydatek w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów, lub ich źródła – istotny jest związek przyczynowo-skutkowy, nie musi być jednak gwarancja osiągnięcia przychodu.
5. Dokumentacja wydatku – odpowiednia, zgodna z przepisami.
6. Wydatek nieobjęty wyłączeniami z kosztów uzyskania przychodów zawartymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
W interpretacji omawiane wydatki — na zakup wycieczki jako formy wynagrodzenia dodatkowego — w ocenie organu spełniają te warunki: zostały przewidziane w umowie jako wynagrodzenie należne, mają ścisły związek z działalnością (motywacja kadry, stabilność zatrudnienia, zabezpieczenie kluczowych osób) i zostały właściwie udokumentowane (faktury VAT, umowa z pracownikiem/współpracownikiem). Organ stwierdził, że wydatki te nie zostały wymienione w katalogu art. 16 ust. 1 i nie stanowią kosztów reprezentacji ani wydatków na działalność socjalną w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 oraz pkt 45 ustawy o CIT.
W praktyce – jeżeli spełnione zostaną wymienione warunki, wydatki na wycieczki mogą być kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodów.
Źródło: Shutterstock
Wycieczka jako część wynagrodzenia
Istotnym punktem jest to, że wycieczka nie jest świadczeniem socjalnym ani samodzielnym bonusem ad hoc, lecz stanowi formę wynagrodzenia należnego za pracę lub usługi. W analizowanej sprawie spółka przewidziała, że dodatkowe wynagrodzenie (premia) może być wypłacane albo w formie pieniężnej, albo w formie niepieniężnej — wycieczki. Zawarcie takich zapisów w umowie (ze wskazaniem, że wynagrodzenie dodatkowe może przybrać formę wycieczki) stanowi skierowanie tej formy wypłaty w ramach stosunku prawnego wynagrodzenia. Dzięki temu organ uznał, że wycieczka jest elementem systemu wynagrodzeń, a nie świadczeniem niezależnym od wynagrodzenia.
Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność:
- przewidzenia w umowie (z pracownikiem lub współpracownikiem) możliwości przyznania wynagrodzenia dodatkowego w formie wycieczki;
- wyraźnego wskazania warunków, na jakich taki bonus-wycieczka zostanie przyznany (np. realizacja kontraktu, wynik finansowy, aktywność negocjacyjna);
- równej wartości premii pieniężnej i odpowiednio wartości wycieczki albo mechanizmu korekcyjnego (zwrot/odliczenie) w przypadku różnicy.
Związek przyczynowo-skutkowy z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodu
Organ w wydanej interpretacji podkreślił, że wydatki te pozostają w związku z działalnością gospodarczą spółki — kadra kierownicza/pracownicy mają wpływ na pozyskiwanie i realizację kontraktów, co bezpośrednio łączy się z przychodami spółki. Ponadto wycieczka jako wynagrodzenie dodatkowe ma na celu zwiększenie motywacji, lojalności i stabilności zatrudnienia kluczowej kadry, co zabezpiecza źródło przychodów.
To oznacza, że przedsiębiorca powinien móc wykazać (chociażby w opisie procedury premiowej lub w umowie), że konkretnie:
- dana osoba ma znaczenie dla przychodów („kadra kierownicza”),
- dodatkowe wynagrodzenie jest powiązane z rezultatami (kontrakty, wyniki finansowe),
- formuła wycieczki ma charakter motywacyjny/inwestycyjny — nie tylko zakładowy dodatek lub wydatek czysto rekreacyjny.
Interpretacja wyraźnie wskazuje, że wydatki nie są wydatkami reprezentacyjnymi ani wydatkami z działalności socjalnej w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 i pkt 45 ustawy o CIT. W praktyce oznacza to:
· Reprezentacja to działania skierowane do podmiotów zewnętrznych (kontrahentów) w celu kreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Natomiast środki wypłacane pracownikowi/współpracownikowi i jego osobie towarzyszącej nie mają charakteru reprezentacyjnego w tym sensie.
· Działalność socjalna i świadczenia z ZFŚS – wyłączenie dotyczy wydatków pracodawcy na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W tym przypadku środki są wypłacane jako wynagrodzenie, a nie w ramach ZFŚS.
Dla przedsiębiorcy istotne jest, aby konstrukcja wypłaty była wyraźnie wynagrodzeniem należnym, a nie świadczeniem socjalnym, z którego korzyść miałaby osoba wskazana przez pracownika/współpracownika. Kluczowe jest, by forma była wyborem strony (pracownika) w ramach umowy — co potwierdza, że to wynagrodzenie, nieświadczenie socjalne.
Interpretacja KIS z 7 października 2025 r. stanowi ważne stanowisko potwierdzające, że wydatki spółki na zakup wycieczki jako formy wypłaty dodatkowego wynagrodzenia dla pracownika lub współpracownika (oraz osoby towarzyszącej) mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, jeżeli spełnione są wszystkie kluczowe warunki: zawarta umowa przewidująca taką formę wynagrodzenia, związek wydatku z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, właściwa dokumentacja oraz brak wyłączeń ustawowych. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy mają możliwość wykorzystywania takiej formuły jako elementu systemu motywacyjnego i konkurencyjności na rynku pracy, przy jednoczesnym uwzględnieniu skutków podatkowych.
Jeśli firma rozważa sfinansowanie wyjazdu na Wyspy Kanaryjskie lub innego zagranicznego kierunku dla kierownika wraz z osobą towarzyszącą, to – na podstawie interpretacji KIS – taki wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem spełnienia określonych warunków. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców, którzy traktują wyjazdy jako element motywacyjno-integracyjny. Jednak decyzja zależy od właściwej dokumentacji, uzasadnienia oraz zgodności z przepisami podatkowymi.
Źródło: http://sip.mf.gov.pl