Od 1 lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przez które rozumie się faktury wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym te faktury w tym systemie. Pomimo że od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie dotyczył dużych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r., co do zasady, pozostałych podatników, to od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą być przygotowani do odbioru faktur ustrukturyzowanych.
Wrzesień-październik 2025 r.
W dniu 1 września 2025 r. została wyłączona wersja testowa Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF 1.0. Oznacza to, że aby zostać nowym użytkownikiem KSeF, podatnicy muszą poczekać na nowe środowisko testowe KSeF 2.0. Jak zapewnia MF na swojej stronie internetowej (ksef.podatki.gov.pl), użytkownicy obecnego systemu produkcyjnego KSeF 1.0 nadal mogą z niego korzystać, aż do przerwy technicznej, która nastąpi między 26 a 31 stycznia 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. MF ma uruchomić docelową wersję systemu, czyli KSeF 2.0.
 | Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin - funkcjonalność w przygotowaniu! |
Natomiast w dniu 30 września 2025 r. zostały uruchomione testy otwarte API KSeF 2.0, czyli testy oprogramowania, które służą do wymiany informacji między Krajowym Systemem e-Faktur a dostępnymi na rynku systemami do fakturowania. Jak tłumaczy MF, dzięki temu dostawcy systemów finansowo-księgowych mogą sprawdzić, jak ich oprogramowanie współpracuje z systemem KSeF 2.0. Zaś od 15 października br. twórcy oprogramowania mogą zintegrować się przez API KSeF 2.0 ze środowiskiem przedprodukcyjnym (DEMO).
1 listopada 2025 r.
Od 1 listopada 2025 r. zostanie uruchomiony Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który umożliwi nadawanie uprawnień użytkownikom systemu KSeF 2.0. Będą one niezbędne, aby móc korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r. Moduł ten pozwoli również na składanie wniosków o certyfikaty oraz na ich pobieranie.
Trzeba dodać, że trwają prace nad projektem rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z KSeF (druk nr 827 z wykazu RCL). Projekt rozporządzenia określa m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, a także wzór zawiadomienia o nadaniu oraz odebraniu tych uprawnień oraz sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF. Przez certyfikat KSeF będzie się rozumiało certyfikat, o którym mowa w art. 106nda ust. 7 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), umożliwiający uwierzytelnienie się w KSeF oraz potwierdzenie tożsamości wystawcy faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, poprzez opatrywanie składników kodu, o którym mowa w § 9 ust. 8 pkt 1 ww. rozporządzenia, przy oznaczaniu tych faktur, jeżeli będą one udostępniane w sposób inny niż przy użyciu KSeF.
Możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF jeszcze przed datą wejścia w życie obowiązku KSeF pozwoli podatnikom przygotować się do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Pobranie tego certyfikatu jest warunkiem koniecznym, by podatnik mógł wystawiać faktury w trybie offline, tj. w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, czy w sytuacji, gdy podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24.
Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będzie miał dostęp do KseF m.in. przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Natomiast podmiot niebędący osobą fizyczną będzie musiał złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Podatnik będzie mógł nadać dostęp do KSeF, np. pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom. Uprawnienia obejmą między innymi: wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.
Natomiast, jak zapewnia Ministerstwo Finansów, już od 3 listopada 2025 r. użytkownicy będą mogli rozpocząć testowanie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym. Następnie, od 15 listopada 2025 r., MF ma udostępnić aplikację w środowisku przedprodukcyjnym.
Udostępnienie dla podatników funkcjonalności obligatoryjnego KSeF na środowisku testowym ma na celu zapewnienie możliwości przeprowadzenia przez nich testów wykorzystania funkcjonalności systemu, które umożliwią zapoznanie się ze zbudowanym rozwiązaniem, zgłoszenie potencjalnych problemów oraz usunięcie zidentyfikowanych błędów przed wejściem w życie obowiązku korzystania z KSeF od dnia 1 lutego 2026 r. Faktury wystawiane na środowisku KSeF 2.0. przed dniem 1 lutego 2026 r. nie będą generowały skutków prawnych, bowiem będą wystawiane wyłącznie na środowisku testowym, nie będą przechowywane w systemie KSeF.
1 lutego 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF nastąpi dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie dotyczył, co do zasady, pozostałych przedsiębiorców.
Przy czym niezależnie od terminu, w jakim podatnik będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, od 1 lutego 2026 r. będzie miał on obowiązek ich odbierania w systemie KSeF.
Ponadto w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie będzie dotyczył podmiotów, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł. Oznacza to, że bezwzględny obowiązek sporządzania przez nich faktur w KSeF będzie ich dotyczył dopiero od 1 stycznia 2027 r. W sytuacji gdy warunek ten nie będzie spełniony, podatnik będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych począwszy od faktury, którą przekroczy tę wartość. Zatem podatnik taki utraci możliwość wystawiania faktur w postaci papierowej lub elektronicznej.
Warto podkreślić, że do dnia 31 grudnia 2026 r. nie będą stosowane kary pieniężne za naruszenia związane z KSeF. Do tego dnia nie będzie też obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach, także w przypadku MPP.
Gazeta Podatkowa nr 84 (2272) z dnia 2025-10-20
Kontrola w firmie - podatkowa, ZUS, Sanepid, Inspekcja Handlowa. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl