Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy staną przed koniecznością uporządkowania procesów fakturowania i obsługi dokumentów księgowych. Jednym z kluczowych elementów przygotowania jest prawidłowe nadanie uprawnień do działania w systemie - zwłaszcza w przypadku współpracy z biurem rachunkowym. Ponieważ sama procedura budzi wiele obaw poprosiliśmy o pomoc w wyjaśnieniu tej kwestii specjalistę ds. KSeF, Svietę Vashkevich z firmy Symfonia.
» KSeF a ZAW-FA: Praktyczny przewodnik nadawania uprawnień
Źródło: shutterstock / Paweł Kacperek
» Certyfikaty do obsługi KSeF już od 1 listopada. Będą pełniły 4 ważne funkcje ...
Uprawienia KSeF. Czym są i dlaczego są takie ważne?
Z uwagi na skomplikowane przepisy prawa duża część przedsiębiorców korzysta dziś z pomocy biur rachunkowych w prowadzeniu swojej firmy. Profesjonalne biuro nie tylko prowadzi księgi rachunkowe czy rozlicza podatki, ale również monitoruje zmiany w przepisach. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu swojego biznesu. Tsk również pozostanie po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur.
Jak tłumaczy Svieta Vashkevich ,,KSeF umożliwia podatnikowi delegowanie określonych czynności związanych z fakturowaniem i obiegiem dokumentów innym osobom lub podmiotom, w tym biurom rachunkowym. Zakres tych uprawnień jest jednak ściśle określony, a odpowiedzialność podatkowa wciąż spoczywa na przedsiębiorcy".
Do jakich czynności można upoważnić biuro księgowe?
,,Podatnik może upoważnić biuro rachunkowe do określonych działań w Krajowym Systemie e-Faktur w tym w szczególności do:
- wystawiania faktur w imieniu podatnika,
- pobierania i przeglądania faktur otrzymanych od kontrahentów Klienta,
- zarządzania uprawnieniami w zakresie wyraźnie określonym przez podatnika.
Dzięki temu biuro rachunkowe może kompleksowo obsługiwać techniczną stronę fakturowania: wystawiać e-faktury, pobierać dokumenty z systemu i przetwarzać je w ramach prowadzonej księgowości” - tłumaczy ekspertka.
Jakich czynności nie powinno wykonywać biuro księgowe?
Jak podkreśla ekspertka ,,Nadając uprawnienia do KSeF warto oddzielić uprawnienia techniczne od odpowiedzialności merytorycznej. Biuro rachunkowe, nawet dysponując pełnym dostępem do KSeF, nie może podejmować decyzji dotyczących treści faktury, np. czy transakcja rzeczywiście miała miejsce. Odpowiedzialność za te kwestie pozostaje po stronie podatnika. Biuro może przygotować fakturę, lecz podatnik powinien mieć możliwość jej zatwierdzenia – elektronicznie lub według ustalonej procedury”.
To jednak nie wszystko. ,,Ani biuro, ani żadna inna osoba nie ma możliwości anulowania faktury w KSeF – błędne dokumenty można poprawić jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej. Nie może także bez zgody klienta nadawać dalszych uprawnień innym osobom lub podmiotom, jeśli nie zostało do tego wyraźnie upoważnione.
,,Dodatkowo biuro nie może samodzielnie wystawiać masowych dokumentów bez zgody klienta ani działać poza zakresem zawartej umowy – to naruszałoby odpowiedzialność cywilną i podatkową. W tym kontekście warto również uregulować proces akceptacji faktur kosztowych, ponieważ to one często wymagają dodatkowej weryfikacji pod kątem zasadności i zgodności z prowadzoną działalnością" - dodaje ekspertka.
Jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu - procedura krok po kroku
Procedura nadawania uprawień do korzystania z KSeF budzi wiele wątpliwości. Zdaniem ekspertki z firmy Symfonia ,,Proces nadania uprawnień jest stosunkowo prosty, ale wymaga zachowania formalności. W zależności od tego, czy przedsiębiorca posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP, procedura wygląda nieco inaczej. Można go jednak wykonać w 5 krokach:
Krok 1 - przygotowanie organizacyjne
Przed przystąpieniem do działań należy:
- wyznaczyć osobę odpowiedzialną za KSeF w firmie (np. właściciela, członka zarządu lub pełnomocnika),
- ustalić model współpracy z biurem:
○ biuro wystawia faktury w imieniu klienta,
○ biuro pobiera faktury i przekazuje je klientowi do akceptacji,
○ model hybrydowy,
- opracować mechanizmy akceptacji (systemowe powiadomienia, elektroniczne zgody) i zapisać je w umowie.
Krok 2 - uregulowanie zasad współpracy z biurem rachunkowym
Zanim zostaną nadane jakiekolwiek uprawnienia w KSeF, przedsiębiorca powinien zawrzeć z biurem rachunkowym aneks do umowy o świadczenie usług księgowych lub odrębne porozumienie dotyczące obsługi KSeF. Dokument ten powinien w szczególności określać:
- zakres uprawnień nadawanych w KSeF,
- procedurę akceptacji merytorycznej dokumentów,
- zasady odpowiedzialności stron,
- tryb odebrania uprawnień (np. w przypadku zmiany biura),
- reguły odbierania uprawnień i bezpieczeństwa danych.
Takie uregulowanie stanowi podstawę bezpiecznego nadania dostępu w systemie i pozwala uniknąć sporów w przyszłości.
Krok 3 - uwierzytelnienie podatnika w Krajowym Systemie e-Faktur
Jeśli podmiot posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP firmy, po uwierzytelnieniu się w KSeF, system automatycznie nadaje mu pełne uprawnienia właścicielskie.
W przypadku braku pieczęci należy złożyć w urzędzie skarbowym lub przesłać elektronicznie, poprzez platformę ePUAP, formularz ZAW-FA, który wyznacza osobę uprawnioną do nadawania kolejnych dostępów w aplikacji KSeF.
Krok 4 - nadanie ról
W zakładce „Zarządzanie uprawnieniami” podatnik lub osoba uprawniona nadaje biuru rachunkowemu odpowiednie role – np. wystawianie faktur, odbieranie dokumentów, administrowanie kontem.
Biuro można upoważnić jako cały podmiot (wskazując jego NIP) lub dodać konkretne osoby (np. pracowników). Warto przy tym upewnić się, że zakres ról odpowiada ustaleniom umownym.
Nadanie i zarządzanie rolami możliwe jest zarówno bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF, jak i za pośrednictwem integratorów KSeF – dostawców oprogramowania obsługującego połączenie z systemem.
Krok 5 - uwierzytelnienie biura rachunkowego i testy dostępu
Po otrzymaniu uprawnień w KSeF biuro rachunkowe powinno:
- zintegrować swoje oprogramowanie finansowo-księgowe z systemem KSeF, zgodnie z konfiguracją producenta oprogramowania,
- uwierzytelnić się w systemie przy użyciu własnego podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej lub profilu zaufanego,
- następnie przeprowadzić test działania – np. poprzez wystawienie faktury próbnej lub pobranie dokumentu testowego. Należy jednak pamiętać, że dokumenty wysłane do KSeF są już w obiegu gospodarczym, zalecane jest zatem przesłanie go na środowisko DEMO Ministerstwa Finansów. Taki test pozwala potwierdzić prawidłowość konfiguracji oraz skuteczność nadanych uprawnień, zanim system zostanie wykorzystany w codziennej pracy.
Samo nadanie uprawień, to jednak nie wszystko. Warto zadbać również o bezpieczeństwo, które mogą zagwarantować specjalne procedury w firmie. Zdaniem Sviety Vashkevich, ekspertki ds. KSeF, z firmy Symfonia ,,Aby uniknąć problemów po wdrożeniu KSeF, warto już teraz zadbać o procedury organizacyjne. Dotychczasowe obserwacje wskazują, że główne źródło błędów nie leży w obsłudze technicznej systemu, lecz w braku jasno określonych zasad działania. Najczęściej spotykane nieprawidłowości to:
- pozostawienie całego procesu fakturowania wyłącznie biuru rachunkowemu, bez nadzoru ze strony Klienta,
- nadanie biuru pełnych uprawnień bez mechanizmu akceptacji merytorycznej,
- brak procedur na wypadek zmiany biura rachunkowego i konieczności odebrania uprawnień.
W celu ich uniknięcia, zaleca się:
- przeprowadzenie analizy procesów przed nadaniem uprawnień,
- stosowanie systemowych blokad fakturowania bez zatwierdzenia klienta,
- wprowadzenie do umowy obowiązku współpracy przy przekazaniu dostępu do środowiska KSeF, tj. nadania przez Klienta biuru rachunkowemu odpowiednich uprawnień w KSeF oraz przekazania niezbędnych danych technicznych lub instrukcji przez biuro,
- wprowadzenie do umowy obowiązku współpracy przy odebraniu uprawnień do środowiska KSeF, tj. Niezwłocznego cofnięcia uprawnień przez Klienta po zakończeniu współpracy oraz poinformowanie przez biuro, które elementy należy usunąć, a następnie potwierdzenie braku dalszego dostępu,
- określenie jasnych procesur współpracy z biurem rachunkowym, w tym podziału ról i obowiązków”.
/ tekst powstał przy współpracy z Svietą Vashkevich, ekspertką ds. KSeF, firmy Symfonia