Po ponad dwóch tygodniach obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur coraz wyraźniej widać, że odbiorcy faktur mają poważne trudności z ich prawidłowym odczytaniem i rozliczeniem. Do redakcji i biur rachunkowych napływają sygnały, że dokument widoczny w systemie różni się od tego, który kontrahent otrzymywał dotąd, różnice są istotne dotyczą takich elementów jak kwota do zapłaty czy dane potrzebne do wykonania przelewu.

Wizualizacja faktury – teoria i praktyka

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwo Finansów wizualizacja faktury powinna odzwierciedlać dane zawarte w pliku XML przesłanym do KSeF. Może zawierać elementy dodatkowe (np. logo czy informacje marketingowe), ale nie powinna być sprzeczna z treścią faktury ustrukturyzowanej.

W praktyce jednak część odbiorców zauważyła, że dokument widoczny w KSeF nie pokazuje wszystkich informacji, które znajdują się na przesłanym PDF-ie. Problem dotyka m.in. klientów firm telekomunikacyjnych i kurierskich, gdzie poza podstawową kwotą brutto pojawiają się dodatkowe rozliczenia: raty, odsetki, opłaty pozapodatkowe czy rozrachunki z poprzednich okresów.

Dwie kwoty. Którą zapłacić?

Największe zamieszanie wywołują sytuacje, w których w systemie KSeF widnieje jedna kwota należności, a w wizualizacji – inna, zwykle wyższa. Odbiorca staje przed dylematem: którą wartość uznać za wiążącą?

Część firm w oficjalnych komunikatach wskazuje, że w razie rozbieżności należy kierować się kwotą podaną na wizualizacji, a nie tą widoczną w systemie. Źródłem różnic nie jest – jak sugerują niektórzy – próba podnoszenia cen, lecz ograniczenia techniczne schemy faktury oraz limit objętości pliku (1 MB, a z załącznikami 3 MB). Nie wszystkie elementy rozliczenia mieszczą się więc w strukturze XML.

Brak numeru konta bankowego do zapłaty na fakturze KSeF

Z problemami mierzą się także mniejsi przedsiębiorcy. Przykładem jest pan Adam, prowadzący jednoosobową działalność usługową. Otrzymał faktury w KSeF, w których brakuje czytelnie wskazanego numeru rachunku bankowego do zapłaty. W systemie widniały podstawowe dane sprzedażowe, jednak numer konta nie był wyeksponowany w sposób znany z tradycyjnych faktur.

Pan Adam otrzymał dodatkowo e-mail z załączonym plikiem PDF, ale nie było w nim jasno wskazane, czy jest to właściwa faktura, jej wizualizacja, czy jedynie informacja o płatności. Obawiając się pomyłki, wstrzymał przelew i skontaktował się z kontrahentem. Jak przyznaje, bez dodatkowego wyjaśnienia nie był pewien, czy zapłata na wskazane w PDF konto będzie zgodna z danymi w systemie.

Takie sytuacje pokazują, że nawet pozornie drobne braki – jak nieczytelny lub pominięty numer rachunku – mogą powodować realne opóźnienia w płatnościach i napięcia między kontrahentami.

Ryzyko podwójnej zapłaty i błędów księgowych

Niektóre firmy wysyłają odbiorcom wyłącznie wizualizację e-mailem, bez jasnego wskazania jej statusu. W efekcie powstaje ryzyko, że:

• klient zapłaci na podstawie PDF-a, a następnie – po pobraniu danych z KSeF – dokona płatności ponownie,
• księgowość zaksięguje dokument dwa razy,
• system finansowo-księgowy zaimportuje jedynie dane VAT, pomijając pozostałe elementy należności.

Dla biur rachunkowych oznacza to więcej ręcznej pracy, konieczność weryfikacji rozbieżności oraz dodatkowy kontakt z kontrahentami.

Jest chaos, a czasu na naukę niewiele

Choć do końca 2026 r. nie przewidziano sankcji za błędy w stosowaniu obowiązkowego KSeF, największe podmioty już działają w nowym modelu. Pierwsze tygodnie funkcjonowania systemu pokazują jednak, że teoria rozmija się z praktyką.

Odbiorcy faktur – tacy jak pan Adam – muszą dziś nie tylko sprawdzić kwotę do zapłaty, lecz także upewnić się, czy posiadają komplet danych, w tym numer rachunku, termin i formę płatności. Bez tego rośnie ryzyko opóźnień, nieporozumień i błędów księgowych.

KSeF miał uprościć i zautomatyzować rozliczenia. Na razie dla wielu firm oznacza dodatkową czujność i podwójną weryfikację każdego dokumentu oraz trudności w opłacaniu dokumentów otrzymywanych przez KSeF.