Zakład Ubezpieczeń Społecznych zwiększa liczbę kontroli. Coraz wyższy jest też odsetek inspekcji, które kończą się stwierdzonymi uchybieniami – wynika z najnowszego raportu Grant Thorntona. Jaką grupę firm szczególnie często inspektorzy biorą pod lupę?
Jednym z podstawowych zadań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jest kontrola płatników składek. Podczas wizyt w firmach inspektorzy weryfikują, czy płatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków związanych ze zgłaszaniem osób do ubezpieczeń, naliczaniem i opłacaniem składek oraz wypłatą świadczeń. Kontrolerzy zwykle przeprowadzają wizytacje w firmach według rocznego planu, opracowanego na podstawie analizy ryzyka naruszania przepisów.
Jak często Zakład Ubezpieczeń Społecznych sprawdza płatników? Jak wysoka jest skuteczność tych działań? Odpowiedzi na te pytania przynosi najnowszy raport „Kontrole ZUS”, stworzony przez firmę audytorsko-doradczą Grant Thornton.
ZUS coraz częściej wysyła inspektorów na kontrole
W raporcie czytamy, że w liczba kontroli ZUS w minionym roku znacznie wzrosła. Było ich 29,6 tys. Dla porównania - w latach 2022-23 oscylowała wokół poziomu 27 tys. Ze statystyk wynika, że w ostatnich 5 latach średnioroczny wzrost liczby kontroli przeprowadzanych przez inspektorów wyniósł 25%.
Kontroli jest coraz więcej, a wraz z nimi rośnie liczba przypadków wykrycia nieprawidłowości. W ubiegłym roku stwierdzono je podczas 27,4 tys. wizyt w firmach. To oznacza, że aż 93% kontroli skończyło się znalezieniem błędów.
Fot. Volha_R / Shutterstock
Z raportu Grant Thorntona wynika, że z każdym rokiem odsetek kontroli zakończonych wykryciem uchybień się zwiększa. Pięć lat temu występowały one w przypadku około 75% wszystkich wizyt w firmach, natomiast w ostatnich dwóch latach jest to już ponad 90%.
– Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, lecz jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe – podkreśla Łukasz Boszko, doradca podatkowy i menedżer z departamentu doradztwa Grant Thorntona.
Wachlarz instrumentów do kontroli płatników
Dodajmy, że ZUS ma ogromne możliwości dotyczące kontroli. Dysponuje dostępem do bardzo dużych zasobów danych, w tym historycznych, a także korzysta z zaawansowanych modeli predykcyjnych. Dzięki algorytmom może brać pod lupę konkretne podmioty w odniesieniu do całej populacji, sprawdzać sytuację właścicieli firm i monitorować działania lekarzy. Na tej podstawie może typować płatników do kontroli.
– ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych - by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe – mówi Anna Szczepska, senior menedżer z departamentu outsourcingu Grant Thorntona.
Kogo najczęściej inspektorzy biorą pod lupę?
ZUS szczególnie upodobał sobie kontrolowanie mikro i małych przedsiębiorstw – stanowią one blisko 75% płatników sprawdzanych w ostatnich latach. Co piątym kontrolowanym płatnikiem jest firma średniej wielkości, natomiast duże przedsiębiorstwa to jedynie 5% wszystkich wizytowanych firm.
Warto dodać, że w ubiegłym roku na skontrolowanego płatnika przypadało średnio 68 ubezpieczonych. Jakie branże najczęściej sprawdzają inspektorzy? Z danych wynika, że w minionych pięciu latach najwięcej wizyt zanotowały firmy zajmujące się edukacją oraz handlem detalicznym (z wyłączeniem handlu pojazdami samochodowymi). Pod tym względem wyjątkiem był 2021 r., w którym inspektorzy kontrolowali najczęściej przedsiębiorstwa prowadzące handel hurtowy i detaliczny.
– Zmiana strategii ZUS - z kontroli losowych na analityczne i celowane - wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników - podkreśla Anna Szczepska.
W raporcie czytamy, że obecnie inspektorzy potrzebują na zrealizowanie kontroli średnio siedmiu dni kalendarzowych. W ostatnich latach średni czas trwania inspekcji systematycznie spada (za wyjątkiem roku 2020, który ze względu na pandemię można traktować jako anomalię).
ZUS przejmie naliczanie składek
Przypomnijmy, zbliża się wielka reforma rozliczeń z ZUS. Według rządowego projektu zmian w ustawie o tej instytucji, będzie ona mogła sporządzać propozycje dokumentów ubezpieczeniowych na podstawie Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego dostarczonego przez płatnika. Jak tłumaczą projektodawcy, kluczowym celem ma być przejęcie przez ZUS wielu zadań związanych z ustalaniem podstawy wymiaru składek ZUS i ich naliczaniem.