Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać już 1 lutego. Dla przedsiębiorców to ostatni moment, aby zacząć przygotowania do jego wdrażania. Warto zwrócić uwagę na to, że w KSeF na firmy czyhają pułapki. Jak ustrzec się nieprawidłowości?
Rewolucja w fakturowaniu jest coraz bliżej. Do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostało 4,5 miesiąca. Eksperci podkreślają, że czasu na przygotowania jest bardzo mało. Niestety, wielu przedsiębiorców wciąż zwleka z wdrażaniem KSeF. Niektórzy wciąż niewiele wiedzą o nowym systemie. Tymczasem KSeF to trudna materia, w której łatwo o pomyłkę. Poniżej zwracamy uwagę na kilka kwestii, w których trzeba zachować dbałość o szczegóły. Na co trzeba trzeba uważać?
Uwaga: wystawianie a odbieranie faktur
Jak wiadomo, termin obowiązkowego dołączenia firmy do KSeF jest uzależniony od wartości jej sprzedaży. I tak większe przedsiębiorstwa, które zanotowały sprzedaż za 2024 r. przekraczającą 200 mln zł wraz z podatkiem, będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 r. Według szacunków w tej grupie będzie ok. 5 tys. firm. Natomiast pozostałych przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur przez nowy system obejmie 1 kwietnia 2026 r. Natomiast dla mikroprzedsiębiorców, którzy osiągają miesięczny obrót poniżej 10 tys. zł, możliwość fakturowania poza KSeF została utrzymana do końca 2026 r.
Warto podkreślić, że powyższe obowiązki dotyczą tylko wystawiania faktur. I tu kryje się pułapka i aspekt sprawy, o którym wielu przedsiębiorców nawet nie pomyślało. Zapomina się o tym, że faktury trzeba będzie również odbierać. Jeżeli przedsiębiorcy będą chcieli odliczyć VAT od zakupów i zaliczyć je do kosztów podatkowych, będą musieli uzyskać faktury, a te - od dużych podmiotów - będą dostępne wyłącznie w nowym systemie.
Fot. Photo Smoothies / Shutterstock
Wróćmy do ważnej daty, która już tu padła: 1 lutego 2026 r. Według nowych przepisów jest to dzień, od którego wszystkie firmy w Polsce – zarówno mikro, małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa – będą musiały odbierać faktury kosztowe przez KSeF.
Spójrzmy z perspektywy nabywcy towaru – każda taka osoba od 1 lutego 2026 r. będzie musiała stosować obowiązkowy KSeF po stronie zakupów, gdyż będzie to jedyny sposób, aby zdobyć wystawioną fakturę. Tym samym - po stronie zakupów – wspomniane wyżej odroczenie dla mikroprzedsiębiorstw nie będzie miało miejsca.
Od 1 lutego odbiorca otrzyma od dużego podmiotu fakturę tylko w formie elektronicznej, dostępnej do pobrania z KSeF. Wystawiający elektroniczną fakturę nie ma obowiązku przekazywania jej w żaden inny sposób. A to oznacza konieczność przygotowania firmy do odbioru faktur w tym formacie już od pierwszego dnia działania systemu.
Który dzień będzie datą wystawienia faktury?
Kolejna kwestia, która może przyczynić się do błędów u przedsiębiorców: czy data otrzymania faktury może być inna niż data jej wystawienia? To ważny szczegół, zarówno dla sprzedawców, jak i kupujących, którzy maja zamiar odliczyć VAT.
Tu trzeba podkreślić, że przepisy nowelizacji ustawy nie zmieniają zasad dotyczących dat powstawania obowiązku podatkowego oraz dotyczących terminów wystawiania faktur. Warto jednak zauważyć, że dwa tryby wystawiania faktur w KSeF mogą prowadzić do różnych skutków. Faktury mogą być wystawiane w trybie online (podstawowy tryb wystawiania) lub offline (gdy KSeF nie działa). Czy np. przy awarii systemu może obowiązywać inna data wystawienia? I ewentualnie która z dat ma kluczowe znaczenie?
Wątpliwości wyjaśnia Mariusz Unisk, doradca podatkowy i dyrektor generalny ds. doradztwa podatkowego w Instytucie Studiów Podatkowych. W rozmowie z portalem Business Insider mówi on, że według przepisów o KSeF 2.0 kluczowe znaczenie w każdym trybie - zarówno online, jak i offline - będzie miała data podawana na fakturze przez podatnika w polu P_1 jako data wystawienia faktury (ze względu na art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT).
– Paradoksalnie data przesłania faktury do KSeF straciła ostatecznie dominujące znaczenie, gdyż będzie ona "datą wystawienia faktury" jedynie wtedy, gdy taka sama będzie data wysłania faktury do KSeF i data podana na fakturze w polu P_1. W każdym innym przypadku data wystawienia faktury będzie przyjmowana z pola "P_1" [wypełnionego przez podatnika – red.]. W praktyce więc datą wystawienia faktury w KSeF będzie zawsze data wskazana przez podatnika w treści faktury, w polu P_1, niezależnie od trybu – mówi Mariusz Unisk portalowi Business Insider.
Warto zauważyć, że w przypadku trybu offline fakturę będzie można wystawić poza nowym systemem, jednak musi ona być zgodna z obowiązującą schemą faktury ustrukturyzowanej. Taką fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej kolejnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Jak mówią przepisy uchwalonej nowelizacji, datą wystawienia faktury w trybie offline będzie data zawarta w fakturze (pole P_1 w fakturze ustrukturyzowanej).
Mariusz Unisk podaje przykład. W sytuacji, gdy podatnik poda na fakturze datę 31 marca i prześle ją do KSeF dopiero 1 kwietnia, datą powstania obowiązku podatkowego będzie 31 marca, bo nowy system uzna tę fakturę za wystawioną 31 marca. Podobnie będzie przy wysłaniu faktury do KSeF w dowolnym późniejszym terminie.
– Jeżeli więc podatnik poda na fakturze za usługę wyświadczoną w kwietniu lub towar wydany w kwietniu datę wystawienia 15 maja, a wyśle ją do KSeF 16 maja lub później, KSeF uzna tę fakturę za wystawioną 15 maja, a więc w ustawowym terminie – do 15. dnia następnego miesiąca – mówi Mariusz Unisk.
Uwaga na błędy w fakturze. Nie można będzie jej anulować
Krajowy System e-Faktur został zbudowany w taki sposób, że przyjmie bezkrytycznie każdą fakturę, nawet zawierającą błędy. Trzeba zatem zachować uważność w wypełnianiu tego elektronicznego dokumentu. I tak jeśli przedsiębiorca prześle fakturę np. podmiotowi innemu niż trzeba, nie będzie można jej wycofać ani anulować. A powoduje ona przecież określone skutki, bo z wystawionej faktury trzeba zapłacić VAT. Faktury wystawionej w KSeF nie da się cofnąć ani edytować. Zostaje ona w systemie przez 10 lat i jest podstawą do rozliczenia wykazanego na niej podatku.
Oczywiście jest możliwość poprawienia błędu na fakturze, ale pracochłonna. W tym celu konieczne będzie wysłanie faktury korygującej. Twórcy KSeF nie przewidzieli żadnej innej możliwości. Z tego powodu warto dobrze przemyśleć to działanie i zastanowić się nad modelem fakturowania w firmie: czy fakturę do KSeF ma wysyłać każdy sprzedawca, czy może lepiej przekazać to uprawnienie węższej grupie osób, które będą sprawdzały poprawność e-dokumentów przed ich wysyłką.
Jak krok po kroku wdrożyć KSeF w małej firmie?
Przedsiębiorcy mają wiele obaw związanych z perspektywą wdrożenia w swoich firmach Krajowego Systemu e-Faktur. Przed rozpoczęciem przygotowań i konkretnych działań warto poznać obowiązujące przepisy oraz zasady korzystania z KSeF. Redakcja zachęca do zapoznania się z wywiadem przeprowadzonym z Bogdanem Zatorskim, Kierownikiem ds. Analiz Biznesowych Wymagań Prawnych w Symfonii. Wyjaśnia on, jak krok po kroku podejść do wdrożenia KSeF w swojej firmie.Wywiad można przeczytać tutaj.