Kasy online: Paragon przed dokonaniem transakcji i inne zmiany w ewidencjach

Piotr Szulczewski

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych muszą przygotować się na zmiany w zasadach ewidencjonowania.

Zgodnie z nowelizowanymi przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy nadal będą mogli nabywać do prowadzenia ewidencji kasy rejestrujące „starego” rodzaju (kasy z papierowym zapisem kopii) do 31 grudnia 2018 r., natomiast kasy z elektronicznym zapisem kopii do 31 grudnia 2022 r.). Docelowym systemem będzie system kas online. Dotychczasowe kasy będą mogły być eksploatowane aż do ich zużycia – lecz po tym fakcie nie będą mogły zostać zastąpione dotychczasowymi urządzeniami. Kasy dotychczasowe nie będą mogły być nabywane do prowadzenia ewidencji po 31 grudnia 2018 r. (kasy z papierowym zapisem kopii) i po 31 grudnia 2022 r. (kasy z elektronicznym zapisem kopii).

Ulga z tytułu zakupu kasy fiskalnej

Zmiany na wielu płaszczyznach prowadzenia ewidencji na kasie

Zmianie ulegnie nie tylko sam proces zapisu danych i ich przekazywania na bieżąco do urzędu skarbowego. Modyfikacji ulegną również zasady postępowania przy zawiadamianiu o czynnościach dotyczących kasy oraz przy ewidencjonowaniu.

Utrata zwolnienia z kas fiskalnych - kiedy instalować kasę

Nowe oświadczenia i rezygnacja z wniosków dotychczasowych

Rezygnuje się z obowiązkowego zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania na kasie fiskalnej oraz z obecności urzędnika urzędu skarbowego przy czynności odczytania pamięci kasy fiskalnej. Wprowadzono natomiast nowe wzory pism stosowanych do kas fiskalnych:

  • wniosek o wyrejestrowanie kasy rejestrującej,
  • wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych,
  • dokument zawierający zasady rejestrowania sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego, łącznie z oświadczeniem składanym przez osoby prowadzące u podatnika ewidencję, potwierdzającym zapoznanie się z zasadami rejestrowania sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego oraz z konsekwencjami nieprzestrzegania tych zasad; oświadczenie podpisywać będą musiały osoby korzystające z kasy (np. pracownicy – sprzedawcy).

Paragon przed przyjęciem gotówki oraz inne zmiany w ewidencji na kasach fiskalnych

Największej modyfikacji ulegnie proces przekazywania paragonu klientowi. Dotyczyć on będzie zarówno podatników stosujących kasy online, jak i kasy dotychczas dostępne na rynku. Wymagane będzie, aby paragon trafił do klienta przed przyjęciem gotówki za dokonaną sprzedaż. Podatnik będzie obowiązany do wystawienia i wydania paragonu, bez żądania nabywcy, przed przyjęciem należności, bez względu na formę płatności. Oznacza to, że wydanie paragonu musi nastąpić przed zapłatą czy to w formie karty płatniczej lub w formie gotówkowej, czy w formie przelewu lub w innej formie bezgotówkowej. Z wymagań technicznych dla kas rejestrujących (zarówno offline jak i online) nie wynika, aby kasa mogła wystawić paragon wyłącznie po zakończeniu płatności, w tym także w przypadku płatności realizowanej kartą płatniczą. Mając to na uwadze wprowadzono ww. wymóg, aby klient miał pewność, że transakcja została zarejestrowana na kasie rejestrującej. Wprowadzona regulacja określa generalną zasadę obowiązku wystawienia paragonu zawsze przed przyjęciem należności w stosunku do ewidencjonowania dokonanej sprzedaży. Ta zasada nie dotyczy otrzymania należności przed dokonaniem sprzedaży (zaliczki), dla których stosuje się następujące metody ewidencji:

a) w przypadku zaliczki otrzymanej w gotówce (przez zapłatę w gotówce rozumie się również płatność kartą płatniczą w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych – Dz. U. z 2017 r. poz. 203, z późn. zm.) – podatnik ma obowiązek wystawić i wydać paragon z chwilą jej otrzymania;

b) w przypadku zaliczki otrzymanej za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, na rachunek podatnika – podatnik ma obowiązek wystawić i wydać paragon niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku, jednak nie później niż końcem miesiąca, w którym należność ta została uznana na jego rachunku, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania (§ 6 ust. 1 pkt 2 lit. b).

Dodatkowe obowiązki związane z kasą

Zwrócić należy również uwagę na następujące zmiany dotyczące ewidencjonowania na kasach online i kasach dotychczasowych:

  • wprowadza się obowiązek oznaczenia literowego od „A” do „G” do właściwych stawek podatku przypisanych, odpowiednio do nazw towarów i usług, nie tylko jak dotychczas wyłącznie do litery A,
  • dodano obowiązek udostępniania, podczas transakcji, kupującemu wyświetlacza kasy dla możliwości weryfikacji wprowadzanego do ewidencji na kasie kupowanego asortymentu i jego wartości,
  • eliminuje się obowiązek zgody serwisu głównego kas do zmiany serwisanta oraz rezygnuje się z obowiązku zawiadamiania przez podatników naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej zmianie,
  • w przypadku kradzieży lub innej sytuacji utraty kasy, ustalono, że zgłoszenia o tym fakcie dokonać należy w terminie 5 dni od dnia powzięcia informacji o utracie,
  • w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji sprzedaży przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub świadczenia usług wskazano, że podatnik może wystawić paragon nabywcy w sposób umożliwiający nabywcy zapoznanie się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów lub świadczenia usług.

Zmiany mają wejść w życie od 1 stycznia 2019 r. Wyjątkowo podatnicy będą mogli korzystać z możliwości zmiany podmiotu prowadzącego serwis kas na nowych zasadach od 1 kwietnia 2019 r.

Kasy fiskalneKontrolaHOT