Nadchodzący grudzień to czas, gdy firmy chętnie obdarowują pracowników, ich rodziny oraz kontrahentów prezentami czy organizują spotkania wigilijne. Choć to doskonała okazja do budowania relacji i dobrego wizerunku, warto pamiętać o konsekwencjach podatkowych takich działań. Wyjaśniamy zasady opodatkowania prezentów świątecznych.
Wybór formy prezentu dla pracowników czy kontrahentów może być uzależniony od kwestii podatkowej. Najbardziej pożądanym świątecznym prezentem wśród wielu pracowników jest premia, ale pamiętajmy, że pracowników cieszą też upominki i miło jest, kiedy dzieci pracowników również są obdarowywane, a zwieńczeniem pracy na koniec roku jest spotkanie wigilijne, które buduje atmosferę w pracy. Ponadto wielu przedsiębiorców chce w tym okresie obdarować swoich kontrahentów. Warto wiedzieć, kto i kiedy płaci podatki od otrzymanych prezentów. I jak należy rozliczyć wydatki na prezenty, paczki czy bony. Bowiem obciążenia podatkowe i składkowe z tytułu benefitów świątecznych zależą od sposobu ich finansowania.
Świąteczne upominki dla pracowników i ich rodzin
Wielu pracodawców korzysta z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), aby finansować świąteczne paczki dla pracowników i ich dzieci. Zgodnie z art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o ZFŚS, takie działania wpisują się w definicję działalności socjalnej. Pomoc materialna tego rodzaju jest finansowana ze środków ZFŚS i musi być przyznawana zgodnie z określonymi zasadami.
Aby świadczenia z ZFŚS były zgodne z przepisami, ich wartość powinna być dostosowana do sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracowników. Dlatego regulamin ZFŚS powinien jasno określać, jak różnicować wysokość paczek w zależności od indywidualnych potrzeb beneficjentów.
Warto pamiętać, że środki z funduszu mogą być przeznaczane wyłącznie na pracowników będących jego uprawnionymi beneficjentami. Pracodawca ma obowiązek uwzględnić kryterium sytuacji materialnej przy rozdzielaniu świadczeń, gdyż fundusz nie pozwala na ich równy podział między wszystkich zatrudnionych. Jeżeli świadczenia te spełniają wymogi ustawowe, a łączna ich wartość w danym roku podatkowym nie przekracza 1000 zł, są zwolnione z opodatkowania i składek ZUS.
Źródło: Shutterstock
Prezenty dla kontrahentów – VAT i limity podatkowe
Przekazanie prezentów kontrahentom wiąże się z koniecznością naliczenia podatku VAT, chyba że:
1. Wartość jednorazowego prezentu nie przekracza 20 zł netto – brak obowiązku prowadzenia ewidencji obdarowanych.
2. Łączna wartość prezentów dla jednej osoby w roku nie przekroczy 100 zł netto – konieczne jest prowadzenie ewidencji.
W przypadku podatku dochodowego limit dla prezentów o charakterze reklamowym wynosi 200 zł brutto. Aby skorzystać ze zwolnienia, prezent musi mieć wyraźny charakter promocyjny (np. logo firmy).
Pracodawca może przekazać pracownikom zamiast paczek, bony lub talony
Jeżeli regulamin świadczeń socjalnych na to pozwala, pracodawca może kupić dla swoich pracowników bony lub talony ze środków ZFŚS. Zakup bonów, aby był wyłączony ze składek ZUS, musi być zrealizowany zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. W przeciwnym wypadku, jeśli zakup nie został zrealizowany zgodnie z zapisami przytoczonej ustawy, to nawet pomimo sfinansowania zakupu talonów lub bonów ze środków ZFŚS pracodawca powinien opłacić składki ZUS w pełnej wysokości.
Trzeba pamiętać, że od otrzymane bony i talony od pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy i tym samym, niezależnie od ich wartości, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Do bonów towarowych nie stosuje się bowiem zwolnienia od opodatkowania określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stąd od paczki będzie przysługiwało pracownikowi zwolnienie od podatku, ale od bonu już nie.
Forma pomocy z ZFŚS | Podatek | |
Świadczenia rzeczowe np. paczki i świadczenia pieniężne | Pracownik nie zapłaci podatku w 2024 roku jeżeli wartość paczki czy świadczenia pieniężnego przekazanego do 31.12.2024 nie przekroczy do 1000 zł. | Świadczenia nieobciążone składkami ZUS |
Bony lub talony | Konieczność zapłaty podatku dochodowego | Świadczenie nieobciążone składkami ZUS |
Zapomogi | Brak podatku dochodowego | Świadczenia nieobciążone składkami ZUS |
Źródło: Opracowanie własne PIT.pl | ||
Wigilia dla pracowników w kosztach, dla kontrahentów jako koszt uzyskania przychodu
W koszty pracodawca może zaliczyć też spotkanie wigilijne zorganizowane dla pracowników. Żeby zaliczyć wigilię do kosztów, trzeba pamiętać, żeby celem spotkania było:
- zintegrowanie pracowników,
- zwiększenie u pracowników motywacji do coraz lepszego wykonywania obowiązków,
- polepszenie atmosfery w pracy.
Z takiego spotkania musi wyraźnie wynikać, że służyło ono poprawie efektywności pracy, która przyczyni się do osiągnięcia wyższych przychodów. Przedsiębiorca organizujący wigilię firmową zobowiązany jest udowodnić, że ten wydatek powiązany jest z uzyskaniem przychodów, dlatego dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie dokumentacji dotyczącej przebiegu oraz celu spotkania (fotografie, agenda spotkania).
Jeżeli natomiast zorganizowanie wigilii firmowej nie spełnia celu motywacyjno-integracyjnego, nie można jej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Spotkanie pracownicze, którego celem jest wyłącznie konsumpcja, nie jest kosztem uzyskania przychodu.
Odmiennie będzie traktowane spotkanie wigilijne, na które oprócz pracowników zostaną zaproszeni kontrahenci przedsiębiorcy. W takim wypadku niemożliwe będzie zaliczenie jej do kosztów uzyskania przychodów w całości. Dzieje się tak dlatego, że wydatki poniesione w związku z goszczeniem kontrahentów są wydatkami na reprezentację, a te z kolei nie są kosztem uzyskania przychodów (art. 23. ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).
Planując świąteczne benefity, warto rozważyć kwestie podatkowe tak by obdarowując swoich pracowników i kontrahentów cieszyć się okresem świątecznym nie martwiąc się przy tym o rozliczenia z fiskusem.
Formy zatrudnieniaPodatki 2024Optymalizacja podatkowaZFŚSHome 3