Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w rozliczeniach przedsiębiorców ostatnich lat. Choć nowy obowiązek budzi wiele obaw, w praktyce może stać się impulsem do automatyzacji procesów finansowych i uproszczenia obiegu dokumentów. Coraz większą rolę w tym procesie odgrywają banki, które integrując KSeF z bankowością elektroniczną, realnie wspierają firmy w cyfrowej transformacji.
Krajowy System e-Faktur już za kilka tygodni stanie się nową rzeczywistością dla przedsiębiorców. Zostaną do niego włączone wszystkie firmy, nawet najmniejsze. System stanie się podstawowym kanałem fakturowania, zmieniając dotychczasowe zasady dokumentowania transakcji i rozliczeń podatkowych.
KSeF zmienia zasady wystawiania faktur
Od momentu wejścia KSeF w życie faktury wystawiane przez przedsiębiorców (początkowo największych, potem także mniejszych) będą musiały trafiać do systemu prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. To oznacza koniec papierowych dokumentów, faktur wysyłanych e-mailem w PDF-ach czy ręcznych poprawek w arkuszach Excela. Faktura stanie się obowiązującym dokumentem w momencie jej skutecznego przesłania do KSeF i nadania jej numeru systemowego.
Zmiana dotyczy nie tylko wystawiania, ale także odbierania dokumentów. Nawet najmniejsze, jednoosobowe firmy będą musiały już od 1 lutego 2026 r. odbierać faktury swoich kontrahentów za pośrednictwem KSeF. Wystarczy faktura od poczty za znaczki czy za paliwo, a przedsiębiorca będzie zobligowany do tego, by ją pobrać z KSeF. To sprawia, że dostęp do systemu i sprawna obsługa e-faktur stają się niezbędnym elementem prowadzenia w zasadzie każdego biznesu.
Źródło: Shutterstock
Banki gotowe na integracje z KSeF
Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, niektóre banki postanowiły połączyć KSeF z bankowością elektroniczną. To właśnie w systemach bankowych przedsiębiorcy na co dzień zarządzają płatnościami, kontrolują przepływy pieniężne i rozliczają zobowiązania. Połączenie obiegu faktur z obsługą rachunku bankowego ma skracać procesy, ograniczać błędy i oszczędzać czas.
Banki coraz wyraźniej dostrzegają tę rolę. Przykładem jest ING Bank Śląski, który od lat rozwija usługi księgowe zintegrowane z bankowością internetową. W ramach ING Księgowość przedsiębiorcy mogą już dziś wystawiać i obsługiwać faktury zgodnie ze standardem KSeF. Aby dokonać integracji, należy wprowadzić w systemie księgowości ING odpowiedni token do KSeF wygenerowany na stronie rządowej. Aktualnie bank rozwija rozwiązanie pozwalające na integrację z KSeF bezpośrednio z poziomu bankowości internetowej. Jest ono kierowane do wszystkich klientów biznesowych, niezależnie od tego, z jakiego systemu finansowo-księgowego korzystają.
| „Dzięki rozwiązaniom oferowanym przez ING użytkownicy będą mogli nie tylko pobierać faktury z KSeF, ale także automatycznie je weryfikować i opłacać. To połączy obieg dokumentów księgowych z procesem płatności, eliminując ręczne przepisywanie danych, ograniczając błędy i oszczędzając czas przedsiębiorcy. ING stawia na bezpieczeństwo, wygodę i realne wsparcie biznesu w cyfrowej transformacji, aby KSeF stał się narzędziem ułatwiającym prowadzenie firmy, a nie tylko kolejnym obowiązkiem”. Bartosz Traczyk dyrektor zarządzający, Daily & Transaction Banking Products, ING Bank Śląski |
Od faktury do płatności – bez ręcznego przepisywania
Jedną z największych bolączek firm jest dziś ręczne przepisywanie danych z faktur do systemów księgowych i bankowych. KSeF połączony z bankowością elektroniczną ma pozwolić na wyeliminowanie tych problemów. Automatyczne pobieranie faktur z systemu, ich weryfikacja i szybkie zlecenie płatności bez przepisywania kwot czy numerów rachunków ma znacząco zmniejszać ryzyko błędów i przyspieszyć rozliczenia.
Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko oszczędność czasu, ale także lepszą kontrolę nad finansami. Faktury będą w jednym miejscu, łatwo dostępne, uporządkowane i bezpiecznie przechowywane. Zniknie problem zagubionych dokumentów czy konieczności wystawiania duplikatów – wszystko znajdować się będzie w jednym systemie.
Dogodny moment, by zyskać przewagę
Choć KSeF bywa postrzegany jako rewolucja narzucona odgórnie, w praktyce może stać się impulsem do uporządkowania procesów w firmach. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie przygotują się do zmian, zyskają przewagę organizacyjną. Analiza obiegu dokumentów, dostosowanie systemów i wybór odpowiednich narzędzi – najlepiej zintegrowanych z bankowością – pozwoli wejść w nową rzeczywistość bez chaosu.
Właśnie tu rola banków jest szczególnie istotna. Dzięki połączeniu usług finansowych, księgowych i technologicznych mogą one pełnić funkcję przewodnika po KSeF, pomagając przedsiębiorcom przejść przez proces zmian w sposób możliwie prosty i bezpieczny.
Wejście banków w KSeF to dobra wiadomość dla biznesu. Oznacza, że banki chcą wspierać przedsiębiorców w cyfryzacji, ułatwić zarządzanie obiegiem faktur i płatnościami. Dla tych firm, którzy się przygotują i skorzystają z dostępnych narzędzi, może to być zmiana zdecydowanie na plus, która uporządkuje nie tylko kwestię płatności, ale też pozwoli na oszczędność czasu i kontrolę nad przepływem pieniędzy w firmie.
Partnerem publikacji jest ING Bank Śląski
artykuł sponsorowany