Ewidencja kosztów szczepień przeciw grypie

Gazeta Podatkowa

Część pracodawców w celu zminimalizowania ryzyka nieobecności pracowników spowodowanych zachorowaniem na grypę zapewnia im szczepienia profilaktyczne. W księgach rachunkowych wydatki na takie świadczenie ujmuje się na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie. Wartość szczepień jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy, który zasadniczo podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Ujęcie kosztów szczepień

W księgach rachunkowych wydatki na szczepienia profilaktyczne pracowników zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej. Zasadniczo jako wydatki związane z zatrudnieniem pracowników są one ujmowane na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub na odpowiednim koncie w zespole 5. Ewidencja faktury dokumentującej wykonanie usługi szczepienia może przebiegać zapisami:

a) wartość wykonanej usługi

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) zarachowanie wartości wykonanej usługi do kosztów działalności operacyjnej

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Uregulowanie zobowiązania z tytułu wykonania usługi szczepienia można ująć następująco:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Przychód ze stosunku pracy

Zasadniczo z ogólnych przepisów prawa pracy nie wynika obowiązek finansowania przez pracodawcę szczepień przeciw grypie. W przypadku gdy pracodawca nie jest zobowiązany do ponoszenia kosztów szczepień, ale dokona tego w celu ograniczenia nieobecności z powodu potencjalnego zachorowania na grypę, to u pracownika z tego tytułu powstaje nieodpłatne świadczenie. Stanowi ono przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Do przychodów tych należą m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof - Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.). Jednak nie jest przychodem ze stosunku pracy wartość szczepienia przeciwko grypie, do przeprowadzenia którego pracodawca zobowiązany jest na podstawie przepisów prawnych (patrz ramka). Takie stanowisko potwierdzają także organy podatkowe, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB2.4511.768.2016.1.MG.

Szczepienia ochronne a PIT i VAT

Wartość przychodu ze stosunku pracy z tytułu szczepień przeciwko grypie sfinansowanych przez pracodawcę ustala się w oparciu o art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń, gdy ich przedmiotem są usługi zakupione, stanowi cena ich zakupu. W sytuacji gdy pracownik częściowo sfinansował szczepienie, to przychodem ze stosunku pracy jest dla niego różnica pomiędzy ceną zakupu a odpłatnością jaką poniósł (art. 11 ust. 2b ustawy o pdof).

Przychód z tytułu sfinansowania pracownikowi szczepienia przeciwko grypie, jeżeli finansowanie to jest świadczeniem dobrowolnym, podlega opodatkowaniu. Wartość tego świadczenia należy doliczyć do pozostałych przychodów pracownika, które osiągnął w danym miesiącu i od ich sumy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych według zasad określonych w art. 32 ustawy o pdof. W księgach wartość tego podatku na podstawie listy płac ujmuje się zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof).

Oskładkowanie szczepień

Wartość sfinansowanych pracownikom szczepień przeciw grypie, która stanowi przychód ze stosunku pracy, podlega także uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS. Wówczas wartość pieniężną szczepień przeciwko grypie ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione przez pracodawcę - według cen ich zakupu. Stanowi o tym § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).

Przy czym wyłączeniu z oskładkowania podlega wartość szczepienia przeciwko grypie, gdy uprawnienie do otrzymania tego świadczenia będzie wynikało z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a pracownik będzie ponosił za nie odpłatność w cenach niższych niż detaliczne (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia).

W księgach rachunkowych potrącenie składek ZUS przez pracodawcę, na podstawie listy płac, można ująć następująco:

a) składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracownika oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS),

b) składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Warto pamiętać!

Grupy zawodowe, w stosunku do których pracodawca jest zobowiązany do ponoszenia kosztów szczepień przeciwko grypie, zostały wskazane w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykazu rodzajów czynności zawodowych oraz zalecanych szczepień ochronnych wymaganych u pracowników, funkcjonariuszy, żołnierzy lub podwładnych podejmujących pracę, zatrudnionych lub wyznaczonych do wykonywania tych czynności (Dz. U. z 2012 r. poz. 40). Szczepienia przeciwko grypie zalecane są m.in. w przypadku czynności podejmowanych w trakcie pełnienia służby lub wykonywania pracy w urzędach, jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych czy ministra właściwego do spraw zagranicznych, jeżeli osoby je wykonujące są narażone na działanie biologicznego czynnika chorobotwórczego mogącego wywołać grypę.

 

Przykład

  1. We wrześniu 2018 r. jednostka sfinansowała swoim pracownikom szczepienia przeciw grypie. Z otrzymanej faktury wynikało, że łączna wartość szczepień to kwota 1.400 zł, a cena jednego szczepienia wyniosła 40 zł.
     
  2. Jednostka nie ma obowiązku zapewnienia szczepień swoim pracownikom. W związku z tym wartość szczepienia została doliczona pracownikom do wynagrodzenia za wrzesień 2018 r. i od łącznej kwoty przychodu naliczono składki ZUS oraz podatek dochodowy.
     
  3. Koszty w jednostce ujmowane są tylko w układzie rodzajowym.
     
  4. Z rozliczenia składkowo-podatkowego za wrzesień 2018 r. jednego z pracowników (złożył PIT-2 i przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów), którego wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4.800 zł i dla którego była to pierwsza wypłata w tym miesiącu, wynikały następujące dane:
Lp.WyszczególnienieKwota (w zł)
1.Wynagrodzenie zasadnicze za wrzesień 2018 r.:4.800,00
2.Wartość nieodpłatnego świadczenia - szczepienie przeciw grypie:40,00
3.Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne:4.840,00
4.Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika: (4.840 zł × 13,71%)663,56
5.Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: (4.840 zł - 663,56 zł)4.176,44
6.Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (4.176,44 zł × 9%)375,88
7.Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku dochodowego: (4.176,44 zł × 7,75%)323,67
8.Koszty uzyskania przychodów111,25
9.Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu do pełnych złotych: (4.800 zł + 40 zł - 663,56 zł - 111,25 zł)4.065,00
10.Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne: (4.065 zł × 18%) - 46,33 zł685,37
11.Zaliczka na podatek dochodowy po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne (po zaokrągleniu do pełnych złotych): (685,37 zł - 323,67 zł)362,00
12.Kwota netto do wypłaty: (4.800 zł - 663,56 zł - 375,88 zł - 362 zł)3.398,56
13.Składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracodawcę: 4.840 zł × (9,76% + 6,5% + 1,67%*)867,81
14.Składka na FP: (4.840 zł × 2,45%)118,58
15.Składka na FGŚP: (4.840 zł × 0,10%)4,84
16.Łącznie składki obciążające pracodawcę: (867,81 zł + 118,58 zł +4,84 zł)991,23
*W przykładzie przyjęto, że właściwa dla pracodawcy stopa procentowa składki wypadkowej wynosi 1,67%.

Dekretacja

Opis operacjiKwotaKonto
WnMa
1. Faktura za usługę szczepienia:   
   a) wartość usługi1.400,00 zł3021
   b) zarachowanie usługi w koszty działalności operacyjnej1.400,00 zł4030
2. WB - zapłata zobowiązania:1.400,00 zł2113-0
3. Lista płac - wynagrodzenie pracownika za wrzesień 2018 r. (z uwzględnieniem wartości szczepienia):       
   a) wynagrodzenie zasadnicze4.800,00 zł4023-0
   b) składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika663,56 zł23-022
   c) składka na ubezpieczenie zdrowotne375,88 zł23-022
   d) zaliczka na podatek dochodowy362,00 zł23-022
4. PK - składki ZUS w części obciążającej pracodawcę:991,23 zł4022
5. WB - przelew wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika:3.398,56 zł23-013-0

Księgowania

Ewidencja kosztów szczepień przeciw grypie

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)


autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 82 (1539) z dnia 2018-10-11

Koszty bilansowe rozliczane w czasie. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl