Polska jest jednym z pionierów w Unii Europejskiej we wprowadzeniu elektronicznego systemu wymiany faktur. W 2022 roku Ministerstwo Finansów uruchomiło platformę, Krajowy System e-Faktur, służącą do wystawiania i otrzymywania e-faktur. Przedsiębiorstwom zostało niespełna 11 miesięcy na dostosowanie się do elektronicznego fakturowania, które z początkiem 2024 ma stać się obowiązkowe. Rozwiązanie to niesie szereg korzyści, ale są też pewne wyzwania. W jaki sposób można uprościć cały proces zmiany? 

Przed nami pierwsza od kilku lat poważna zmiana podatkowa, wymagająca dostosowania firmowych systemów finansowo-księgowych. W tym roku miną bowiem 4 lata od wprowadzenia Białej Listy podatników VAT i 7 lat od pojawienia się Jednolitego Pliku Kontrolnego. Tą zmianą jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który jeszcze do końca bieżącego roku będzie dobrowolny. Jak jednak zakłada Ministerstwo Finansów, wraz z początkiem 2024 stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. 

>>> Pół roku więcej czasu na przygotowanie się do korzystania z KSeF. Ze zmianami od 1 lipca 2024 r.

Innowacje na skalę europejską 

KSeF to teleinformatyczny system, który służy do wystawiania, odbierania i uzyskiwania dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Ten dokument to rodzaj faktury elektronicznej w formacie XML. Od 2019 roku faktury ustrukturyzowane są obowiązkowo używane w całej Unii Europejskiej przy zamówieniach publicznych. Kolejnym krokiem jest poszerzenie zakresu obowiązywania faktur ustrukturyzowanych o transakcje B2B oraz B2C. Początkowo korzystanie z KSeF miało stać się obligatoryjne już w 2023 roku, ale ostatecznie Ministerstwo Finansów zdecydowało się przesunąć termin o rok. Poza nami na podobne rozwiązania zdecydowali się także Hiszpanie, Włosi i Portugalczycy. 

Źródło: shutterstock

Jak w skrócie działa KSeF?

Faktury będą musiały być wystawiane przez podatników w formie ustrukturyzowanej, czyli w formacie XML zgodnym ze schemą udostępnioną przez MF. Schemat zawiera ściśle zdefiniowany katalog pól podzielony na pola obligatoryjne, fakultatywne i opcjonalne. Wystawienie faktury będzie polegało na przesłaniu pliku XML na portal KSeF. Potwierdzeniem wystawienia faktury na portalu będzie uzyskanie ID KSeF, służącego do identyfikacji dokumentu. Do

końca 2023 roku na stosowanie faktury ustrukturyzowanej musi zgodzić się nabywca – sprzedawca nie może korzystać z niej automatycznie ani narzucić jej stosowania drugiej stronie. Od 2024 roku zgoda nie będzie wymagana. Informacja, czy dany podmiot musi otrzymywać bądź wystawiać e-fakturę, będzie widoczna w zestawieniu podatników VAT, w tzw. Białej Liście. 

Szybszy zwrot podatku i koniec archiwizowania 

Jedną z głównych zalet korzystania z KSeF jest możliwość szybszego otrzymywania zwrotu podatku VAT, ponieważ termin zwrotu został skrócony z 60 do 40 dni. Kolejną zaletą jest to, że KSeF to bezpieczne archiwum do przechowywania faktur, co oznacza, że przedsiębiorcy będą zwolnieni z obowiązku archiwizowania swoich faktur. Dodatkowo, przedsiębiorcy korzystający z KSeF są zwolnieni z obowiązku sporządzania JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny dla Faktur VAT) na żądanie organów podatkowych.  Wprowadzenie obowiązkowego systemu e-fakturowania to także udogodnienie dla Ministerstwa Finansów. Organy zyskują niemal natychmiastowy wgląd w dane, co przekłada się na skuteczniejsze

wykrywanie oszustw i kontrolę w zakresie podatku VAT. Wreszcie, komunikacja z organami podatkowymi podczas audytów i innych czynności kontrolnych powinna stać się płynniejsza. Automatyzacja całego procesu w systemie spowoduje, że wszystkie dane będą dostępne na żądanie.  

Możliwe wysokie kary 

Jednak dostosowanie do wymagań KSeF nie jest pozbawione wyzwań. Cały proces może zająć nawet kilka miesięcy, a przecież moment przejścia na model obligatoryjny zbliża się wielkimi krokami. Przed szczególnym wyzwaniem stoją firmy duże i średnie. Wystawienie faktury poza systemem może wiązać się z karą wynoszącą nawet 100% wysokości kwoty podatku należnego wynikającego z faktury. W grę mogą więc wchodzić wysokie kwoty.  Innym wyzwaniem jest centralizacja – przedsiębiorstwo ma jedno konto w KSeF, do którego trafiają wszystkie faktury. Nie ma podziału na kategorie, co może prowadzić do pewnej dezorganizacji prac. Ponadto przepisy będą się zapewne zmieniać, co będzie wymagało dostosowania się ze strony przedsiębiorstw.   Ograniczeniem KSeF jest także brak walidacji rachunkowej i biznesowej przesyłanych faktur. Sprawdzane są jedynie uprawnienia osoby korzystającej z systemu, a także zgodność ze schemą, wzorem stworzonym przez Ministerstwo Finansów. W przypadku wystąpienia błędów rachunkowych konieczne będzie więc wygenerowanie faktury korygującej. Nie będzie możliwości anulowania faktury. Inne wyzwania to: brak możliwości dołączenia załącznika do faktury czy ograniczenie znaków w poszczególnych polach dokumentu. Nowy system należy przetestować odpowiednio wcześnie, dlatego przedsiębiorcy powinni przystąpić do prac nad integracją z KSeF już dziś.  

Rok wyzwań 

Na rynku można znaleźć różne rozwiązania mające zapewnić integrację programów informatycznych z KSeF. Niemałe wyzwanie stoi przed przedsiębiorstwami korzystającymi z systemu SAP, powszechnie używanego przez globalne korporacje. Firmy powinny zawczasu zadbać o integrację z rzędowym systemem KSeF. Trzeba wziąć pod uwagę, że takie dostosowanie to poważne wdrożenie, które może trwać nawet kilka miesięcy. Dodatkowo, firma powinna uwzględnić kilka tygodni na przetestowanie nowego rozwiązania i odpowiednio wcześnie podłączyć się do platformy KSeF. Dlatego też odkładanie decyzji, by dostosować firmę do nowych wymagań prawnych, to niepotrzebne ryzyko.  Pozostałe do końca roku 11 miesięcy to niewiele czasu na wdrożenie e-faktury. Czekanie na ostatnią chwilę stanowi duże ryzyko dla podatnika. Szczególnie biorąc pod uwagę fakt, że do KSeF będą musieli podłączyć się wszyscy podatnicy i to w krótkim czasie. Druga połowa roku może być gorąca.

Magdalena Jarek, Manager Działu Rozwoju Aplikacji SAP, KBJ

KsięgowośćFakturaJPK Jednolity Plik Kontrolny