Dla celów VAT najem (dzierżawa) jest uznawany za prowadzenie działalności gospodarczej. Wynajmujący (wydzierżawiający) z kolei uważany jest za podatnika VAT. Zasady dokumentowania usług najmu czy dzierżawy uzależnione są generalnie od statusu nabywcy usługi.

Najem jako działalność gospodarcza

Opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Natomiast zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.

Warto podkreślić, że nie każda czynność stanowiąca dostawę towarów bądź świadczenie usług, zdefiniowane w art. 8 ustawy o VAT, podlega opodatkowaniu VAT. Aby dana czynność była objęta podatkiem VAT, musi być wykonana przez podmiot, który w związku z jej wykonaniem jest podatnikiem VAT.

Jak wynika z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikiem jest każda osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna, która samodzielnie wykonuje działalność gospodarczą, niezależnie od jej celu czy osiągniętych rezultatów. Przez działalność gospodarczą rozumie się wszelką aktywność producentów, handlowców czy usługodawców, w tym podmiotów wydobywających zasoby naturalne, rolników oraz przedstawicieli wolnych zawodów. Obejmuje ona również wykorzystywanie towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły i zarobkowy.

Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.) przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Zaś przez umowę dzierżawy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz (art. 693 § 1 Kodeksu cywilnego).

Najem czy dzierżawa jest zatem umową dwustronnie zobowiązującą i wzajemną. Odpowiednikiem świadczenia wynajmującego czy wydzierżawiającego, polegającego na oddaniu rzeczy do używania, jest świadczenie najemcy czy dzierżawcy, polegające na płaceniu czynszu.

W związku z tym istota umowy najmu czy dzierżawy wskazuje, że na jej podstawie dochodzi do odpłatnego świadczenia usług przez właściciela na rzecz najemcy czy dzierżawcy. Najemca czy dzierżawca za oddaną mu odpowiednio w najem czy dzierżawę rzecz płaci umówiony czynsz.

Najem (w tym tzw. prywatny) czy dzierżawa nieruchomości stanowi więc odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, i podlega opodatkowaniu podatkiem VAT na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 listopada 2025 r., nr 0113-KDIPT1-1.4012.898.2025.2.MSU, wskazał, że w podatku VAT nie występują pojęcia „najem prywatny” i „najem w ramach działalności gospodarczej”. W świetle przepisów ustawy o VAT działalnością gospodarczą jest każda czynność najmu niezależnie od tego, czy wynajmujący działalność tę zarejestrował czy nie i niezależnie od tego, czy przedmiot najmu stanowi w jego działalności środek trwały.

Pomimo tego, że dla celów VAT wynajmowanie nieruchomości uznawane jest za prowadzenie działalności gospodarczej, a wynajmujący traktowany jest jako podatnik VAT, nie oznacza to automatycznie, że od takiego najmu należy płacić VAT. Wynajmujący ma bowiem możliwość korzystania ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT.

Stosownie do art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT zwalnia się z VAT usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa (Dz. U. z 2024 r. poz. 1440 ze zm.). Zastosowanie tego zwolnienia z VAT jest więc uzależnione od spełnienia przesłanek obiektywnych, dotyczących charakteru wynajmowanego lokalu (lokalu mieszkalnego) oraz subiektywnych, dotyczących przeznaczenia wynajmowanego lokalu (celu mieszkaniowego). Przepis art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT nie uzależnia zastosowania zwolnienia od rodzaju czy formy prawnej podmiotu świadczącego usługę.

Natomiast ze zwolnienia podmiotowego może korzystać podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240.000 zł (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).

Obowiązek dokumentowania najmu fakturą

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywanych przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Na podstawie art. 106b ust. 2 ustawy o VAT podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku zgodnie z art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i ust. 9, art. 113a ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych. Ma on jednak obowiązek jej wystawienia, jeżeli zażąda tego nabywca towaru lub usługi. Chodzi o żądanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Przy czym wyłączenie, o którym mowa w art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, nie dotyczy sytuacji, gdy wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT i wynajmuje na rzecz innego podatnika nieruchomość, która stanowi czynność opodatkowaną 23% stawką VAT.

Warto zwrócić uwagę, że podatnik VAT (czynny, jak też zwolniony) świadczący usługi najmu na rzecz osoby prywatnej (tj. osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej), zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, nie ma obowiązku wystawienia na żądanie nabywcy niebędącego podatnikiem faktur dokumentujących czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (m.in. usług najmu czy dzierżawy).

Oznacza to, że nawet na żądanie osoby prywatnej podatnik VAT świadczący usługi najmu nie ma obowiązku wystawiania faktury – jednocześnie nie ma zakazu wystawiania faktury w tym przypadku.

Wystawianie faktur w KSeF

W oparciu o art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek ten objął przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r., co do zasady, obowiązek ten objął pozostałych przedsiębiorców.

Jednak na zasadzie wyjątku, w okresie od dnia 1 kwietnia do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł. Podatnik ten utraci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10.000 zł (przykład). Ponadto w okresie od dnia 1 lutego do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:

1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,

2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, czyli faktury uproszczone.

Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin – Korzystaj wygodnie! druki.gofin.pl/ksef

Podkreślić także należy, że w myśl art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie dotyczy m.in. transakcji dokonywanej na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnik ma możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Przy czym faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Dane na fakturze potwierdzającej najem prywatny

Dane, jakie powinna zawierać faktura, wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in.:

1) datę wystawienia,

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a) oraz pkt 25 ustawy o VAT,

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b), pkt 26 i pkt 27 ustawy o VAT,

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Wobec tego podatnik VAT (który prowadzi działalność gospodarczą i dodatkowo świadczy usługi najmu prywatnego), aby udokumentować świadczenie usług najmu prywatnego, wystarczy, że na fakturze poda swoje imię i nazwisko oraz swój NIP.

Warto także w tym miejscu zwrócić uwagę na odpowiedź na interpelację poselską nr 13519. Ministerstwo Finansów wskazało w niej, że zgodnie z ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, podatnik VAT czynny musi posługiwać się NIP, natomiast w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku VAT lub nieprowadzących działalności gospodarczej, w tym prowadzących działalność gospodarczą nierejestrową czy najem prywatny, istnieje obowiązek posługiwania się numerem PESEL. Wyjątek, jak podkreślono, stanowi przypadek osoby fizycznej wykonującej działalność, o której mowa w art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.), czyli działalność nierejestrową, i która jest zarejestrowanym podatnikiem VAT lub prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W tych przypadkach identyfikatorem podatkowym jest NIP. Jednak, jak wskazało MF, objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na prowadzoną działalność mogą być zobowiązane do wystawienia faktur w KSeF. W takich przypadkach podmioty te, jeśli nie posługują się NIP, będą zobowiązane do wystąpienia o ten numer do organu podatkowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 30 (2322) z dnia 2026-04-13

Rozpoczęcie działalności gospodarczej – obowiązki w VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl