Zatrudnienie w ramach stosunku pracy jest związane z licznymi obowiązkami dokumentacyjnymi po stronie pracodawcy. Dotyczy to wszystkich etapów zatrudnienia, w tym nawiązania stosunku pracy. Z tym etapem wiąże się m.in. wymóg przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia.
Wiele danych w informacji dodatkowej
Zawarcie umowy o pracę w większości przypadków wiąże się z koniecznością przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 K.p. Od 26 kwietnia 2023 r. informacja ta, zwana niekiedy informacją dodatkową, ma bardzo szeroki zakres danych (w porównaniu do poprzedniego stanu prawnego). Pracodawca musi bowiem wykazywać w niej dane dotyczące m.in.:
- obowiązującego pracownika dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy,
- innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składników wynagrodzenia oraz świadczeń pieniężnych lub rzeczowych,
- wymiaru przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, m.in. urlopu wypoczynkowego lub – jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania informacji – zasad jego ustalania i przyznawania.
Informacja o warunkach zatrudnienia powinna być przekazana pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Ponadto pracownikowi należy przekazać – w terminie do 30 dni od dopuszczenia pracownika do pracy – informację o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których spływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym. Informacje te można przekazać w drodze odrębnego pisma. Zdarza się jednak w praktyce, że są one częścią informacji dodatkowej.
Zmiana każdej z danych zawartych w informacji dodatkowej wymaga jej aktualizacji – niezwłocznie, nie później jednak niż do dnia, w którym taka zmiana będzie miała zastosowanie do pracownika. Powyższy obowiązek nie dotyczy przypadków, gdy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, o ile zostały one wskazane w informacji dodatkowej.
Problematyczne punkty informacji
Jeden z punktów informacji dodatkowej dotyczy innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składników wynagrodzenia oraz świadczeń pieniężnych i rzeczowych. W odniesieniu do tego punktu sygnalizowano wiele wątpliwości, np. co do tego, czy wskazywać w nim te uprawnienia czy świadczenia płacowe, do których pracownik potencjalnie może nabyć prawo, np. odprawę emerytalną czy dodatek za nadgodziny.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi z dnia 6 czerwca 2023 r. udzielonej na pytanie naszego Wydawnictwa uznało, że wypełniając ww. punkt informacji dodatkowej, pracodawca powinien uwzględnić przysługujące pracownikowi świadczenia i składniki płacowe wynikające z przepisów ustawowych i zakładowych, w tym te, do których pracownik potencjalnie może nabyć prawo w przyszłości, jak m.in. odprawę emerytalną, wynagrodzenie przestojowe czy dodatki za pracę w nocy.
Kolejna wątpliwość dotyczyła wykazywania w informacji dodatkowej płatnych urlopów przysługujących pracownikowi. Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy wyrażonym w odpowiedzi z dnia 7 lipca 2023 r., udzielonej na pytanie naszego Wydawnictwa, w tym punkcie należy podać informację o przysługującym pracownikowi urlopie wypoczynkowym, a także o innych urlopach wynikających ze stosunku pracy i płatnych przez pracodawcę, takich jak np. dodatkowy urlop wypoczynkowy dla pracownika niepełnosprawnego (patrz ramka).
|
Przykładowe wypełnienie punktów informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie wymiaru czasu pracy i urlopów Obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy
Wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu (przy założeniu, że pracownik od kilku lat ma umiarkowany stopień niepełnosprawności, podjął zatrudnienie w trakcie roku na pełny etat i podnosi kwalifikacje zawodowe na studiach):
|
Dużo trudności w praktyce przysparza też wykazanie we wspomnianej informacji danych o dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy (którego nie należy mylić z dobową i tygodniową normą czasu pracy). Zdaniem redakcji, w tym przypadku pracodawca może – przy rozkładach czasu pracy przewidujących różną liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach roboczych lub/i przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin – podać w informacji o warunkach zatrudnienia dane o wymiarze dobowym i tygodniowym w ten sposób, że wskazany zostanie przedział godzin, w którym będą się mieścić te wymiary.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 82 (2165) z dnia 2024-10-10
Pracodawca przed sądem pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl