Już w 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał uzyskać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur. Jak informuje resort finansów KSeF nie wymaga od przedsiębiorców zakładania oddzielnego konta użytkownika. Kluczowe będzie jednak uwierzytelnienie, czyli autoryzacja przedsiębiorcy i nadanie uprawień. W jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF?
» Wdrożenie KSeF krok po kroku w JDG i mikrofirmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]
Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie będzie wymagał od przedsiębiorców zakładania oddzielnego konta użytkownika. Nie oznacza to jednak braku zabezpieczeń. Każdy przedsiębiorca, który będzie chciał wystawiać lub odbierać faktury w KSeF, będzie musiał potwierdzić swoją tożsamość. Metod jest wiele. O tym, jak sprawnie zacząć korzystać z KSeF tłumaczy dla PIT.pl Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji w firmie Symfonia.
- Korzystanie z KSeF na dwa sposoby
- Pierwszy krok do korzystania z KSeF - uwierzytelnienie przedsiębiorcy
- Nowa metoda uwierzytelniania KSeF - certyfikaty
- W jaki sposób uzyskać certyfikat KSeF?
- Tokeny a Certyfikaty KSeF - podobieństwa i różnice
- Korzystanie z KSeF - pamiętaj o nadaniu uprawień
Korzystanie z KSeF na dwa sposoby
Przedsiębiorcy będą mogli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur na dwa sposoby:
- bezpośrednio poprzez bezpłatną, rządową Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, lub
- za pomocą zintegrowanego z KSeF oprogramowania księgowego.
Oba sposoby będą pozwalały na przygotowanie faktury ustrukturyzowanej i wysłanie jej do systemu KSeF, nastomiast poszczególne komercyjne platformy będą różniły się zakresem funkcji i sposobem obsługi.
Źródło: chatGPT
Pierwszy krok do korzystania z KSeF - uwierzytelnienie przedsiębiorcy
Uwierzytelnienie polega na potwierdzeniu danych przedsiębiorcy i ma na celu ułatwienie korzystania z KSeF, skracając formalności przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Po potwierdzeniu tożsamości system będzie wiedział, że faktury wystawia uprawniony podmiot, a przekazywane dane są bezpieczne.
Jak tłumaczy Tomasz Mamys z Symfonii: ,,Jego głównym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa danych, kontrola dostępu oraz ochrona przed nieuprawnionym wykorzystaniem platformy. Dzięki temu tylko osoby uprawnione mogą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane, a także zarządzać uprawnieniami przypisanymi do konta firmy lub osoby fizycznej”.
Dostęp do KSeF można uzyskać na kilka sposobów:
- ,,Złożenie ZAW-FA (papierowo) – dotyczy spółek, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci z NIP. Wskazana we wniosku osoba otrzymuje wstępne prawo do zarządzania uprawnieniami i może elektronicznie nadawać kolejne uprawnienia. Po otrzymaniu uprawnień loguje się już z wykorzystaniem Profilu Zaufanego, po podaniu NIP firmy,
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna zawierająca NIP – daje spółce bezpośredni dostęp do KSeF, bez ZAW-FA,
- Logowanie osoby fizycznej – możliwe przy użyciu Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego zawierającego NIP/PESEL lub podpisu osobistego (e-dowód),
- JDG / osoby fizyczne – nie składają ZAW-FA (wyjątek: zgłoszenie odcisku podpisu kwalifikowanego bez PESEL/NIP).
- Po autoryzacji, w ramach obecnej aplikacji KSeF mamy dodatkowo możliwość wygenerowania tokenu do integracji systemu handlowego/księgowego, który po połączeniu z KSeF będzie mógł pobierać i wystawiać faktury w portalu, bez konieczności każdorazowego uwierzytelniania się. Od 1 listopada Ministerstwo Finansów i Gospodarki przewidziało również nową metodę uwierzytelnienia w postaci certyfikatu KSeF." - tłumaczy ekspert Symfonii.
Nowa metoda uwierzytelniania KSeF - certyfikaty
Certyfikaty KSeF będą pełniły ważną rolę w kontekście uwierzytelniania danych przedsiębiorcy. Weryfikacja tożsamości będzie dotyczyć zarówno osoby fizycznej (jeśli certyfikat zostanie wydany na osobę), jak i podmiotu (jeśli certyfikat zostanie wystawiony na jednostkę niebędącą osobą fizyczną np. spółkę). To jednak nie wszystko. Certyfikaty od 1 listopada będą pełniły cztery kluczowe funkcje o czym pisaliśmy tutaj.
Jak tłumaczy Tomasz Mamys ,,Certyfikat KSeF jest rodzajem elektronicznych poświadczeń tożsamości posiadacza, podobnie jak np. certyfikaty kwalifikowane. Zawierają one dane osobowe wnioskującego lub dane podmiotu. To nowa metoda uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur, która zastąpi dotychczasowe tokeny. Będzie wydawany na osobę fizyczną (identyfikowaną po NIP lub PESEL) lub na podmiot (np. spółkę). Certyfikat będzie też niezbędny do wystawiania faktur w tzw. trybach szczególnych – np. w trybie offline, awaryjnym lub przy braku dostępności systemu. Dzięki niemu faktura zostanie oznaczona kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy”.
» KSeF: przedsiębiorco, uważaj na błędy. O czym trzeba pamiętać?
W jaki sposób uzyskać certyfikat KSeF? Krok po kroku
Jak radzi ekspert Symfonii - aby uzyskać dostęp należy podjąć kilka kroków:
- ,,Uwierzytelnij się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona (np. przy użyciu Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej),
- Złóż wniosek o certyfikat w module MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień),
- Certyfikat zostanie wydany na 2 lata i będzie można go przypisać do osoby fizycznej lub podmiotu.
- Terminy:
- od listopada 2025 r. – możliwość składania wniosków,
- od 1 lutego 2026 r. – certyfikat można używać do uwierzytelniania i w trybach szczególnych,
- od 1 stycznia 2027 r. – certyfikat stanie się obowiązkowy, a tokeny zostaną wycofane.
Tokeny a Certyfikaty KSeF - podobieństwa i różnice
Cecha | Token KSeF | Certyfikat KSeF |
|---|---|---|
Funkcja | Uwierzytelnienie + zawiera przypisane uprawnienia | Wyłącznie uwierzytelnienie (jak podpis kwalifikowany) |
Bezpieczeństwo | Niższe – opiera się na ciągu znaków | Wyższe – kryptografia asymetryczna |
Okres ważności | Do 31.12.2026 r. | 2 lata od wydania |
Zastosowanie | Integracja z API, praca online | Wymagany w trybach offline/awaryjnych |
Dostępność | Do końca 2026 r. | Od 11.2025 r., obowiązkowy od 01.2027 r. (brak alternatyw) |
Powiązanie z uprawnieniami | Tak – token zawiera uprawnienia w momencie utworzenia | Nie – certyfikat tylko potwierdza tożsamość |
Źródło: Tomasz Mamys - Symfonia
Korzystanie z KSeF - pamiętaj o nadaniu uprawień
Uwierzytelnienie, to nie koniec obowiązków przedsiębiorcy związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Aby sprawnie odbierać i wystawiać faktury warto zadbać o przydzielenie uprawnień w firmie.
Jak radzi ekspert Symfonii ,,Pamiętaj o nadaniu uprawnienia odpowiednim osobom. Po pierwszym uwierzytelnieniu właściciel lub reprezentant firmy powinien w zakładce „Zarządzanie uprawnieniami” przydzielić dostęp:
- pracownikom działu księgowości,
- biuru rachunkowemu,
- pełnomocnikom VAT.
Uprawnienia mogą obejmować:
- administracyjne (zarządzanie innymi uprawnieniami),
- wystawianie i odbieranie faktur,
- samofakturowanie
Ale uważaj! Jak uczula ekspert:
- Stosuj zasadę minimalnych uprawnień – przydzielaj tylko to, co niezbędne.
- Kontroluj i dokumentuj dostęp – regularnie weryfikuj listę osób uprawnionych, pamiętaj o usuwaniu dostępu byłym pracownikom Twojej firmy.
- Przygotuj procedury awaryjne – w trybie offline faktury mogą wystawiać tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami i certyfikatem KSeF.
- Sprawdź gotowość Twojego Systemu ERP – upewnij się czy Twój System spełnia wymagania procesów KSeF. Zaplanuj jego aktualizację lub wymianę".
Źródło: Tekst przy współpracy z ekspertem ds. cyfryzacji w firmie Symfonia - Tomaszem Mamysem