Ewidencja kosztów szczepień przeciw grypie
Gazeta Podatkowa 11.10.2018 08:00 (aktualizacja: )Część pracodawców w celu zminimalizowania ryzyka nieobecności pracowników spowodowanych zachorowaniem na grypę zapewnia im szczepienia profilaktyczne. W księgach rachunkowych wydatki na takie świadczenie ujmuje się na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie. Wartość szczepień jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy, który zasadniczo podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Ujęcie kosztów szczepień
W księgach rachunkowych wydatki na szczepienia profilaktyczne pracowników zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej. Zasadniczo jako wydatki związane z zatrudnieniem pracowników są one ujmowane na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub na odpowiednim koncie w zespole 5. Ewidencja faktury dokumentującej wykonanie usługi szczepienia może przebiegać zapisami:
a) wartość wykonanej usługi
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
b) zarachowanie wartości wykonanej usługi do kosztów działalności operacyjnej
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
Uregulowanie zobowiązania z tytułu wykonania usługi szczepienia można ująć następująco:
- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący".
Przychód ze stosunku pracy
Zasadniczo z ogólnych przepisów prawa pracy nie wynika obowiązek finansowania przez pracodawcę szczepień przeciw grypie. W przypadku gdy pracodawca nie jest zobowiązany do ponoszenia kosztów szczepień, ale dokona tego w celu ograniczenia nieobecności z powodu potencjalnego zachorowania na grypę, to u pracownika z tego tytułu powstaje nieodpłatne świadczenie. Stanowi ono przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Do przychodów tych należą m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof - Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.). Jednak nie jest przychodem ze stosunku pracy wartość szczepienia przeciwko grypie, do przeprowadzenia którego pracodawca zobowiązany jest na podstawie przepisów prawnych (patrz ramka). Takie stanowisko potwierdzają także organy podatkowe, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB2.4511.768.2016.1.MG.
Szczepienia ochronne a PIT i VAT
Wartość przychodu ze stosunku pracy z tytułu szczepień przeciwko grypie sfinansowanych przez pracodawcę ustala się w oparciu o art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń, gdy ich przedmiotem są usługi zakupione, stanowi cena ich zakupu. W sytuacji gdy pracownik częściowo sfinansował szczepienie, to przychodem ze stosunku pracy jest dla niego różnica pomiędzy ceną zakupu a odpłatnością jaką poniósł (art. 11 ust. 2b ustawy o pdof).
Przychód z tytułu sfinansowania pracownikowi szczepienia przeciwko grypie, jeżeli finansowanie to jest świadczeniem dobrowolnym, podlega opodatkowaniu. Wartość tego świadczenia należy doliczyć do pozostałych przychodów pracownika, które osiągnął w danym miesiącu i od ich sumy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych według zasad określonych w art. 32 ustawy o pdof. W księgach wartość tego podatku na podstawie listy płac ujmuje się zapisem:
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof).
Oskładkowanie szczepień
Wartość sfinansowanych pracownikom szczepień przeciw grypie, która stanowi przychód ze stosunku pracy, podlega także uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS. Wówczas wartość pieniężną szczepień przeciwko grypie ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione przez pracodawcę - według cen ich zakupu. Stanowi o tym § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).
Przy czym wyłączeniu z oskładkowania podlega wartość szczepienia przeciwko grypie, gdy uprawnienie do otrzymania tego świadczenia będzie wynikało z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a pracownik będzie ponosił za nie odpłatność w cenach niższych niż detaliczne (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia).
W księgach rachunkowych potrącenie składek ZUS przez pracodawcę, na podstawie listy płac, można ująć następująco:
a) składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracownika oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS),
b) składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).
Warto pamiętać! Grupy zawodowe, w stosunku do których pracodawca jest zobowiązany do ponoszenia kosztów szczepień przeciwko grypie, zostały wskazane w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykazu rodzajów czynności zawodowych oraz zalecanych szczepień ochronnych wymaganych u pracowników, funkcjonariuszy, żołnierzy lub podwładnych podejmujących pracę, zatrudnionych lub wyznaczonych do wykonywania tych czynności (Dz. U. z 2012 r. poz. 40). Szczepienia przeciwko grypie zalecane są m.in. w przypadku czynności podejmowanych w trakcie pełnienia służby lub wykonywania pracy w urzędach, jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych czy ministra właściwego do spraw zagranicznych, jeżeli osoby je wykonujące są narażone na działanie biologicznego czynnika chorobotwórczego mogącego wywołać grypę. |
Przykład
Dekretacja
Księgowania  | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)
autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 82 (1539) z dnia 2018-10-11
Koszty bilansowe rozliczane w czasie. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl