Od początku lutego praktycznie nie ma dnia bez nowych problemów z Krajowym Systemem e-Faktur. Najwięcej kłopotów przedsiębiorcy mają z elektronicznymi dokumentami. Okazuje się, że niektóre faktury, mimo przesłania do KSeF, ostatecznie do niego nie trafiają. Natomiast innych w systemie nie widać.

Można odnieść wrażenie, że problemy z fakturami to w Krajowym Systemie e-Faktur niekończąca się opowieść. Od początku startu KSeF kłopoty z nimi mają zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktur. Jak opisał Dziennik Gazeta Prawna, zdarza się, że faktury, mimo wysłania ich do KSeF, są przez system odrzucane.

Coraz częściej zdarza się, że sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, a następnie księguje ją w swoim systemie, będąc przekonanym, że jest właściwa. Niestety, dostaje informację o odrzuceniu takiego dokumentu przez system. Jeśli taka sytuacja zaistnieje, Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 radzi ponownie wysłać dokument do KSeF.

– Problem polega jednak na tym, że zanim informatycy zdiagnozują przyczynę odrzucenia faktury w KSeF, zostanie ona już zaksięgowana i powiązana z kolejnymi etapami rozliczeń i raportowania w firmie – podkreśla Tomasz Groszyk, starszy menedżer z zespołu Business & Digital Services w Crido w rozmowie z DGP.

Co jest przyczyną odrzucenia?

Takie sytuacje zakłócają obieg dokumentów, a przez to dezorganizują pracę firmowych informatyków i księgowych. Dlaczego jednak faktury są wciąż odrzucane przez system? Co jest powodem?

– Przyczyną może być nieprawidłowe kodowanie plików XML, w których wystawiane są faktury ustrukturyzowane. Trzy niewidoczne w edytorze bajty potrafią zatrzymać proces, w którym krążą dokumenty warte setki tysięcy złotych miesięcznie – mówi Tomasz Groszyk.

Natomiast Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę inne możliwe przyczyny, takie jak np. niewypełnienie wszystkich wymaganych pól lub błędne wpisanie przyszłej daty wystawienia faktury lub. Rezultat? Do dokumentu nie zostaje przypisany numer KSeF, a to oznacza, że on uznawany za nieistniejący – opisuje DGP.

Jednocześnie resort sugeruje wdrożenie w systemach fakturowania mechanizmów weryfikujących zgodność plików XML ze strukturą logiczną jeszcze przed ich wysłaniem. Ma to również zmniejszyć liczbę odrzuceń.

Przy większej skali działań będzie duży problem

Tomasz Groszyk podkreśla, że tego typu problemy w większej skali mogą dać o sobie znać w marcu, gdy firmy będą przesyłać JPK_VAT za luty, czyli pierwszy miesiąc obowiązywania nowego systemu.

– JPK_VAT wymaga wskazania konkretnych dokumentów jako podstawy odliczenia VAT – z rozróżnieniem na faktury wystawiane w KSeF i poza nim. Jeśli faktura istnieje w ERP, czyli systemie firmowym, ale nie ma jej w KSeF, to powstaje rozbieżność, którą systemy analityczne administracji skarbowej mogą uznać za sygnał ryzyka – podkreśla Tomasz Groszyk.

Do znacznie większego chaosu z fakturami może dojść w kwietniu, gdy kolejna przedsiębiorstwa zostaną objęte KSeF-em.

-Wchodząc w okres największej skali obciążenia systemu, firmy muszą więc myśleć znacznie szerzej niż tylko o tym, czy faktury są przekazywane technicznie poprawnie – mówi ekspert Crido.

Przesłane do systemu, ale niewidoczne

To nie koniec problemów z widocznością faktur w KSeF. Bywa, że system przyjmuje prawidłowo wystawioną fakturę, jednak nabywca może jej zobaczyć – mimo że wystawca dostał wygenerowane przez system urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO). Wynikać to może m.in. z zapisywania faktur w nieodpowiednim module.

Prawidłowo wystawionej faktury można nie zobaczyć również z innych przyczyn. Tak zdarza się np. w przypadku faktur wystawionych dla polskiego przedsiębiorcy na numer VAT-UE. Ten przedsiębiorca po zalogowaniu się do KSeF przy pomocy krajowego NIP nie będzie w stanie zobaczyć w nim tych faktur – mimo że formalnie chodzi o ten sam numer.

Zyskaj maksymalny zwrot z PIT

Intuicyjny kreator, krok po kroku przeprowadzi Cię przez wszystkie ulgi

Bezpłatnie:

Rozlicz e-pity online Pobierz e-pity 2025

Inny możliwy powód problemów z brakiem widoczności faktury w KSeF wskazuje w rozmowie z DGP Michał Bartosiński, starszy menedżer IT w Aider Polska. Zwraca on uwagę na kwestię sekcji CDATA. Używa się jej, aby bezpiecznie przesyłać znaki specjalne, takie jak @ czy #, wewnątrz pól tekstowych.

– Zgodnie ze specyfikacją XML i schemą faktury ustrukturyzowanej użycie tej sekcji jest w pełni poprawne i zgodne z gramatyką języka – mówi ekspert.

Systemy informatyczne MF mają jednak trudności z wizualizacją takiej faktury, co w praktyce wyklucza możliwość jej podglądu przez nabywcę w oficjalnych narzędziach udostępnionych przez resort finansów. W efekcie takich dokumentów w KSeF zobaczyć się nie da.

Nowy system – wiele problemów i kontrowersji

KSeF wciąż sprawia przedsiębiorcom wiele problemów. Już od jego startu, który nastąpił 1 lutego, właściciele firm mieli olbrzymie kłopoty z tym, aby się do niego zalogować. Przyczyna były wielogodzinne awarie Profilu Zaufanego, który służył jako wejście do KSeF.

Właściciele firm zwracali uwagę na potrzebę wprowadzenia innej bezpłatnej możliwości logowania. To spowodowało, że Ministerstwo Finansów przyspieszyło prace nad nowymi rozwiązaniami. W ich efekcie – po zintegrowaniu nowego systemu z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej – od 14 lutego przedsiębiorcy mogą wejść do KSeF m.in. przez aplikację mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczna), e-dowód i profil zaufany.

Oszustwa i nieprawdziwe informacje

Osobna sprawa to oszustwa dotyczące KSeF. Już kilka dni po jego starcie systemu pojawiły się pierwsze nieuczciwe działania ze strony przestępców. Przedsiębiorcy dostawali e-maile od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy. Pytał on o stan przygotowania podatnika do korzystania z KSeF i wysyłał prośbą o odesłanie odpowiedzi. To oczywiście fałszywe e-maile i próby oszustwa – przestrzega Ministerstwo Finansów.

Od startu KSeF w sieci krąży wiele nieprawdziwych informacji o tej platformie. Można spotkać fałszywe narracje i tezy, jakoby system miał służyć m.in. inwigilacji podatników lub umożliwiać dostęp do danych obcym służbom. Jaka jest prawda? Warto posłuchać opinii ekspertów.