Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają uproszczoną ścieżkę dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur – system automatycznie przypisuje im uprawnienia właścicielskie poprzez powiązanie numerów NIP oraz PESEL. Jednak w przypadku wielu osób, które zostały określone w KRS lub CEIDG jako uprawnione do reprezentacji podmiotu, nadanie uprawnień do KSeF nie następuje automatycznie po uwierzytelnieniu. Czy resorty finansów oraz cyfryzacji prowadzą prace nad wdrożeniem w pełni automatycznego mechanizmu nadawania uprawnień? Ministerstwo Finansów odniosło się do tych kwestii.
Do Ministerstwa Finansów oraz Ministerstwa Cyfryzacji trafiła interpelacja poselska przesłana przez Artura Jarosława Łąckiego. Dotyczy ona automatycznego nadawania uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Poseł stwierdził, że od kilku tygodni zgłaszają się do niego przedsiębiorcy – właściciele małych firm budowlanych, lokalnych biur rachunkowych oraz spółek rodzinnych. Często zadają to samo pytanie: dlaczego w 2026 roku nadal muszą czekać aż ktoś „ręcznie” nada im uprawnienia do korzystania z KSeF?
Poseł opisał jeden z przypadków:
„Wspólnik spółki, wpisany do KRS jako osoba uprawniona do reprezentacji, składa wniosek o nadanie uprawnień do KSeF. Loguje się profilem zaufanym albo przez aplikację mObywatel. System go weryfikuje. Dane są w rejestrach państwowych, a mimo to – uprawnienia nie są nadawane automatycznie. Wniosek trafia do ręcznej obsługi w KAS. Przedsiębiorca czeka czasem kilka godzin, czasem dłużej, a firma musi wystawiać faktury, rozliczać kontrakty, działać. W praktyce oznacza to, że w weekend czy w godzinach nocnych – gdy przedsiębiorca realnie pracuje – dostęp do systemu może być zablokowany, bo procedura wymaga ręcznej ingerencji urzędnika”.
Zdaniem posła, jeżeli osoba jest formalnie uprawniona do reprezentacji podmiotu, system powinien być w stanie automatycznie zweryfikować tę informację i nadać uprawnienia „natychmiast, niezależnie od tego, czy jest godzina 2:00 w nocy, sobota 11:00 czy niedziela 19:00”. Dodaje, że w obecnym modelu przedsiębiorca wykonuje czynność elektroniczną, ale system nadal działa w trybie „urzędowego okienka”, co jest zaprzeczeniem idei pełnej automatyzacji procesów administracyjnych.
Dlaczego nie następuje automatyczne nadanie uprawnień?
W związku z tym poseł Artur Jarosław Łącki zadaje pytanie: dlaczego w przypadku osób ujawnionych w KRS lub CEIDG jako uprawnione do reprezentacji podmiotu nadanie uprawnień do KSeF nie następuje automatycznie po uwierzytelnieniu profilem zaufanym lub przez aplikację mObywatel? Chciałby również dowiedzieć się, czy Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Cyfryzacji prowadzą prace nad wdrożeniem w pełni automatycznego mechanizmu nadawania uprawnień.
Na pytania z interpelacji posła dotyczące automatycznego nadawania uprawnień do KSeF odpowiedział Zbigniew Stawicki, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów. Na początku odniósł się do kwestii, dlaczego w przypadku osób ujawnionych w KRS lub CEIDG jako uprawnione do reprezentacji podmiotu, nadanie uprawnień do systemu nie następuje automatycznie po uwierzytelnieniu profilem zaufanym lub przez aplikację mObywatel.
Wiceminister finansów przypomniał, że Krajowy System e-Faktur opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza, że dostęp do systemu oraz wystawianie i odbieranie faktur wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia (potwierdzenia tożsamości) i autoryzacji (nadania uprawnień). Zapewnia to wysoki poziom bezpieczeństwa, eliminując dostęp nieuprawnionych osób.
JDG: ułatwiony dostęp do KSeF
Dodał, że osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mają ułatwiony dostęp do KSeF, ponieważ system na podstawie publicznych rejestrów automatycznie przypisuje im uprawnienia właścicielskie poprzez powiązanie numer NIP oraz PESEL. Warto przy tym zwrócić uwagę, że właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej posiada pełną niezależność decyzyjną, brak wspólników oraz elastyczność związaną z kierunkiem rozwoju biznesu.
Co daje kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Wiceminister przypomniał, że podmioty niebędące osobami fizycznymi również mogą uwierzytelnić się w Krajowym Systemie e-Faktur bez składania zawiadomienia ZAW-FA. Taką możliwość daje kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Jeśli jej nie mają, powinny złożyć zawiadomienie ZAW-FA. Konieczność złożenia takiego zawiadomienia ZAW-FA w tej sytuacji wynika ze specyfiki działalności oraz jej reprezentacji.
Spółka może być reprezentowana w sposób łączny. Jednak umożliwienie każdej osobie ujawnionej w rejestrze do dostępu do systemu stałoby wtedy naprzeciw woli oraz umowie spółki. Warto przy tym zwrócić uwagę, że w zawiadomieniu ZAW-FA wskazuje się osobę, która otrzymuje legitymację do działania w imieniu spółki zgodnie z wolą reprezentantów, bowiem zawiadomienie musi zostać podpisane zgodnie z aktualnym sposobem reprezentacji.
Resorty nie prowadzą prac nad pełną automatyzacją
Podsekretarz stanu podkreśla, że Ministerstwo Finansów ani Ministerstwo Cyfryzacji nie prowadzą prac nad wdrożeniem pełnej automatyzacji związanej z nadawaniem uprawnień innym podmiotom.
Zbigniew Stawicki odniósł się również do pytania, czy dokonano analizy kosztów administracyjnych związanych z ręcznym nadawaniem uprawnień oraz potencjalnych oszczędności wynikających z pełnej automatyzacji procesu. Odpowiedział, że nie dokonywano analizy kosztów administracyjnych związanych z ręcznym wprowadzeniem zawiadomień. Wprowadzenie ręcznie zawiadomień ZAW-FA odbywa się przez pracowników urzędów skarbowych w ramach obowiązków służbowych. Wiceminister zwraca uwagę, że jest to czynność jednorazowa, ponieważ kolejne uprawnienia osoba uprawniona nadaje już za pośrednictwem systemu.
Źródło: Sejm RP