Kompensata rozrachunków z kontrahentami w księgach

Jeśli kontrahent jest jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem jednostki, to rozliczając rozrachunki z nim, można zastosować kompensatę. Takie rozliczenie może nastąpić w oparciu o zawartą z kontrahentem umowę lub mieć postać potrącenia jednostronnego. Kompensacie podlegają również rozrachunki w walucie obcej. Potrącenie w ramach kompensaty trzeba odpowiednio udokumentować i dokonać właściwych zapisów w księgach rachunkowych.

Kompensata umowna i jednostronna

Rozliczenie rozrachunków w drodze kompensaty polega na wzajemnym umorzeniu wierzytelności przez zaliczenie jednej z nich na poczet drugiej. Jeśli obie wierzytelności przedstawiają taką samą wartość, są umarzane w całości. Jeżeli mają one różną wartość, to umarzane są do wysokości niższej z wierzytelności. Pozostała kwota, która nie została umorzona, podlega uregulowaniu w ustalony przez kontrahentów sposób.

Kompensata (potrącenie), według pkt 3 lit. l) stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83), jest formą regulowania wzajemnych należności i zobowiązań, której warunki określa art. 498-505 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.) – wtedy mamy do czynienia z kompensatą jednostronną (ustawową) – lub umowa stron transakcji zakupu-sprzedaży – wówczas jest to kompensata umowna, o której mowa w art. 353¹ K.c.

Możliwość dokonania jednostronnego potrącenia wystąpi po spełnieniu warunków wskazanych w art. 498 § 1 K.c. Zgodnie z tym przepisem, gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli:

• przedmiotem obu są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku,
• wierzytelności mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym,
• obie wierzytelności są wymagalne.

Jeśli jednostka stosuje potrącenie w postaci kompensaty jednostronnej, dokonuje go na podstawie oświadczenia złożonego drugiej stronie. Takie oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe (art. 499 K.c.). Dla skuteczności kompensaty jednostronnej nie jest wymagana zgoda drugiej strony. W składanym oświadczeniu o potrąceniu trzeba wskazać przede wszystkim: wierzytelności przedstawione do potrącenia i z jakimi wierzytelnościami są potrącane, kwoty wierzytelności, pozostałą do spłaty wartość zobowiązania nieobjętą kompensatą oraz sposób jej uregulowania i podpis osoby uprawnionej.

Należy pamiętać, że niewymagalna jeszcze wierzytelność może podlegać potrąceniu, o ile wymagalna jest wierzytelność potrącającego (wynika tak z orzecznictwa sądowego). Kompensaty wierzytelności przedawnionych można dokonać, o ile w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło (art. 502 K.c.). Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości niższej z nich.

Podmioty, które są jednocześnie względem siebie wierzycielem i dłużnikiem, potrącenia wzajemnych rozrachunków mogą dokonywać także w formie kompensaty umownej w oparciu o zasadę swobody umów (por. art. 353¹ K.c.). W zawartej ze sobą umowie kompensaty strony regulują stosunek prawny według swojego uznania, w taki sposób, aby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Podstawą dokonania kompensaty umownej może być jedynie porozumienie w tej sprawie zawarte pomiędzy stronami. W takiej umowie strony same określają reguły wzajemnego rozliczenia dotyczące tego, które wierzytelności i w jakim czasie będą ze sobą kompensowane. W umowie kompensaty z reguły wskazuje się m.in.:

• strony umowy (nazwy, adresy),
• datę, w której nastąpi wzajemne potrącenie,
• numery faktur, rachunków lub innych dokumentów, podlegających rozliczeniu oraz daty ich wystawienia,
• kwotę potrącanych rozrachunków,
• wartość należności lub zobowiązania pozostającą do uregulowania w przyszłości.

Wzory potrącenia jednostronnego oraz kompensaty umownej dostępne w programie DRUKI Gofin w dziale Rachunkowość

Dokonując płatności za nabyte towary lub usługi, które zostały wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) udokumentowane fakturą, gdy należność ogółem przekracza kwotę 15.000 zł, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności (MPP). Na fakturze dokumentującej taką transakcję sprzedający zamieszcza zapis „mechanizm podzielonej płatności” oraz ma obowiązek przyjęcia płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury z zastosowaniem MPP. Stanowi o tym art. 108a ust. 1a i ust. 1b oraz art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT. Jednak w przypadku dokonania potrącenia wierzytelności, na podstawie art. 108a ust. 1d ustawy o VAT, przepisów dotyczących MPP nie stosuje się w zakresie, w jakim kwoty należności są potrącane. W konsekwencji dokonanie zarówno kompensaty jednostronnej, jak i umownej nie powinno wywoływać negatywnych skutków w VAT.

Ujęcie w księgach

W księgach umorzenie wzajemnych należności i zobowiązań, czyli kompensatę jednostronną lub umowną, można zaksięgować zapisem:

– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
– Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 24.

Dowodem, na postawie którego ujmuje się kompensatę rozrachunków w księgach rachunkowych w przypadku kompensaty jednostronnej, jest oświadczenie jednej ze stron, a przy kompensacie umownej – umowa zawarta z kontrahentem. Oświadczenie lub umowa, aby mogły być podstawą zapisów w księgach, muszą spełniać warunki dla dowodów księgowych wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.).

Potrącenie w walucie obcej

Jak wynika z pkt 7.3 stanowiska KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami, jednostka może dokonać kompensaty wzajemnych należności i zobowiązań z kontrahentem również wówczas, gdy są one wyrażone:

a) w tej samej walucie obcej,

b) jedno z nich (należność lub zobowiązanie) – w walucie polskiej, natomiast drugie (należność lub zobowiązanie) – w walucie obcej,

c) w dwóch różnych walutach obcych.

W sytuacji gdy kompensacie podlegają rozrachunki wyrażone w walucie obcej, kwoty potrącanych wierzytelności trzeba przeliczyć na złote. Ze względu na to, że przy kompensacie nie dochodzi do przepływu środków pieniężnych pomiędzy stronami, do wyceny potrącanych wierzytelności, na podstawie art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, stosuje się średni kurs ogłoszony dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania potrącenia. W związku z przyjęciem różnych kursów waluty do wyceny rozrachunków na dzień ich powstania oraz na dzień ich uregulowania, tj. zastosowania kompensaty, powstają różnice kursowe. Generalnie dodatnie różnice kursowe zalicza się do przychodów finansowych, a ujemne różnice kursowe do kosztów finansowych. Tak wynika z art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

W księgach dodatnie różnice kursowe powstałe na skutek kompensaty rozrachunków można ująć zapisem:

– Wn konto 20, konto 21 lub konto 24,
– Ma konto 75-0 „Przychody finansowe”.

Z kolei ujemne różnice kursowe można zaksięgować:

– Wn konto 75-1 „Koszty finansowe”,
– Ma konto 20, konto 21 lub konto 24.

Gdy różnice kursowe wynikają z przeprowadzenia kompensaty zobowiązania z tytułu zakupu środka trwałego, a do dnia potrącenia środek trwały nie został przekazany do używania, to różnice kursowe z tego tytułu należy uwzględnić przy ustalaniu jego wartości początkowej. Cena nabycia i koszt wytworzenia m.in. środków trwałych w budowie oraz środków trwałych, na podstawie art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym niepodlegający odliczeniu VAT i podatek akcyzowy oraz koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu. Wtedy dodatnie różnice kursowe powstałe na skutek kompensaty rozrachunków zmniejszają wartość początkową środka trwałego. Można je zaksięgować:

– Wn konto 24,
– Ma konto 08 „Środki trwałe w budowie”.

Natomiast powstałe z tego tytułu ujemne różnice kursowe zwiększające wartość początkową środka trwałego, można ująć zapisem:

– Wn konto 08,
– Ma konto 24.

Gazeta Podatkowa nr 44 (2336) z dnia 2026-06-01

Przygotowanie do badania sprawozdania finansowego. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl