Przedsiębiorcy traktują Krajowy System e-Faktur jako duże wyzwanie. Jeśli jednak poprawnie wdrożą odpowiednie rozwiązania, nowy system może stać się narzędziem dającym przewagę nad konkurentami z branży. Wsparciem dla firm w tym zakresie mogą być narzędzia oferowane przez banki. Warto rozważyć zastosowanie unikalnego rozwiązania, które łączy Krajowy System e-Faktur z bankowością internetową.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dla przedsiębiorców jednym z najważniejszych obowiązków tego roku. To duża zmiana, a wręcz rewolucja, jeśli chodzi o zmianę sposobu rozliczania faktur. Przypomnijmy, od 1 lutego obowiązek wysyłania faktur ustrukturyzowanych będą miały duże przedsiębiorstwa, które w 2024 r. odnotowały sprzedaż wyższą nią 200 mln zł. Od 1 kwietnia obowiązek ten obejmie pozostałe firmy. Wyłączone z niego będą tylko przedsiębiorstwa, u których miesięczna wartość sprzedaży jest mniejsza lub równa 10 tys. zł.

Trzeba jednak podkreślić, że obowiązek odbierania faktur z KSeF będą miały od 1 lutego wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości. I choćby ten fakt rodzi wśród właścicieli firm wiele obaw.

KSeF jako źródło przewagi

Wielu przedsiębiorców postrzega KSeF jako ciężar i kolejną administracyjną powinność. Warto jednak spojrzeć na tę kwestię inaczej – jeśli zostanie wdrożony w odpowiedni sposób, starannie i z zachowaniem zasad, może dać firmie przewagę konkurencyjną. Przedsiębiorca może dzięki niemu zyskać wiele korzyści i wyprzedzić rynkowych rywali.

Wspomnianą przewagę firma może uzyskać przede wszystkim dzięki automatyzacji i cyfryzacji procesów księgowych. Warto podkreślić, że KSeF zapewni pełną automatyzację fakturowania na wszystkich etapach – a więc od wystawienia, przez przesłanie, aż po zaksięgowanie faktury. To spowoduje, że nie będzie już trzeba wprowadzać danych ręcznie, co znacznie przyspieszy pracę i zmniejszy ryzyko błędów popełnianych przez człowieka.

Zautomatyzowanie procesów w efekcie przyniesie przedsiębiorcom oszczędność czasu i redukcję kosztów. Dzięki cyfryzacji znacznie spadną ich wydatki związane m.in. z materiałami biurowymi, drukowaniem, a także wysyłaniem tradycyjną pocztą oraz archiwizacją papierowych dokumentów.

Szybszy obieg dokumentów i lepsza ochrona

Olbrzymią korzyścią związaną z KSeF będzie dla firm także szybszy obieg dokumentów i lepsza płynność finansowa. W nowym systemie faktury przesyłane będą natychmiastowo. Przedsiębiorcy nie będą już tracili czasu na doręczenie i akceptację tych dokumentów. A to przełoży się na szybsze regulowanie płatności przez kontrahentów, co z kolei będzie miało wpływ na większą płynność finansową przedsiębiorstw.

Nie bez znaczenia są też sprawy związane z bezpieczeństwem. KSeF oznacza znacznie większą niż do tej pory ochronę dokumentów. Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą przechowywane są w centralnym systemie Ministerstwa Finansów. To praktycznie eliminuje ryzyko ich zgubienia, zniszczenia czy fałszowania. Warto dodać, że system zapewnia autentyczność dokumentów i wprowadza ich integralność.

Wielu przedsiębiorców zwraca uwagę na kwestię pozytywnego wizerunku firmy. W tym aspekcie KSeF może tylko pomóc. Wdrożenie systemu jeszcze przed oficjalnym obowiązkowym terminem będzie świadczyło, że firma stawia na innowacje i jest gotowa na korzystanie z nowoczesnych technologii, co z pewnością zostanie pozytywnie odebrane przez klientów i partnerów biznesowych.

Warto zatem spojrzeć na KSeF jako na inwestycję, która może być punktem wyjścia do zdobycia przewagi konkurencyjnej. Dobrze zaplanowane działania pozwolą zoptymalizować kluczowe procesy w całej firmie.

Bank wsparciem w integracji z nowym systemem

W skutecznej integracji z KSeF firmom pomóc mogą banki. Pionierem pod tym względem jest na polskim rynku ING Bank Śląski. Postanowił on wykorzystać wdrażanie KSeF jako szansę na pomoc przedsiębiorcom w obszarze płatności.

ING Bank Śląski stworzył unikalne narzędzie integrujące bankowość internetową z KSeF, umożliwiając firmom wystawianie, odbieranie i przechowywanie e-faktur bezpośrednio w systemie bankowym. Proces integracji jest uproszczony i odbywa się za pomocą tokena wygenerowanego w portalu Ministerstwa Finansów, co pozwala na szybkie i bezpieczne połączenie systemów.

– To nie jest element przewidziany ustawą czy wymagany. To jest nasz pomysł na to, jak dzięki KSeF ułatwić obsługę firmy w obszarze zarządzania płatnościami. Jest to nowość, którą mamy nadzieję pozytywnie zaskoczyć naszych klientów – podkreśla Bartosz Traczyk, dyrektor zarządzający, Daily & Transaction Banking Products w ING Banku Śląskim.

Łatwo i bezpiecznie

Jak dodaje, ta innowacja została wprowadzona również po to, aby korzyści ze standaryzacji faktur oddać w ręce firm. Przedsiębiorca, który korzysta z systemu finansowo-księgowego, będzie mógł zintegrować bankowość internetową ING również bezpośrednio z KSeF.

– W bankowości internetowej jeszcze przed wdrożeniem KSeF pojawi się specjalna zakładka, w której klient będzie mógł wykonać integrację z tym systemem, wymienić token bądź certyfikat autoryzacyjny i dzięki temu faktury będą się w nim pojawiały. Najważniejsza korzyść polega na tym, że fakturę przedsiębiorca zapłaci w bardzo łatwy, ale też bezpieczny sposób. Nie będzie musiał weryfikować, czy się nie pomylił np. przy wprowadzaniu danych. Będzie wiedział, że ta faktura pochodzi z bezpiecznego źródła, czyli z KSeF – tłumaczy Bartosz Traczyk.

Jak dodaje, przedsiębiorca będzie miał także większą kontrolę nad tym, za co płaci, bo na tym etapie otrzyma możliwość zwizualizowania faktury dotyczącej płatności.

– To dopiero początek, będziemy rozbudowywali te funkcje. Dodamy np. powiadomienia dla firm dotyczące tego, że pojawiła się nowa faktura – mówi Bartosz Traczyk.

Zaznacza, że to bardzo istotne, bo jedną z częstych obaw, która pojawia się przy okazji rozmów o KSeF, dotyczy wystawiania faktur na przedsiębiorców, którzy nie mają wiedzy o takim działaniu.

Automatycznie i bez ryzyka błędów

Integracja z KSeF w ING Banku Śląskim została przygotowana w taki sposób, że nie wymaga od przedsiębiorcy wiedzy informatycznej ani wykonania żadnych czynności wdrożeniowych po stronie dostawcy jego usług księgowych. Narzędzie automatycznie importuje faktury ustrukturyzowane od kontrahentów bezpośrednio do ING Księgowość, a także wysyła wystawione faktury do KSeF, minimalizując ręczną pracę i ryzyko błędów.

Oferowana przez ING integracja z KSeF ułatwia codzienne fakturowanie, minimalizuje formalności i pozwala skupić się na prowadzeniu biznesu. Warto dodać, że jest to narzędzie w pełni darmowe. Nie ma tu żadnych ukrytych kosztów. Aby korzystać z pełnej funkcjonalności, wystarczy mieć aktywne konto w portalu.

– Dzięki zmianom związanym z KSeF umożliwimy małym firmom działanie w sposób, który do tej pory był w zasadzie zarezerwowany dla dużych podmiotów – zwraca uwagę Bartosz Traczyk.

Trampolina do rozwoju

Poprawne wdrożenie KSeF sprawi, że nie będzie on tylko kolejnym obowiązkiem, ale trampoliną do wyprzedzenia rynkowych konkurentów. Tym bardziej warto zadbać o niuanse i szczegółowo przygotować się na integrację używanych przez firmę narzędzi z nowym systemem fakturowania.

W technologicznych procesach związanych z KSeF skutecznie pomóc może integracja oferowana przez bank. Mając to na uwadze, warto rozważyć skorzystanie z unikalnego rozwiązania oferowanego przez ING Bank Śląski. Pomoże ono wyprzedzić konkurencję i będzie katalizatorem znacznie szybszego technologicznego rozwoju firmy.

Materiał sponsorowany

Partnerem publikacji jest ING Bank Śląski