Urzędnicy skarbowi mogą robić kontrolowane zakupy

Urzędnicy skarbowi mogą kupować towary lub usługi incognito, aby zweryfikować, czy sprzedawcy prawidłowo ewidencjonują sprzedaż w kasie rejestrującej i wydają paragony. Działania te są prowadzone cały rok, ale wakacje to czas ich intensyfikacji na bazarach i targowiskach, w punktach gastronomicznych, w wypożyczalniach sprzętu sportowego itp. Sprzedawcy, u których zostaną ujawnione nieprawidłowości, muszą liczyć się z grzywną.

Cel działania

Uprawnionymi do dokonania nabycia sprawdzającego są pracownicy urzędów skarbowych oraz pracownicy i funkcjonariusze urzędów celno-skarbowych (dalej: urzędnicy). Takie działania mogą prowadzić na całym terytorium Polski.

Nabycie sprawdzające polega na nabyciu przez urzędnika - bez ujawnienia tożsamości - towaru lub usługi w celu sprawdzenia wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego w zakresie ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz wydawania kupującym paragonów fiskalnych. Stanowi tak art. 94k ustawy o KAS. Nabycia sprawdzające przeprowadzane są bez wszczynania kontroli podatkowej lub celno-skarbowej. Nie stosuje się do nich przepisów regulujących ograniczenia kontroli działalności gospodarczej, np. co do czasu trwania, wynikających z Rozdziału 5 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.).

Sprawdzanym może być podatnik dokonujący sprzedaży towarów lub usług albo osoba sprzedająca towar lub usługę w imieniu i na rzecz podatnika. Urzędnik dokonuje nabycia sprawdzającego na podstawie legitymacji służbowej oraz stałego upoważnienia udzielonego przez naczelnika urzędu skarbowego albo naczelnika urzędu celno-skarbowego. Wydatki na dokonywanie zakupów w ramach nabycia sprawdzającego są pokrywane z funduszu nabycia sprawdzającego. Sprawdzający dysponuje przyznanymi mu środkami przy pomocy służbowej karty płatniczej - płacąc kartą lub pobraną z niej gotówką. Jego bezpośredni przełożony określa limit środków funduszu do wykorzystania w zlecanym nabyciu sprawdzającym. Jednorazowy wydatek nie może przekroczyć 2.000 zł. Reguluje to § 9 zarządzenia Ministra Finansów w sprawie funduszu nabycia sprawdzającego (Dz. Urz. MF z 2021 r. poz. 17 ze zm.).

Przebieg nabycia

Nabycie sprawdzające odbywa się w miejscu sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Niezwłocznie po dokonaniu zakupu urzędnik okazuje sprawdzanemu legitymację służbową, informuje go o nabyciu sprawdzającym oraz poucza o jego prawach i obowiązkach. Na żądanie sprawdzanego musi również okazać stałe upoważnienie do dokonywania nabycia sprawdzającego.

Towar kupiony w toku nabycia sprawdzającego jest niezwłocznie zwracany sprzedającemu wraz z paragonem fiskalnym (o ile został on wydany). Sprzedający ma obowiązek przyjąć towar i paragon fiskalny, a także oddać uiszczoną przez urzędnika cenę. Od zasady zwrotu zakupionego towaru przewidziano wyjątki. Towar nie podlega zwrotowi, jeżeli z uwagi na jego rodzaj lub szczególne właściwości nie jest możliwa jego ponowna sprzedaż. W takim przypadku towar może być pozostawiony za zgodą sprawdzanego w miejscu jego nabycia. Rozwiązanie to pozwala na dokonywanie nabycia sprawdzającego m.in. w branży gastronomicznej. Sprzedający nie musi w takim przypadku oddać kwoty otrzymanej za sprzedany towar. Ponadto urzędnicy obligatoryjnie odstępują od zwrotu towaru stanowiącego dowód popełnienia przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia lub wykroczenia skarbowego, podlegającego zatrzymaniu lub dokonaniu zajęcia albo zabezpieczenia na podstawie odrębnych przepisów. Sprawdzany ma obowiązek zwrotu zapłaty otrzymanej za towar zatrzymany przez urzędników. Obliguje go do tego art. 94q pkt 3 lit. b) ustawy o KAS.

W przypadku gdy nabycie sprawdzające dotyczy usługi, np. fryzjerskiej, wykonana usługa nie podlega zwrotowi. W razie niewykonania opłaconej przez urzędnika usługi sprawdzany ma obowiązek zwrócić otrzymaną zapłatę. Jeżeli w toku nabycia sprawdzającego został wydany paragon fiskalny, a nie dojdzie do realizacji usługi, sprawdzany jest zobligowany do przyjęcia tego paragonu (chyba że odmawia zwrotu otrzymanej zapłaty).

Nabycie sprawdzające kończy się - w zależności od jego efektów - notatką służbową albo protokołem. Odpowiedni dokument sporządzany jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Sprawdzany otrzymuje jeden z nich. Notatka służbowa powstaje w razie nieujawnienia uchybień w zakresie ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej lub wydawania paragonów fiskalnych. Zawiera: datę i miejsce (adres) dokonania nabycia sprawdzającego, wskazanie sprawdzanego i sprawdzającego, numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, wartość sprzedaży brutto, w tym kwotę należnego podatku VAT. Protokół natomiast musi być sporządzony w przypadkach wskazanych w art. 94t ust. 1 ustawy o KAS. Spisuje się go wtedy, gdy: stwierdzono nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej lub wydawania paragonów fiskalnych; zakupiony towar nie podlega zwrotowi, ponieważ z uwagi na jego rodzaj lub szczególne właściwości nie jest możliwa jego ponowna sprzedaż; nabycie sprawdzające dotyczyło usługi; sprawdzany odmówił przyjęcia zwracanego towaru, zwrotu zapłaty otrzymanej za towar, przyjęcia paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż towaru, a także gdy odstąpiono od zwrotu towaru (w przypadkach wskazanych w art. 94p ust. 3 ustawy o KAS). Elementy, jakie powinny znaleźć się protokole, zamieszczono w ramce - Elementy protokołu (...). Urzędnicy mogą dla potrzeb dokumentowania czynności nabycia sprawdzającego sporządzać szkice, kopiować, filmować, fotografować oraz dokonywać nagrań dźwiękowych.

Ryzyko grzywny

Sprzedający, który zostanie przyłapany na sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej lub na niewydaniu paragonu fiskalnego, musi liczyć się z grzywną na podstawie art. 62 § 4 lub § 5 Kodeksu karnego skarbowego.

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Stawki grzywien w sprawach karnych skarbowych dostępne w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Uchybienia te mogą stanowić przestępstwo skarbowe albo - w wypadku mniejszej wagi - wykroczenie skarbowe. Wypadkiem mniejszej wagi jest taki czyn zabroniony, który charakteryzuje się niskim stopniem szkodliwości społecznej, a sposób i okoliczności jego popełnienia nie wskazują na rażące lekceważenie przez sprawcę porządku finansowoprawnego lub reguł ostrożności wymaganych w danych okolicznościach. Urzędnik dokonujący nabycia sprawdzającego może na miejscu wystawić mandat karny za czyn zakwalifikowany jako wykroczenie skarbowe. Zastosowanie trybu mandatowego uzależnione jest od spełnienia kilku warunków. Osoba sprawcy i okoliczności popełnienia wykroczenia skarbowego nie mogą budzić wątpliwości. Ponadto nie zachodzi potrzeba nałożenia surowszej kary niż grzywna w wymiarze do 5-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Grzywna nałożona mandatem karnym za wykroczenie skarbowe popełnione w 2025 r. może wynieść do 23.330 zł.

Warunkiem ukarania w trybie mandatowym jest zgoda sprawcy na przyjęcie mandatu karnego (co poświadcza on poprzez złożenie podpisu na blankiecie). Jeżeli sprawca odmówi przyjęcia mandatu karnego, sprawa podlega rozpoznaniu na zasadach ogólnych, co w praktyce oznacza najczęściej skierowanie jej do sądu. Przyjęcie mandatu karnego, zwłaszcza jeżeli sprawca ma zastrzeżenia co do zasadności ukarania, należy przemyśleć. Uchylenie prawomocnego mandatu karnego - a wystawiany w większości przypadków mandat kredytowany staje się prawomocny z chwilą pokwitowania jego odbioru - jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach. Przypadki te zostały wskazane w art. 140 K.k.s. (patrz ramka - Przesłanki uchylenia...). Uprawnionym do uchylenia prawomocnego mandatu karnego jest sąd, na którego obszarze działania została w trybie mandatowym nałożona kara grzywny. Uchylenie następuje z urzędu albo na wniosek ukaranego, jego przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego. Wniosek musi być złożony nie później niż w terminie 7 dni od daty przyjęcia mandatu. W razie uchylenia mandatu karnego sprawa podlega rozpoznaniu na zasadach ogólnych.

Sprawy o wykroczenia skarbowe niepodlegające rozpatrzeniu w trybie mandatowym (także gdy sprawca odmówił przyjęcia mandatu karnego) oraz o przestępstwa skarbowe kierowane są do sądu. Sąd może za wykroczenie skarbowe wymierzyć wyższą grzywnę niż urzędnicy, bo w granicach od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Za wykroczenie skarbowe popełnione w 2025 r. może ona wynieść od 466,60 zł do 93.320 zł. Dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej lub niewydanie paragonu fiskalnego zakwalifikowane jako przestępstwo skarbowe karane jest grzywną od 10 do 180 stawek dziennych, przy czym stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części minimalnego wynagrodzenia za pracę ani przekraczać jej 400-krotności. Za takie przestępstwo skarbowe popełnione w 2025 r. grozi grzywna od 1.555,30 zł do 11.198.160 zł (stawka dzienna może wynieść od 155,53 zł do 62.212 zł).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 16.11.2016 r. o KAS (Dz. U. z 2023 r. poz. 615 ze zm.)

Ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2025 r. poz. 633)

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 57 (2245) z dnia 2025-07-17

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i polityka szkoleniowa firmy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

PrzedsiębiorcaKsięgowośćKasy fiskalne