Darmowy program do rozliczania PIT

wersja na Windows

Przycisk pobierania programu e-pity

lub uruchom online

Darmowy program do rozliczania PIT
Pobierz e-pity 2022
Darmowy program do rozliczania PIT
Przycisk pobierania programu e-pity
Pobierz e-pity 2022

Kodeksowe warunki wykonywania pracy zdalnej

Gazeta Podatkowa

Zgodnie z obowiązującym obecnie stanem prawnym praca zdalna może być wykonywana na podstawie specustawy w sprawie COVID-19. Formą wykonywania pracy na odległość, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, jest również telepraca przewidziana w Kodeksie pracy. Już niedługo, za sprawą nowelizacji Kodeksu pracy, praca zdalna zostanie w nim uregulowana, zastępując telepracę.

Praca zdalna w Kodeksie pracy

W toku zaawansowanych prac legislacyjnych znajduje się ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Zawiera ona regulacje dotyczące m.in. zasad wykonywania pracy zdalnej oraz określa katalog prac, które nie mogą być wykonywane w tej formie. Należą do nich m.in. prace szczególnie niebezpieczne oraz w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę w sprawie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia - z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.

Regulamin albo porozumienie

W celu wdrożenia pracy zdalnej w odniesieniu do konkretnego pracownika lub grupy pracowników, pracodawca będzie musiał uregulować tę pracę na poziomie zakładowym. Oznacza to konieczność:

  • zawarcia przez pracodawcę porozumienia z zakładową organizacją związkową,
  • utworzenia regulaminu pracy zdalnej - w razie braku zakładowej organizacji związkowej lub niezawarcia z nią porozumienia,
  • zawarcia przez pracodawcę porozumienia z pracownikiem, jeżeli nie został wydany regulamin lub jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Ustawa nowelizująca określa niezbędną treść wspomnianego porozumienia lub regulaminu. W aktach tych powinny się znaleźć zapisy określające m.in.:

  • grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, w tym wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu,
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika pracującego zdalnie, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy zdalnej i kontroli wykonywania takiej pracy,
  • zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Źródło: shutterstock

Jednostronne polecenie albo wniosek

Ustawa nowelizująca przewiduje możliwość wykonywania pracy zdalnej na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy lub okazjonalnego wniosku pracownika. Jednostronne wprowadzenie pracy zdalnej przez pracodawcę będzie możliwe w okresie:

  • obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
  • w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej - jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Z kolei pracownik będzie mógł skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej na podstawie swojego wniosku, przez 24 dni w roku kalendarzowym (według sejmowej wersji ustawy) lub 30 dni w roku (zgodnie z poprawkami Senatu).

Zgodnie z sejmową wersją ustawy nowelizującej ma ona - w zakresie pracy zdalnej - wejść w życie po upływie 2 miesięcy od dnia publikacji. Senat zaproponował przedłużenie tego okresu o miesiąc. Na dzień oddania GP do druku ustawa oczekuje na ostateczne rozpatrzenie przez Sejm.

Obowiązki pracodawcy w związku z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej

Zgodnie z ustawą nowelizującą obowiązkiem pracodawcy w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej będzie m.in.:

-uregulowanie warunków wykonywania pracy zdalnej w aktach zakładowych,
-zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
-pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
-pokrycie innych (niż określone powyżej) kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dotyczącym pracy zdalnej: porozumieniu, regulaminie, jednostronnym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem,
-zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy,
-określenie procedury ochrony danych osobowych i zapoznanie z nią pracownika oraz przeprowadzanie, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie,
-przeprowadzanie oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej i zapoznanie z nią pracownika,
-wskazanie w informacji o warunkach zatrudnienia (w razie wprowadzenia pracy zdalnej przy zatrudnieniu pracownika) lub przekazanie pracownikowi najpóźniej w dniu podjęcia pracy zdalnej informacji o:
 jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika świadczącego pracę zdalną,
 osobie lub organie odpowiedzialnym za współpracę z ww. pracownikiem i upoważnionym do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Jeżeli pracownik będzie wykonywał pracę zdalną na własnym sprzęcie, będzie miał prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą w porozumieniu. Ekwiwalent będzie mógł zostać zastąpiony ryczałtem.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 3 (1982) z dnia 2023-01-09

Składki na FP, FS i FGŚP za pracowników oraz zleceniobiorców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Praca zdalnaKodeks pracy