Preferowaną formą rozliczeń podatkowych w 2026 r. (deklaracje za 2025 r.) jest forma elektroniczna (e-deklaracje albo aplikacja Desktop). Przygotowanie rozliczenia podatkowego odbywa się w takim przypadku:

• poprzez sporządzenie deklaracji ( e-deklaracje) w programie Ministerstwa Finansów (e-deklaracje.gov.pl)
• w dowolnym programie dostępnym na rynku (np. programie e-pity 2026)
• poprzez usługę Twój e-pit (na portalu podatki gov pl), czyli przygotowania deklaracji za podatnika

oraz podpisanie deklaracji danymi autoryzującymi lub e-podpisem.

Preferencja polega na przyspieszeniu okresu zwrotu nadpłaconego podatku. W przypadku:

• e-deklaracji – podatnik czekać będzie najdłużej 45 dni na zwrot nadpłaconego podatku,
• deklaracji złożonych w formie drukowanej – podatnik czekać będzie do 3 miesięcy na zwrot nadpłaconego podatku.

Źródło: shutterstock

Uwaga

Termin na zwrot podatku w 2026 r. liczony jest:

• dla deklaracji złożonych od 1 stycznia do 15 lutego – od 15 lutego 2026 r.
• dla deklaracji złożonych po 15 lutego – od faktycznego dnia złożenia.

E-deklaracje 2025/2026

W formie elektronicznej do ministerstwa finansów złożyć można te same deklaracje, które składane są w formie papierowej. Ograniczenia polegają na korzystaniu z usług upraszczających rozliczenie podatkowe. W efekcie:

• Z usługi „Twój e-PIT” ministerstwa finansów (usługa na podatki gov pl) skorzystać mogą wyłącznie podatnicy rozliczający się elektronicznie na PIT-37 i PIT-38 lub podatnicy PIT-36 i PIT-28, ale tylko w zakresie, w którym nie będą dotyczyć przychodów z działalności gospodarczej i działów specjalnych produkcji rolnej,
• Z usługi „Twój e-PIT”  (na podatki gov pl) nie skorzystają podatnicy korzystający z wysyłki drukowanej,
• Nie można korzystać z usługi PIT-PFR i PIT-WZ; usługi te zostały w rozliczeniu zastąpione funkcjonalnością „Twój e-PIT” (na podatki gov pl)
• Elektronicznie (e-deklaracje) z użyciem danych autoryzacyjnych do podpisania, wysłać można:
  • PIT-37,
  • PIT-36,
  • PIT-28,
  • PIT-36L,
  • PIT-38
  • PIT-39
  • PIT-16A
  • PIT-19A
  • PIT-16
  • PIT-OP

Elektroniczna wysyłka z e-deklaracji wyłącznie z e-podpisem lub z danymi autoryzującymi

Wysyłka deklaracji opiera się o zestaw danych, które identyfikują podatnika:

1. identyfikator podatkowy NIP albo identyfikator podatkowy numer PESEL;
2. imię (pierwsze);
3. nazwisku;
4. datę urodzenia;
5. kwotę przychodu – za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania deklaracji lub podań albo wartość „0” (zero), gdy za ten rok podatkowy nie złożono żadnego z wymienionych zeznań lub obliczeń.

W przypadku wysyłania deklaracji wysyłanej w cudzym imieniu (pełnomocnictwa) – podpis deklaracji oparty musi być o kwalifikowany podpis elektroniczny.

E-deklaracje płatnika podatków

Z elektronicznej formy wysyłki rozliczeń podatkowych korzystać musi również płatnik. W 2025 r. nie może on posługiwać się informacjami i deklaracjami przesyłanymi do urzędu skarbowego w formie drukowanej. Wyłącznie do osób rozliczanych deklaracje i informacje można nadal wysyłać w wersji drukowanej. Również jednak w tych przypadkach wersja elektroniczna jest preferowaną pod warunkiem, że podatnik (rozliczana osoba, zatrudniony) udzieli płatnikowi zgody na taką formę przekazania mu druku PIT-11 lub PIT-8C.

Za zgodę (akceptację) na otrzymanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną uznać należy udostępnienie adresu mailowego pracodawcy właśnie w celu (konkretnie przekazanym pracodawcy – czyli w celu otrzymania informacji podatkowych), czy też brak sprzeciwu – jeśli płatnik zaproponuje przekazywanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną, jak również zalogowanie się do aplikacji, gdzie dostępna jest informacja PIT-11 (Interpretacja indywidualna z 11 lutego 2015 r., sygn. IBPBII/1/415-951/14/MK – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach).

W przypadku wysyłki elektronicznej na płatniku może ciążyć udowodnienie doręczenia podatnikowi (pracownikowi lub zleceniobiorcy) informacji PIT-11 w przypadku zaistnienia z tym zakresie wątpliwości. Dlatego też należy przyjąć, że np. raport z logowania się na platformie udostepniającej PIT-11 będzie wystarczającym dowodem doręczenia podatnikowi rzeczonej informacji.