Szybsza faktura, szybsza płatność. Jak cyfryzacja poprawia cash flow firmy

Opóźnione fakturowanie, dokumenty czekające na akceptację i brak kontroli nad terminami płatności mogą szybko zachwiać finansami przedsiębiorstwa. Cyfrowy obieg dokumentów pozwala uporządkować te procesy, przyspieszyć wpływ należności i lepiej planować wydatki. Jak wykorzystać technologię do poprawy płynności firmy? Rozmawiamy z Jackiem Bartnikiem, dyrektorem zarządzającym w EBI Systems.

Andrzej Stec: Dlaczego płynność finansowa jest tak istotna dla funkcjonowania firmy?

Jacek Bartnik: Ponieważ w praktyce decyduje o tym, czy przedsiębiorstwo jest w stanie terminowo regulować bieżące zobowiązania i bez zakłóceń prowadzić działalność. Nawet firma, która dużo sprzedaje i wystawia wiele faktur, może znaleźć się pod presją, jeśli pieniądze wpływają zbyt późno albo wydatki pojawiają się bez odpowiedniego wyprzedzenia. Zarządzanie płynnością wymaga więc stałego monitorowania przepływów pieniężnych oraz narzędzi, które pozwalają nad nimi skutecznie panować.

Każdy dzień zwłoki opóźnia wpływ pieniędzy

Od czego zacząć, jeśli firma chce stosunkowo szybko poprawić swój cash flow?

Jednym z najszybszych sposobów jest usprawnienie fakturowania i całego obiegu dokumentów. Zależność jest prosta: im szybciej po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi wystawimy fakturę, tym wcześniej kontrahent będzie mógł ją opłacić. Każdy niepotrzebny dzień zwłoki po stronie firmy przesuwa potencjalny termin wpływu pieniędzy.

Co konkretnie można przyspieszyć w procesie wystawiania i wysyłania faktur?

Warto korzystać z e-faktur oraz gotowych szablonów, które skracają czas przygotowania dokumentu. Faktura powinna zostać przekazana klientowi niezwłocznie – drogą elektroniczną lub za pośrednictwem systemu zintegrowanego z KSeF.

Nowoczesne narzędzia do fakturowania pozwalają również śledzić status dokumentu: sprawdzić, czy został wysłany, odebrany i opłacony oraz czy wymaga dodatkowej reakcji. Dzięki temu firma nie czeka biernie na przelew, lecz może szybko wychwycić opóźnienie.

Czy sama informacja o statusie faktury rzeczywiście przekłada się na lepszą kontrolę płynności?

Tak, ponieważ ogranicza chaos informacyjny. Platformy do elektronicznego obiegu dokumentów, takie jak EBI24, umożliwiają wystawianie i wysyłanie faktur, a następnie kontrolowanie ich statusu na kolejnych etapach.

Automatyczne oznaczanie opłaconych faktur oraz wyróżnianie dokumentów po terminie zmniejsza ryzyko przeoczenia należności. Osoba odpowiedzialna za rozliczenia od razu widzi, które płatności wymagają jej uwagi.

Koszt, o którym firma dowiaduje się za późno

Cash flow to jednak nie tylko oczekiwane wpływy, ale również wydatki. W którym miejscu firmy najczęściej tracą nad nimi kontrolę?

Problemem często okazuje się niezorganizowany proces akceptowania faktur zakupowych, rachunków i innych dokumentów kosztowych. Jeżeli dokument krąży między pracownikami albo trafia do niewłaściwej osoby, może zostać zapomniany i dotrzeć do księgowości tuż przed terminem płatności, a nawet po jego przekroczeniu.

Firma musi wówczas nagle znaleźć środki na uregulowanie zobowiązania, chociaż przy sprawnym przepływie informacji mogłaby wcześniej uwzględnić ten wydatek w swoich planach finansowych.

Jak automatyzacja może temu zapobiec?

Po wprowadzeniu faktury do systemu dokument może automatycznie trafić do właściwych osób wraz z powiadomieniem o konieczności zaakceptowania kosztu. Zatwierdzanie odbywa się online, według jasno określonej ścieżki.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokumentów z krótkimi terminami płatności. Wcześniejsza akceptacja daje firmie więcej czasu na zaplanowanie wydatku i ogranicza ryzyko nagłego obciążenia budżetu. Przykładowo EBI24 pozwala nadać dokumentowi status „Do akceptacji” i skierować go do wyznaczonych osób.

Regularny przegląd należności i zobowiązań

Jak często przedsiębiorca powinien sprawdzać należności i zobowiązania?

Najważniejsza jest regularność. Warto wprowadzić stały, na przykład cotygodniowy, przegląd płatności. Powinien on obejmować zarówno należności od klientów, których termin zapłaty już minął lub wkrótce upłynie, jak i faktury kosztowe, które firma będzie musiała niebawem uregulować.

Systematyczne monitorowanie rozrachunków pozwala szybko wychwycić zaległość i od razu zareagować, chociażby wysyłając kontrahentowi przypomnienie o płatności.

Czy automatyczne przypomnienia nie są zbyt natarczywe wobec klientów?

Kluczowe jest odpowiednie ustawienie częstotliwości i tonu komunikacji. Samo przypominanie o płatnościach jest jednak naturalnym elementem zarządzania należnościami.

Firma może korzystać z gotowych szablonów wiadomości, wysyłać e-maile lub SMS-y po upływie terminu, a także przypominać o zbliżającej się płatności jeszcze przed datą wymagalności. Pomaga to ograniczać ryzyko zatorów płatniczych i pokazuje kontrahentom, że przedsiębiorstwo konsekwentnie kontroluje swoje rozrachunki.

Jeżeli system automatycznie oznacza zaległe faktury, jak może to robić EBI24, działania przypominające lub windykacyjne można skierować dokładnie tam, gdzie są potrzebne.

Cyfryzacja powinna obejmować cały proces

Gdyby miał Pan wskazać jedną najważniejszą zasadę zarządzania płynnością, co by nią było?

Poprawę płynności należy traktować jako ciągły proces, wymagający zarówno dyscypliny, jak i odpowiednich narzędzi. Szybsze fakturowanie, automatyczna akceptacja dokumentów kosztowych, bieżąca kontrola płatności, cyfrowe archiwum oraz e-podpis nie powinny funkcjonować jako odrębne usprawnienia. Dopiero ich połączenie tworzy kompleksowy system zarządzania przepływami pieniężnymi.

Automatyzacja powtarzalnych operacji oraz ograniczenie ryzyka błędów za pomocą takich rozwiązań jak platforma EBI24 dają firmie większą kontrolę nad finansami. Dzięki temu przedsiębiorstwo może zmniejszyć ryzyko utraty płynności i skoncentrować się na rozwoju biznesu zamiast na ciągłym rozwiązywaniu nagłych problemów.

Publikacja zawiera linki afiliacyjne. Kliknięcie w link i ewentualny zakup może skutkować naliczeniem wynagrodzenia dla wydawcy.