Wystawianie faktur w KSEF na potrzeby osób fizycznych nadal budzi wiele wątpliwości. Kluczowe regulacje w tym zakresie wprowadza art. 106ga ustawy o VAT, który z jednej strony zdejmuje ze sprzedawców sztywny obowiązek, a z drugiej – pozostawia im pewną swobodę decyzyjną. O tym, co mówią przepisy prawa w zakresie wystawiania faktur w KSEF dla konsumentów wyjaśnia ekspert.
» Jakich transakcji nie trzeba fakturować w KSeF?
Bez wątpliwości przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur są coraz bardziej doprecyzowywane. Dotyczy to jednak w szczególności wymiany faktur pomiędzy przedsiębiorcami. Kwestia wystawiania faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nadal budzi liczne pytania i wątpliwości. O wyjaśnienie obowiązujących przepisów prawa poprosiliśmy Bogdana Zatorskiego, kierownika ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych, Symfonia.
» Najem nieruchomości a wystawianie faktur w KSeF
Faktura w KSEF dla konsumenta. Kto decyduje?
Jak tłumaczy ekspert ,,Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rewolucjonizuje obrót gospodarczy w Polsce, jednak w przypadku transakcji z konsumentami zmiany nie są tak oczywiste, jak przy relacjach biznesowych. Kluczowe regulacje w tym zakresie wprowadza art. 106ga ustawy o VAT, który z jednej strony zdejmuje ze sprzedawców sztywny obowiązek, a z drugiej – pozostawia im pewną swobodę decyzyjną. Przedsiębiorca ma bowiem prawo zdecydować, czy fakturę dla osoby prywatnej wystawi poza systemem, czy za pomocą KSeF – konsument nie ma na ten wybór wpływu”.
Sama faktura to nie wszystko. Kluczowy sposób jej przekazania
Wybór formy wystawienia faktury na potrzeby osoby fizycznej automatycznie determinuje dalsze formalności związane m.in. z koniecznością dostarczenia tego dokumentu konsumentowi. Jak bowiem powszechnie wiadomo na aktualnym etapie funkcjonowania KSeF, system ten nie jest skierowany stricte do osób fizycznych. Osoby nieprowadzące działalności nie mają aktualnie obowiązku posiadać do niego dostępu i kontrolować dokumentów w nim się znajdujących.
Jak tłumaczy ekspert ,,Decydując się na KSeF, sprzedawca musi przekazać klientowi wizualizację faktury ustrukturyzowanej lub dokument z kodem QR umożliwiającym wgląd do systemu. Z kolei przy wyborze faktury tradycyjnej, papierowej lub w formacie PDF, metoda jej przekazania również wymaga uzgodnienia z nabywcą. W praktyce rynkowej kwestie te najczęściej regulują standardowe zapisy zawarte bezpośrednio w umowie, zamówieniu lub regulaminie, co jest powszechne chociażby w branży telekomunikacyjnej. Opisana swoboda wyboru w segmencie B2C stanowi wyraźny kontrast dla transakcji typu B2B, gdzie przedsiębiorcy mają odgórny nakaz fakturowania przez KSeF, z uwzględnieniem okresów przejściowych obowiązujących do końca 2026 roku. Warto przy tym pamiętać, że w relacjach z konsumentami podstawową formą dokumentowania sprzedaży niezmiennie pozostaje paragon fiskalny. Sama faktura jest tu wystawiana zasadniczo na wyraźne życzenie klienta, chyba że odrębne przepisy szczególne nakładają na sprzedawcę taki obowiązek”.
Zakup prywatny przez przedsiębiorcę w KSeF czy poza nim?
Warta rozważenia jest również sytuacja, w której stroną transakcji jest osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, ale dokonująca zakupu na cele prywatne. Jak postępować w takiej sytuacji? Zdaniem eksperta ,,Taki nabywca ma pełne prawo zdecydować, czy w danym momencie występuje jako przedsiębiorca, czy jako konsument, a sprzedawca nie posiada żadnych podstaw prawnych, by tę decyzję weryfikować. W praktyce doprecyzowanie roli klienta następuje poprzez podanie numeru NIP. Jeśli kupujący go przekaże, jednoznacznie deklaruje, że działa jako podatnik – wówczas sprzedawca traci swobodę wyboru i musi wystawić fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem KSeF. Jeśli natomiast NIP nie zostanie podany, transakcję traktuje się jako standardową sprzedaż konsumencką”.
Tekst powstał przy współpracy z Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych, Symfonia