Nowości w księdze przychodów i rozchodów 2026. Projekt 15 zmian Ministra Finansów

W Rządowym Centrum Legislacyjnym opublikowano projekt zmian w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, który ma wejść w życie w 2026 roku. Projekt zawiera nowy wzór KPiR uzupełniony o dodatkowe kolumny oraz 15 różnic w prowadzeniu księgi w stosunku do obowiązujących przepisów.

» Jednolite pliki JPK KR PD, JPK ST KR od 2025 roku. Nowy projekt rozporządzenia Ministra Finansów na rcl.gov.pl

1 stycznia 2026 r. wejdą w życie zmiany związane z art. 24a ust. 7 ustawy PIT, z którego wynikać będzie, że podmioty prowadzące m.in. księgę podatkową lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić tę księgę i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania.

W związku z powyższym Ministerstwo Finansów przygotowało nowy projekt zmian, dostosowujący obowiązujące przepisy do zmian w 2026 roku.

KPIR 2026. Nowy wzór księgi

Projektem, o którym mowa, jest projekt rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 19 marca 2025 roku. Określa on szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać podatkowa księga przychodów i rozchodów, dostosowana do przepisów z 2026 roku. Zawiera on również nowy wzór księgi przychodów i rozchodów uzupełniony o dodatkowe kolumny:

Źródło: projekt mf

15 zmian w rozporządzeniu

Jak tłumaczy resort finansów w uzasadnieniu do projektu:

,,Niniejszy projekt rozporządzenia, zwany dalej „nowym rozporządzeniem”, w stosunku do rozporządzenia z dnia 23 grudnia 2019 r., zwanego dalej „starym rozporządzeniem”, zawiera następujące różnice:

1. Podstawowym sposobem prowadzenia księgi jest prowadzenie jej przy użyciu programów komputerowych. Jednakże, jak wskazano w § 3 ust. 3 nowego rozporządzenia, księga może być prowadzona bez ich użycia, jeżeli odrębne przepisy wyłączają lub zwalniają z takiego obowiązku. Zgodnie z nowymi regulacjami powyższy obowiązek nie został nałożony na podmioty, o których mowa w art. 24a ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy PIT, tj. osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów oraz duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego. Co więcej, na podstawie obowiązującego od dnia 1 stycznia 2026 r. przepisu art. 24a ust. 8 ustawy PIT, minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, grupy podmiotów zwolnionych z obowiązku prowadzenia ksiąg podatkowych w postaci elektronicznej lub zwolnionych z obowiązku ich przesyłania,
2. Brak preferencji w postaci możliwości prowadzenia uproszczonej księgi przez rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, osiągających do 10.000 zł przychodu w roku podatkowym. Preferencja taka nie wchodzi w zakres spraw przekazanych do uregulowania nowym upoważnieniem określonym w art. 24a ust. 7 ustawy PIT (ust. 2 w § 2 starego rozporządzenia oraz załącznik nr 2 starego rozporządzenia).
3. Z przepisu zawierającego definicje używanych w rozporządzeniu pojęć usunięto pojęcia, które są zdefiniowane na gruncie ustawy PIT, takie jak: przychód, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne. Zmieniono również definicję biura rachunkowego (§ 2 pkt 5 nowego rozporządzenia). Ponadto w pkt 6 oraz pkt 7 dodano odpowiednio definicję ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku od towarów i usług.
4. Brak preferencji w postaci możliwości zwolnienia niektórych podatników, gdy jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, ze stosowania przepisów rozporządzenia w określonym zakresie. Zwolnienie to było przyznawane przez naczelnika urzędu skarbowego, na wniosek podatnika. Preferencja taka nie wchodzi w zakres spraw przekazanych do uregulowania nowym upoważnieniem określonym w art. 24a ust. 7 ustawy PIT (§ 4 starego rozporządzenia). Jednocześnie przepis przejściowy utrzymuje w mocy przyznane zwolnienia (§ 25 nowego rozporządzenia).
5. Brak regulacji dotyczących wykorzystywania ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb księgi, przez podatników korzystających ze zwolnienia od podatku VAT, nieprowadzących ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (§ 7 ust. 4 starego rozporządzenia). Rozwiązanie to wykracza poza zakres spraw regulowanych niniejszym rozporządzeniem. Nie zmienia to faktu, że dla potrzeb podatku od towarów i usług zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić (Dz. U. z 2024 r. poz. 361, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”. ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
6. Brak regulacji dotyczących miejsca przechowywania księgi oraz dowodów księgowych. Dotychczas rozporządzenie wskazywało wprost, iż księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro (§ 8 ust. 2 starego rozporządzenia). Obowiązek przechowywania ksiąg oraz dowodów księgowych wynika bowiem z art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
7. Brak obowiązku posiadania przez przedsiębiorstwa wielozakładowe ksiąg w ramach każdego zakładu oraz obowiązku sporządzania dowodów przesunięć (ust. 3–5 w § 8 starego rozporządzenia).
8. Wyłączenie z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzanych do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem. Podatnik będzie dokonywał zapisów bezpośrednio w księdze, prowadzonej co do zasady w postaci elektronicznej, na podstawie poszczególnych faktur. Podatnik nie będzie już wykazywał tych faktur w odrębnym zestawieniu, a bezpośrednio w księdze, zamiast zbiorczej kwoty (pkt 1 w § 12 starego rozporządzenia oraz ust. 3 i 4 w § 18 starego rozporządzenia). Podstawę zapisów w księdze nie będzie stanowiło również zestawienie sprzedaży sporządzane na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (§ 20 starego rozporządzenia). Zmiana ta podyktowana jest także efektywnością wykorzystania struktur JPK_PKPiR. W przypadku dokonywania zapisów w księdze na podstawie zestawień faktur (zestawień sprzedaży), poszczególne faktury nie byłyby w niej ujęte, co uniemożliwiłoby analizę poszczególnych dokumentów w ramach struktur JPK.
9. Wyłączenie możliwości dokumentowania paragonami bez NIP określonych zakupów w jednostkach handlu detalicznego, np. materiałów, środków czystości (§ 13 ust. 4 starego rozporządzenia) oraz możliwości dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych (§ 13 ust. 2 pkt 4 starego rozporządzenia). Zakupy takie podatnicy mogą dokumentować fakturą uproszczoną (paragonem z NIP). Bez zmian pozostanie natomiast sposób dokumentowania wydatków poniesionych na zakup paliw oraz olejów za granicą; nadal będą mogły być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Co istotne wyłącznie paragonami lub dowodami kasowymi w formie papierowej. Podkreślić bowiem należy, że tego rodzaju dokumenty stanowią wyjątek na udokumentowanie wydatku, pomimo że nie zawierają danych przedsiębiorcy. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
10. Ujednolicenie terminów dokonywania wpisów do księgi (zarówno od strony kosztowej, jak i przychodowej). Niezależnie od tego, czy księga będzie prowadzona przez biuro rachunkowe, czy samodzielnie przez podatnika, wpisy będą dokonywane, co do zasady, najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca, następującego po miesiącu dokonania wydatków bądź uzyskania przychodu (§ 11 oraz § 14 nowego rozporządzenia).
11. Brak obowiązku podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis. Spis będzie podpisywany jedynie przez właściciela zakładu (wspólników). Ponadto do księgi wpisywana będzie wyłącznie wartość spisu (§ 25 i § 26 starego rozporządzenia).
12. Brak regulacji określających warunki, jakim odpowiadać powinna księga prowadzona w postaci elektronicznej, aby mogła być uznana za prawidłową (§ 28 starego rozporządzenia).
13. Modyfikacja regulacji dotyczących faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nowe rozporządzenie zachowuje normę stanowiącą, że podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży, uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie przewiduje natomiast regulacji związanych z przechowywaniem paragonu i faktury w takiej sytuacji, gdyż są one ujęte w przepisach dotyczących VAT (§ 19 ust. 3 starego rozporządzenia i § 12 ust 3 nowego rozporządzenia).
14. Modyfikacja sposobu korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach. Dotychczas podatnik był obowiązany do opisywania tego rodzaju korekt na odwrocie raportu fiskalnego. Zgodnie z nowymi regulacjami korekty takiej dokona na podstawie dowodu wewnętrznego (§ 19 ust. 4 starego rozporządzenia i § 12 ust. 4 i 5 nowego rozporządzenia).
15. Wzór księgi został uzupełniony o dodatkowe kolumny (zmiany w załączniku do rozporządzenia). W dodanej kolumnie nr 3 podatnik będzie wpisywał nr identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z kolei w dodanej kolumnie nr 5 – identyfikator podatkowy kontrahenta. Przy podawaniu danych kontrahenta wystarczające będzie wpisanie jego NIP. Oczywiście obowiązek identyfikacji kontrahenta nie obejmuje zapisów dotyczących przychodów dokonywanych na podstawie dowodów wewnętrznych i raportów fiskalnych".

Cały projekt zmian dostępny jest tutaj.

/ na podstawie legislacja.gov.pl

KsięgowośćPrzedsiębiorcaFormy opodatkowaniaRolnikKasy fiskalneFakturakasowy PITVATHome 1Płatnik PITPodatek PITKontrola