Już niedługo wystawianie faktur w Polsce będzie wyglądać zupełnie inaczej niż dotąd. Krajowy System e-Faktur zacznie być bowiem obowiązkowy nie tylko dla dużych firm, lecz również tych najmniejszych. Już dziś wielu przedsiębiorców zadaje sobie więc pytania: Jak się przygotować do tak dużej zmiany? Od czego zacząć? Czy trzeba kupować nowe oprogramowanie? I, czy można liczyć na to, że wdrożeniem KSeF w firmie zajmie się biuro księgowe?
>>> Środy z KSeF: Już we wrześniu rusza nowy cykl szkoleń. Fiskus zaprasza
Aby rozwiać wszystkie wątpliwości, i jak najsprawniej przejść przez proces wdrożenia KSeF, zaprosiliśmy do rozmowy Pana Bogdana Zatorskiego, Kierownika ds. Analiz Biznesowych Wymagań Prawnych w Symfonii, który od lat zajmuje się procesami finansowymi i księgowymi zachodzącymi w przedsiębiorstwach.
W naszej rozmowie przechodzimy przez wszystkie kluczowe etapy wdrożenia KSeF w najmniejszych firmach, w tym również w jednoosobowych działalnościach gospodarczych – od samej rejestracji w KSeF, przez wybór narzędzi, aż po praktyczne wskazówki, które pomogą uniknąć problemów z nowymi e-fakturami w przyszłości.
- Czym jest KSeF i co zmieni w codziennym prowadzeniu JDG i mikrofirm?
- Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla JDG i mikrofirm?
- W jaki sposób mikrofirma i JDG może korzystać z KSeF?
- Od czego przedsiębiorca powinien zacząć? Jak uzyskać dostęp do KSeF?
- Ważna rola tokenów w KSeF, która rodzi liczne obawy
- Testowanie KseF ważnym etapem przygotowania do zmian
- Rola biura rachunkowego we wdrożeniu KSef w najmniejszych firmach
Na początek - czym tak naprawdę jest KSeF i co zmieni w codziennym prowadzeniu JDG i mikrofirm?
Temat wprowadzenia KSeF jest w ostatnim czasie mocno rozpowszechniony medialnie. Wiele osób słyszało więc o Krajowym Systemie e-Faktur, ale nie wszyscy wiedzą, czym on dokładnie jest. Czy może Pan w prostych słowach wyjaśnić, czym jest KSeF i jakie zmiany wprowadza w codziennym fakturowaniu mikrofirm?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej, elektronicznej. Obowiązek korzystania z KSeF w transakcjach między przedsiębiorcami wejdzie w życie w pierwszej połowie 2026 roku.
Uwaga!
Prezydent podpisał ustawę o KSeF 27 sierpnia. Więcej o ważnych zmianach tutaj -->
Aby system działał sprawnie, Ministerstwo Finansów opracowało jednolity wzór faktury ustrukturyzowanej. Każdy przedsiębiorca, chcąc wystawić i przesłać fakturę, musi skorzystać z tego wzoru – nie ręcznie, lecz za pośrednictwem swojego systemu sprzedażowego. To dostawca oprogramowania odpowiada za to, aby program poprawnie zapisał fakturę zgodnie z wymaganym schematem i przesłał ją do KSeF. Z kolei nabywca, aby odebrać fakturę, loguje się do KSeF i może pobrać ją w dowolnym momencie.
Sprawdź najbliższą turę bezpłatnych szkoleń z KSeF. Kiedy organizuje je Twój US?
Choć powyższy opis zawiera pewne uproszczenia, dobrze oddaje istotę systemu. Kluczowe jest to, że w 2026 roku podstawową formą faktury w obrocie gospodarczym stanie się forma niematerialna – zapis elektroniczny. To fundamentalna zmiana, która znacząco wpłynie na codzienną praktykę fakturowania zarówno po stronie wystawców, jak i odbiorców, niezależnie od tego, czy mówimy o dużych firmach, czy o mikroprzedsiębiorcach.
Kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla najmniejszych działalności?
Terminy ostatecznego wdrożenia KSeF były już wielokrotnie przesuwane. Poproszę o wyjaśnienie, kiedy faktycznie KSeF obejmie JDG i mikrofirmy, i czy to prawda, że najmniejsi przedsiębiorcy powinni być gotowi już 1 lutego. Będą bowiem często odbierać faktury od dużych firm już korzystających z KSeF (np. faktury paliwowe Orlen)?
To prawda, że termin wdrożenia KSeF był wielokrotnie przesuwany, jednak 27 sierpnia prezydent podpisał ustawę, która wprowadza obowiązek e-fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla dużych podatników VAT już od 1 lutego 2026 roku. Za dużego podatnika uznaje się podmiot, którego obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł. Niewątpliwie Orlen spełnia te kryteria, a to oznacza, że od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca, w tym także prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który poprosi o fakturę na stacji benzynowej, otrzyma ją wyłącznie w formie elektronicznej, dostępnej do pobrania z KSeF. Ustawowym terminem wprowadzenia KSeF dla pozostałych podatników jest kwiecień 2026 roku.
Jak dodaje jednak Ministerstwo Finansów - od tej zasady są małe wyjątki ,,
Do końca 2026 r. przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących. Ponadto odroczenie kar do końca 2026 r. zapewni dodatkowy czas podatnikom na prawidłowe wdrożenie obowiązków bez potencjalnej sankcji za błędy. Równocześnie do końca przyszłego roku, odroczony zostaje obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za e-faktury. Takie rozwiązanie ma na celu zapewnienie firmom dodatkowego czasu na dostosowanie się do nowych wymogów. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli spokojnie przygotować się do przejścia na elektroniczny obieg faktur.
W praktyce oznacza to konieczność przygotowania się do odbierania faktur ustrukturyzowanych właśnie w tym formacie. Co istotne, od tego dnia przedsiębiorca, który wystawi fakturę i prześle ją przez KSeF, nie ma obowiązku przekazywania jej nabywcy w żaden dodatkowy sposób. Jeśli zdecyduje się na taką formę udostępnienia, to wyłącznie z własnej inicjatywy i na własnych warunkach, bo wiąże się to z dodatkowymi, niepotrzebnymi kosztami.
Jak tłumaczy resort finansów ,,W przypadku obowiązku wystawienia faktury w KSeF, podatnik nie ma obowiązku przekazywania jej nabywcy w żaden dodatkowy sposób. Jednakże zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy VAT, jeżeli zdecyduje się na użycie tej faktury poza KSeF będzie zobowiązany do oznaczenia jej kodem QR. Kod ten umożliwia dostęp do faktury w systemie oraz pozwala na weryfikację zawartych w niej danych. Rozwiązanie polegające na oznaczeniu faktury kodem QR nie rodzi dodatkowych kosztów po stronie podatnika – jest to funkcjonalność KSeF".
W jaki sposób JDG i mikrofirma mogą korzystać z KSeF?
Nie każda mikrofirma, a tym bardziej jednoosobowa działalność gospodarcza posiada zaawansowane systemy IT, czy też bieżącą pomoc biura rachunkowego. Jakie będą dostępne sposoby korzystania z KSeF? Czy przedsiębiorca będzie miał możliwość skorzystania z systemu do obsługi KSeF bezpłatnie, czy musi liczyć się z poniesieniem dodatkowych kosztów?
Uważam, że przy niewielkiej skali działalności możliwe będzie korzystanie z KSeF zarówno do wystawiania, jak i odbierania faktur bez ponoszenia dodatkowych kosztów. W takim przypadku będzie to najczęściej obsługa ręczna, ograniczona do pojedynczych faktur. Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) udostępniła bezpłatne narzędzia, które umożliwiają samodzielne wystawianie faktur bezpośrednio w systemie KSeF lub za pośrednictwem aplikacji internetowej KAS "e-mikrofirma".
W działalności usługowej, gdzie sprzedaż nie odbywa się przez system sprzedażowy np. w przypadku przyjmowania i realizowania zleceń serwisowych, końcowym etapem jest zwykle samodzielne wystawienie faktury. W takich przypadkach korzystanie z darmowych narzędzi może być całkowicie wystarczające.
Jednak w bardziej złożonych procesach np. wymagających powiązania z gospodarką magazynową, wykorzystanie bezpłatnych rozwiązań Ministerstwa Finansów staje się trudniejsze. Gdy skala działalności rośnie do poziomu 10-20 faktur miesięcznie, ręczne wystawianie dokumentów przestaje być efektywne. Wówczas konieczna staje się integracja systemu sprzedażowego z KSeF, tak aby faktury były generowane automatycznie w odpowiednim formacie i wysyłane bezpośrednio do systemu.
Warto wiedzieć, że na rynku dostępne są również bezpłatne wersje komercyjnych narzędzi – przykładowo, wersja freemium systemu Symfonia umożliwia wysyłanie do 60 dokumentów na rok do KSeF bez opłat. Jeśli jednak bezpłatne opcje okażą się niewystarczające, trzeba liczyć się z kosztami wdrożenia i utrzymania infrastruktury IT dostosowanej do skali działalności i wolumenu przesyłanych dokumentów.
Od czego przedsiębiorca powinien zacząć? Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Zanim przedsiębiorca uzyska możliwość wystawiania faktur w ramach KSeF, będzie potrzebne wcześniejsze przygotowanie techniczne, które umożliwi dostęp do systemu Krajowego Systemu e-Faktur. Czy może Pan w kilku zdaniach wyjaśnić, czy samodzielne zarejestrowanie w systemie będzie konieczne, czy może będzie odbywało się automatycznie? Jak będzie wyglądał ten proces? Czy potrzebne będą specjalne uprawnienia lub podpis elektroniczny?
Sposób "oswajania się" z KSeF zależy od formy prawnej prowadzonej działalności. Dla każdego przedsiębiorcy posiadającego NIP, Krajowa Administracja Skarbowa automatycznie założyła konto w systemie KSeF. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dostęp do konta możliwy jest od razu, bez konieczności składania dodatkowych dokumentów. Wystarczy zalogować się, uwierzytelniając za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Dla osób, które chcą najpierw zapoznać się z działaniem systemu, rekomenduję skorzystanie z wersji demonstracyjnej dostępnej pod adresem - https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzia-wersja-przedprodukcyjna-demo/.
W przypadku podmiotów prawnych, np. spółek z o.o., procedura uzyskania dostępu do KSeF wymaga wcześniejszego wyznaczenia konkretnej osoby, która jako pierwsza otrzyma dostęp. W tym celu należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego formularz ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną (imię, nazwisko, PESEL), która otrzyma tzw. uprawnienia właścicielskie – analogiczne do tych, jakie posiada właściciel JDG. Taka osoba będzie mogła samodzielnie logować się do KSeF oraz nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom w ramach organizacji, np. pracownikom działu księgowości czy biura rachunkowego.
Warto pamiętać, że zgłoszenie ZAW-FA działa na wersję produkcyjną KSeF – a ta różni się od wersji demonstracyjnej tym, że wystawione w niej faktury mają rzeczywiste skutki podatkowe. Innymi słowy, urząd skarbowy będzie oczekiwał zapłaty podatku wynikającego z faktur wystawionych w produkcyjnym systemie KSeF.
Ważna rola tokenów w KSeF, która rodzi liczne obawy
Tokeny w Krajowym Systemie e-Faktur brzmią bardzo technicznie i niezrozumiale. Poproszę o krótkie wyjaśnienie, czym dokładnie są te tokeny, i w jakim celu posłużą przedsiębiorcom?
Token to rodzaj elektronicznego klucza generowanego w systemie KSeF, który umożliwia połączenie oprogramowania używanego przez podatnika na przykład systemu sprzedażowego z KSeF.
Dzięki tokenowi przedsiębiorca może pracować w swoim programie do fakturowania tak, jak dotychczas, a faktury są automatycznie przesyłane do KSeF bez konieczności każdorazowego logowania się do systemu za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Token działa w tle, umożliwia rozpoznanie firmy i przekazuje systemowi KSeF odpowiednie uprawnienia do wystawiania faktur w jej imieniu. W praktyce oznacza to, że sprzedawca loguje się tylko do swojego systemu sprzedaży, wystawia fakturę, a ta trafia do KSeF w sposób automatyczny.
Od lutego 2026 roku w KSeF będą również wykorzystywane certyfikaty, które zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa niż tokeny. Z czasem mają one stopniowo zastąpić obecnie stosowane tokeny jako główny sposób uwierzytelniania i autoryzacji połączenia z systemem.
Testowanie KseF ważnym etapem przygotowania do zmian
Możliwość przetestowania systemu KSeF, to dobry sposób, żeby „oswoić się” z nowym systemem. Czy już dziś JDG i mikrofirmy mają dostęp do wersji testowej KSeF? Czy faktycznie warto z niego skorzystać?
Oprócz wspomnianej wcześniej wersji demonstracyjnej, każdy zainteresowany może również zapoznać się z aplikacją podatnika, czyli interfejsem użytkownika systemu KSeF, korzystając z wersji testowej dostępnej pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzia-wersja-testowa/.
Wbrew nazwie, nie jest to środowisko służące do testowania integracji systemów czy przesyłania plików. Do tego celu służy wersja demonstracyjna.
Wersja testowa aplikacji podatnika to narzędzie umożliwiające wstępne zapoznanie się z wyglądem i funkcjonalnością systemu KSeF z poziomu użytkownika. Można się do niej zalogować, podając fikcyjny NIP, a przy wystawianiu faktur należy posługiwać się przykładowymi, nieprawdziwymi danymi. To bezpieczne środowisko edukacyjne, które pozwala sprawdzić, jak wygląda proces wystawiania i odbierania faktur w KSeF, bez żadnych konsekwencji prawnych czy podatkowych.
Rola biura rachunkowego we wdrożeniu KSef w najmniejszych firmach
W środowisku przedsiębiorców często krąży przeświadczenie, że wdrożeniem KSeF zajmie się biuro rachunkowe obsługujące firmę. Czy faktycznie przedsiębiorcy mogą całkowicie zdać się na księgowego? Jaka będzie faktyczna rola biura rachunkowego we wdrożeniu Krajowego Systemu e-faktur w JDG i mikrofirmach?
To założenie jest niestety błędne. Biuro rachunkowe nie może przejąć odpowiedzialności za wdrożenie KSeF w praktyce biznesowej przedsiębiorcy. Biuro rachunkowe nie przyjmuje zamówień, nie wydaje towarów, nie realizuje sprzedaży i nie wystawia faktur w imieniu klientów. Jego rolą jest prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupów na podstawie dokumentów dostarczonych przez przedsiębiorcę.
Faktury są dowodami zdarzeń gospodarczych. Muszą zostać przekazane do BR, aby mogły zostać zarejestrowane i ujęte w rozliczeniach podatkowych oraz w rachunku wyników: przychodach, kosztach i podatku VAT. Skoro więc BR nie uczestniczy bezpośrednio w procesach sprzedażowych i zakupowych, a jedynie odczytuje informacje zawarte w fakturach, nie jest w stanie samodzielnie wdrożyć KSeF w imieniu przedsiębiorcy.
To, co biuro może (i powinno) zrobić, to udzielić wsparcia merytorycznego – pomóc klientowi przygotować się do wdrożenia KSeF tak, aby prawidłowo przebiegła modyfikacja procesów sprzedaży oraz przyjmowania faktur, które będą miały postać niematerialną.
Dziękujemy za rozmowę.
Bogdan Zatorski - Kierownik ds. Analiz Biznesowych Wymagań Prawnych w Symfonii, specjalizuje się w cyfryzacji procesów księgowych, w tym m.in. we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur w przedsiębiorstwach.